De technologie voor audits op afstand ontwikkelt zich snel. Van eenvoudige webcams tot wearable devices als Google Glass, drones en zelfs kunstmatige intelligentie - alles is denkbaar. Maar pas op: in de praktijk bereiken zelfs de nieuwste technologieën al snel hun grenzen.

Dit is deel vier van een zevendelige serie artikelen over audits op afstand:

Zoals besproken in eerdere berichten, zijn er weinig internationaal erkende documenten die het gebruik van ICT voor audits standaardiseren. De uitzondering hierop is MD 4:2018 van het International Accreditation Forum. In het document worden verschillende hulpmiddelen genoemd, zoals webcams, smartphones, wearables, drones en laptops. Deze kunnen worden gebruikt om,

  • Teleconferenties en videoconferenties te houden, eventueel met het delen van gegevens
  • documenten en dossiers te beoordelen, hetzij in real time, hetzij met enige vertraging (wanneer documenten worden gedeeld en vervolgens beoordeeld)
  • informatie vast te leggen door te filmen, fotograferen of geluid op te nemen
  • visuele toegang krijgen tot specifieke locaties (bv. met drones of draagbare camera's).

Elk van deze technologieën heeft zijn eigen voordelen, beperkingen en risico's. Een gedetailleerde bespreking van elk van hen valt buiten het bestek van dit artikel. Factoren die altijd een rol spelen zijn gegevensbescherming en privacy. We sommen de belangrijkste principes hieronder op:

  • De cliënt en auditor definiëren de beveiligingseisen en zorgen voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van de verzonden informatie.
  • ICT mag alleen worden gebruikt als de gecontroleerde en de auditor het daarover eens zijn. Dit vereist een hechte relatie en protocollen voor toegang op afstand.
  • Zowel de cliënt als de auditor moeten ervoor zorgen dat zij over de nodige digitale infrastructuur beschikken: "Verzekeren" betekent uitproberen van de infrastructuur en zo nodig zoeken naar alternatieven!
  • Wat hosting betreft, is het niet de auditor maar de cliënt die beslist tussen een externe leverancier of een eigen server. Auditors moeten zich vertrouwd maken met de hardware en software van de klant.

Hoewel het technologische potentieel onbetwistbaar is, raden wij aan realistisch te blijven. Site surveys, bijvoorbeeld, blijven een uitdaging. Google Glass en andere wearable devices kunnen alleen goed functioneren op geoptimaliseerde netwerken met stabiele en snelle verbindingen - zowel aan de verzendende als aan de ontvangende kant. Onze real-world tests hebben aangetoond dat dit zelfs in stedelijke omgevingen een frustrerende ervaring kan zijn. In afgelegen gebieden zal het probleem nog nijpender zijn.

Een laatste aspect is dat de technologie nooit competenter kan zijn dan haar gebruikers. Dit betekent niet alleen dat de controleurs de bekwaamheid moeten hebben om met de technologie om te gaan, maar ook dat zij de bekwaamheid moeten hebben om de gegevens te interpreteren. Het is belangrijk te benadrukken dat dit aspect geen deel heeft uitgemaakt van de meeste opleidingsprogramma's voor auditors. Daarom is enige vorm van opleiding en/of instructie van essentieel belang.

Dit brengt ons bij het volgende artikel in deze serie: Om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden zich op hun gemak voelen met de technologie, is een goede auditvoorbereiding essentieel.

Auteur
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert is hoofd Marketing & Communicatie voor de segmenten Duurzaamheid en Voedselveiligheid. Hij is ook auditor voor de externe audit van duurzaamheidsrapporten. Zijn interessegebieden zijn duurzaamheidsmanagement, duurzaam inkopen en de digitalisering van het auditlandschap.

Loading...