Tehnologija remote audita brzo se razvija i još brže menja. Od jednostavnih web kamera do prenosivih uređaja kao što su Google Glass, dronovi, pa čak i veštačka inteligencija (AI) - sve je primenjivo. Ali vodite računa: u praksi čak i najnovije tehnologije brzo dostižu svoje granice.
Ovo je četvrti deo serije članaka od sedam delova:
- Deo 1 - Kako sprovoditi remote audite
- Deo 2 - Analiza rizika
- Deo 3 - Metode audita
- Deo 4 - Tehnologija
- Deo 5 - Priprema
- Deo 6 - Saveti za sprovođenje audita na daljinu
- Deo 7 - Praćenje
Kao što je objašnjeno u prethodnim postovima, postoji nekoliko međunarodno priznatih dokumenata koji standardizuju upotrebu ICT-a za audite. Izuzetak je MD 4:2018 Internacionalnog akreditacionog foruma. U dokumentu se pominju različiti alati, kao što su web kamere, pametni telefoni, prenosivi uređaji, dronovi i laptopovi. Ovo se može koristiti za:
- Održavanje telekonferencije i video konferencije, po mogućnosti sa razmenom podataka
- Pregled dokumenata i zapisa, bilo u realnom vremenu ili sa određenim zakašnjenjem (kada se dokumenti dele, a zatim pregledaju)
- Beleženje informacije snimanjem, fotografisanjem ili snimanjem zvuka
- Obezbeđenje vizuelnog pristupa određenim lokacijama (npr. pomoću dronova ili prenosivih kamera).
Svaka od ovih tehnologija ima svoje prednosti, ograničenja i rizike. Detaljna rasprava o svakom od njih je izvan okvira ovog članka. Faktori koji uvijek igraju ulogu su zaštita podataka i privatnost. U nastavku navodimo najvažnije principe:
- Klijent i auditor definišu sigurnosne zahteve i osiguravaju sigurnost i poverljivost informacija koje se razmenjuju.
- ICT se može koristiti samo ako se subjekat audita i auditor slažu. Ovo zahteva čvrst odnos i protokole za pristup na daljinu.
- I klijent i auditor moraju osigurati da imaju potrebnu digitalnu infrastrukturu: "Osigurati" znači isprobati infrastrukturu i tražiti alternative ako je potrebno!
- Što se tiče hostinga, nije auditor već klijent taj koji bira između eksternog provajdera ili vlastitog servera. Auditori se moraju upoznati sa hardverom i softverom klijenta.
Iako je tehnološki potencijal neosporno (skoro) bezgraničan, savetujemo da ostanemo realni. Intervju sa zaposlenima na lokacijama, na primer, ostaje izazov. Google Glass i drugi prenosivi uređaji mogu ispravno funkcionisati samo na optimizovanim mrežama sa stabilnim i brzim vezama - i na strani koja šalje i prima. Naši testovi u stvarnom svetu pokazali su da ovo može biti frustrirajuće iskustvo čak i u urbanim sredinama. U udaljenim regijama problem će biti još akutniji.
Posljednji aspekt je da tehnologija nikada ne može i ne sme biti kompetentnija od svojih korisnika. To znači ne samo da auditori moraju imati kompetenciju za rukovanje tehnologijom, već i da moraju imati kompetenciju za tumačenje prikupljenih podataka. Važno je naglasiti da ovaj aspekt nije bio deo većine programa obuke auditora. Stoga je neophodan neki oblik obuke i/ili instrukcija.
To nas dovodi do sledećeg članka u ovoj seriji: Kako bi se osiguralo da su svi učesnici zadovoljni tehnologijom, neophodna je dobra priprema audita.
DQS Bilten
Budite informisani i prijavite se na naš bilten!
Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Head of Marketing & Communications for the Sustainability and Food Safety segments. He is also an auditor for the external audit of sustainability reports. His areas of interest include sustainability management, sustainable procurement, and the digitalization of the audit landscape.
Loading...