Bez obzira koliko audita ste do sada obavili, sprovođenje prvog audita na daljinu sigurno će biti izazov. Dobra priprema je ključ uspeha. U ovom članku ćemo vam dati nekoliko vrednih saveta na tu temu.

Ovo je peti deo serije članaka od sedam delova:

Sprovođenje remote audita zahteva temeljnu pripremu - čak temeljniju nego u slučaju audita na licu mesta. Auditor će Planom provere odrediti ko treba da učestvuje, kada i putem kojih kanala. U početku, ovo zvuči slično tradicionalnom planu i programu audita; međutim, postaje gotovo nemoguće napraviti bilo kakve promene tokom audita na daljinu: ponovno zakazivanje sastanka sa učesnicima na različitim lokacijama može brzo dovesti do haosa.

Još jedna moguća greška na koju treba obratiti pažnju jeste zabuna oko vremenskih zona. Kod audita na licu mesta, nije bilo razloga da se navede vremenska zona u planu audita – to je uvek bila vremenska zona lokacije. Međutim, kada su učesnici web konferencije na različitim kontinentima, mala greška može imati velike posledice.

Što se tiče trajanja remote audita, iz iskustva možemo reći da audit na daljinu ne sme biti kraći od audita na licu mesta. Naprotiv, postoje dobri razlozi za planiranje dužeg trajanja audita, posebno ako je ovo vaš prvi remote audit.

  • Tehnički problemi (npr. problemi s povezivanjem) mogu uzrokovati kašnjenje. Preporučljivo je predvideti i planirati dodatno vreme za kompenzaciju zastoja u razmeni podataka
  • Auditoru je potrebno više vremena za obradu informacija putem ekrana nego da je na licu mesta
  • Učesnicima će biti potrebne česte pauze jer su web konferencije stresnije od sastanaka licem u lice

Upravo zato što web konferencije mogu biti iscrpljujuće, preporučljivo je organizovati nekoliko kraćih sesija i rasporediti ih na nekoliko dana, umesto da zakažete jedan vrlo intenzivan dan.

Problemi s povezivanjem i kvalitetom zvuka uobičajeni su kod web konferencija. Oni se nikada ne mogu potpuno eliminisati – ali od velike pomoći je da se prethodno testira veza i da se osigura da su svi učesnici audita upoznati sa potrebnim hardverom i softverom. Subjekt koji se auditira takođe mora osigurati da je mirno okruženje dostupno svim učesnicima kako bi se izbegle smetnje i pozadinska buka.

Pre obavljanja audita, takođe morate odrediti da li je potrebno da se sesije snimaju. Iako sesije snimanja mogu biti korisne za dokumentovanje audita, postoje pitanja bezbednosti podataka i privatnosti koja treba razmotriti. Ne samo da vam je potreban pristanak svih učesnika, već morate da razgovarate o sigurnosnom aspektu i da odredite uslove čuvanja i brisanja (pogledajte deo 4 i deo 7). Kada tražite pristanak, ne zaboravite navesti hoćete li snimati audio, video ili oboje. Ako se oslanjate na snimke za dokumentovanje rezultata, obavezno obezbedite način da se utvrdi ko je šta rekao.

Zapamtite, međutim, da ako vi i subjekt audita odlučite da se sesije možda neće snimati, još uvek je tehnički moguće (ali nije dozvoljeno!) napraviti snimke ekrana ili snimiti sesiju na neki drugi način. Podrazumijeva se da bi to bila ozbiljna povreda poverljivosti i profesionalnog integriteta. Dakle, audit na daljinu zahteva određeni nivo poverenja između auditora i subjekta audita.

Nakon pripreme dolazi stvarni audit. Više o ovome možete pročitati u delu šest - saveti za sprovođenje remote audita.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert je globalni direktor službi za održivost. U ovoj ulozi, on je odgovoran za ceo portfolio ESG usluga DQS-a.

Oblasti njegovog interesovanja uključuju održivost procesa nabavke, proveru ljudskih prava i ESG audite.

Loading...