La technologie des audits à distance évolue rapidement. Des simples webcams aux dispositifs portables comme les Google Glass, en passant par les drones et même l'intelligence artificielle, tout est concevable. Mais attention : dans la pratique, même les technologies les plus récentes atteignent rapidement leurs limites.
Cet article est la quatrième partie d'une série de sept articles sur les audits à distance :
- Partie 1 - Comment réaliser des audits à distance
- Partie 2 - Évaluation des risques
- Partie 3 - Méthode d'audit
- Partie 4 - Technologie
- Partie 5 - Préparation
- Partie 6 - Conseils pour réaliser des audits à distance
- Partie 7 - Suivi
Comme nous l'avons vu dans les posts précédents, il existe peu de documents reconnus au niveau international qui normalisent l'utilisation des TIC pour les audits. L'exception est le document MD 4:2018 du Forum international de l'accréditation. Ce document mentionne divers outils, tels que les webcams, les smartphones, les wearables, les drones et les ordinateurs portables. Ceux-ci peuvent être utilisés pour ,
- Organiser des téléconférences et des vidéoconférences, éventuellement avec partage de données.
- examiner des documents et des dossiers, soit en temps réel, soit avec un certain retard (lorsque les documents sont partagés puis examinés)
- enregistrer des informations en filmant, en photographiant ou en enregistrant des sons
- obtenir un accès visuel à des lieux spécifiques (par exemple, à l'aide de drones ou de caméras portables).
Chacune de ces technologies présente des avantages, des limites et des risques qui lui sont propres. Une discussion détaillée de chacune d'entre elles dépasse le cadre de cet article. Les facteurs qui jouent toujours un rôle sont la protection des données et la vie privée. Nous énumérons ci-dessous les principes les plus importants :
- Le client et l'auditeur définissent les exigences de sécurité et assurent la sécurité et la confidentialité des informations transmises.
- Les TIC ne peuvent être utilisées que si l'audité et l'auditeur sont d'accord. Cela nécessite une relation solide et des protocoles pour l'accès à distance.
- Le client et l'auditeur doivent tous deux s'assurer qu'ils disposent de l'infrastructure numérique nécessaire : "S'assurer" signifie essayer l'infrastructure et chercher des alternatives si nécessaire !
- Pour l'hébergement, ce n'est pas l'auditeur mais le client qui décide entre un fournisseur externe ou son propre serveur. Les auditeurs doivent se familiariser avec le matériel et les logiciels du client.
Bien que le potentiel technologique soit incontestable, nous conseillons de rester réaliste. Les enquêtes sur site, par exemple, restent un défi. Les Google Glass et autres dispositifs portables ne peuvent fonctionner correctement que sur des réseaux optimisés, avec des connexions stables et rapides - tant à l'émission qu'à la réception. Nos tests en conditions réelles ont montré que cela peut être une expérience frustrante, même dans les environnements urbains. Dans les régions reculées, le problème sera encore plus aigu.
Un dernier aspect est que la technologie ne pourra jamais être plus compétente que ses utilisateurs. Cela signifie que les auditeurs doivent non seulement avoir les compétences nécessaires pour manipuler la technologie, mais aussi pour interpréter les données. Il est important de souligner que cet aspect ne fait pas partie de la plupart des programmes de formation des auditeurs. Par conséquent, une certaine forme de formation et/ou d'instruction est essentielle.
Ceci nous amène au prochain article de cette série : Pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont à l'aise avec la technologie, une bonne préparation de l'audit est essentielle.
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Auteur
Dr. Thijs Willaert
Le Dr. Thijs Willaert est responsable du marketing et de la communication pour les secteurs du développement durable et de la sécurité alimentaire. Il est également auditeur pour l'audit externe des rapports de durabilité. Ses domaines d'intérêt comprennent le management de la durabilité, l'approvisionnement durable et la numérisation du paysage de l'audit.
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