DQS - 4. rész: Távoli auditok - A technológia meghatározása

A távoli ellenőrzési technológia gyorsan fejlődik. Az egyszerű webkameráktól kezdve az olyan viselhető eszközökön át, mint a Google Glass, a drónokig, sőt a mesterséges intelligenciáig minden elképzelhető. De vigyázat: a gyakorlatban még a legújabb technológiák is gyorsan elérik határaikat.

Ez a negyedik része egy hétrészes cikksorozatnak, amely a távoli ellenőrzésekről szól:

Amint azt a korábbi bejegyzésekben tárgyaltuk, kevés nemzetközileg elismert dokumentum létezik, amely szabványosítja az IKT használatát az auditok során. Kivételt képez az MD 4:2018 a Nemzetközi Akkreditációs Fórumtól. A dokumentum különböző eszközöket említ, például webkamerákat, okostelefonokat, viselhető eszközöket, drónokat és laptopokat. Ezek felhasználhatók,

telekonferenciák és videokonferenciák tartására, esetleg adatmegosztással együtt.
dokumentumok és feljegyzések áttekintése, akár valós időben, akár némi késleltetéssel (amikor a dokumentumokat megosztják, majd áttekintik).
információk rögzítése filmezéssel, fényképezéssel vagy hangrögzítéssel.
vizuális hozzáférés biztosítása bizonyos helyszínekhez (pl. drónok vagy hordozható kamerák segítségével).

Mindegyik technológiának megvannak a maga előnyei, korlátai és kockázatai. Ezek részletes tárgyalása meghaladja e cikk kereteit. A mindig szerepet játszó tényezők az adatvédelem és a magánélet védelme. Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabb alapelveket:

Az ügyfél és a könyvvizsgáló határozza meg a biztonsági követelményeket, és gondoskodik a továbbított információk biztonságáról és bizalmas jellegéről.
Az IKT csak akkor használható, ha az ellenőrzött és az auditor egyetért. Ehhez szilárd kapcsolatra és a távoli hozzáférés protokolljaira van szükség.
Mind az ügyfélnek, mind az ellenőrnek gondoskodnia kell a szükséges digitális infrastruktúráról: A "biztosítása" az infrastruktúra kipróbálását és szükség esetén alternatívák keresését jelenti!
A tárhely tekintetében nem a könyvvizsgáló, hanem az ügyfél dönt a külső szolgáltató vagy a saját szerver között. A könyvvizsgálóknak meg kell ismerniük az ügyfél hardverét és szoftverét.

Bár a technológiai lehetőségek vitathatatlanok, azt tanácsoljuk, hogy maradjunk realisták. A helyszíni felmérések például továbbra is kihívást jelentenek. A Google Glass és más viselhető eszközök csak stabil és gyors kapcsolatokkal rendelkező, optimalizált hálózatokon működhetnek megfelelően - mind a küldő, mind a fogadó oldalon. Valós tesztjeink azt mutatták, hogy ez még városi környezetben is frusztráló lehet. A távoli régiókban a probléma még akutabb lesz.

Egy utolsó szempont, hogy a technológia soha nem lehet hozzáértőbb, mint a felhasználói. Ez nemcsak azt jelenti, hogy az ellenőröknek kellő szakértelemmel kell rendelkezniük a technológia kezeléséhez, hanem az adatok értelmezéséhez is. Fontos hangsúlyozni, hogy ez a szempont eddig nem volt része a legtöbb könyvvizsgálói képzési programnak. Ezért a képzés és/vagy oktatás valamilyen formája elengedhetetlen.

Ezzel elérkeztünk sorozatunk következő cikkéhez: Ahhoz, hogy minden érdekelt fél jól érezze magát a technológiával, elengedhetetlen a jó auditálási előkészítés.

Szerző

Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert a fenntarthatósági szolgáltatások globális igazgatója. Ebben a pozícióban a DQS teljes ESG szolgáltatási portfóliójáért felel. Érdeklődési területei közé tartozik a fenntartható beszerzés, az emberi jogi átvilágítás és az ESG-ellenőrzések.