O możliwościach zdalnych audytów mówi się od wielu lat. Jednak do tej pory nie były one powszechnie akceptowane. Szczególnie w dziedzinie audytów certyfikacyjnych audyty zdalne przez długi czas nie miały większego znaczenia, ponieważ nie były zgodne z zasadami i specyfikacjami akredytacji. W przypadku COVID-19 prawdopodobnie to się zmieniło: z dnia na dzień uchwalono zwolnienia, a niemożliwe stało się nagle jedynym możliwym. Mimo że w wielu krajach pandemia jest już opanowana, zdalne audyty pozostaną na zawsze.

Czy audyt zdalny to to samo, co zwykły audyt za pośrednictwem kamery internetowej? Zdecydowanie nie! Audyt zdalny jest zasadniczo inny - inne wymagania, inne metody audytu, inne wyzwania, inne ryzyko i inne możliwości. W tej serii artykułów chcielibyśmy przedstawić kilka wskazówek, jak przeprowadzać audyty zdalne.

Prawidłowo przeprowadzony audyt zdalny może być cennym uzupełnieniem audytów na miejscu. Audyty wewnętrzne, audyty dostawców i audyty certyfikacyjne mogą być przeprowadzane zdalnie - częściowo lub całkowicie. Jeśli jednak audyt zdalny nie zostanie przeprowadzony w sposób kompetentny, może przynieść więcej szkody niż pożytku, dając fałszywe poczucie bezpieczeństwa.

W siedmiu częściach tej serii omówimy wszystkie etapy, od przygotowania po działania następcze. Koncentrujemy się przede wszystkim na audytach systemów zarządzania (np. ISO 9001 dla systemów zarządzania jakością, ISO 14001 dla systemów zarządzania środowiskowego, ISO 45001 dla systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy itp.) Wiele z tych punktów można jednak zastosować również do innych rodzajów audytów, takich jak audyty procesów, audyty bezpieczeństwa produktów oraz audyty społeczne.

Krok 1: Należy znać cel auditu.

Różne rodzaje audytów wymagają różnych podejść do potencjalnie zdalnego audytu. Zazwyczaj wyróżniamy trzy rodzaje audytów, z których każdy ma swój własny cel:

  • Audyty wewnętrzne: Jest to audyt w obrębie własnej organizacji. Zwykle przeprowadza go ktoś z samej organizacji.
  • Audyty dostawców: Audyty przeprowadzane przez klienta, partnera biznesowego lub wykonawcę w celu sprawdzenia zgodności z określonymi specyfikacjami. Czasami audyty u dostawców są zlecane jednostkom audytowym i certyfikującym.
  • Audyty certyfikacyjne: Audyty prowadzone przez niezależną jednostkę w celu poświadczenia zgodności z normą.

To, czy audyt zdalny jest w ogóle możliwy, zależy od rodzaju audytu.

Audyty wewnętrzne: Ponieważ audyty wewnętrzne są przeznaczone do użytku wewnętrznego, można swobodnie decydować, czy audyt zdalny pomoże w osiągnięciu celów audytu. Zaleca się jednak, aby audyty wewnętrzne były prowadzone zgodnie z wytycznymi ISO 19011. Oznacza to, że audyty zdalne są możliwe, ale jak wyjaśniono w drugim artykule z tej serii, należy wziąć pod uwagę wszelkie ryzyko.

Audyty dostawców: To, czy możliwe jest przeprowadzenie audytu zdalnego, zależy od instrukcji klienta. DQS ma kilka rozwiązań umożliwiających zdalne audyty dostawców.

Audyty certyfikacyjne: W certyfikacji systemów zarządzania stosowanie zdalnych audytów było ograniczone do przeglądów dokumentów. Jednak podczas pandemii COVID 19 jednostki akredytujące i certyfikujące podjęły współpracę w celu umożliwienia przeprowadzania zdalnych audytów po pozytywnej ocenie ryzyka (zob. krok 2). Wszystkie jednostki certyfikujące muszą uwzględniać wytyczne Międzynarodowego Forum Akredytacyjnego (IAF) MD 4:2018.

Ogólnie rzecz biorąc, spodziewamy się, że wiele zwolnień z COVID-19 będzie kontynuowanych po kryzysie. W obszarze bezpieczeństwa żywności tendencja ta jest już widoczna: W specyfikacjach GFSI, które stanowią ramy dla standardów certyfikacji, takich jak IFS, BRCGS i FSSC 22000, przyjęto już, że audyty certyfikacyjne mogą być częściowo przeprowadzane zdalnie.

...Ale czy zdalny audyt
jest również pożądany?

W niektórych przypadkach audyty zdalne są możliwe, ale mogą nie być najbardziej efektywnym sposobem. Wiąże się to z poważnym ryzykiem. Wczęści drugiej tej serii przyjrzymy się poprzedzającej ją ocenie ryzyka.

Autor
Dr Thijs Willaert

Dr Thijs Willaert jest globalnym dyrektorem ds. usług zrównoważonego rozwoju. W tej roli jest odpowiedzialny za całe portfolio usług ESG firmy DQS. Jego obszary zainteresowań obejmują zrównoważone zamówienia, należytą staranność w zakresie praw człowieka i audyty ESG.

Loading...