Még a tapasztalt auditorok számára is kihívást jelenthet egy audit távoli végrehajtása. Ebben a cikkben, amely a távoli auditálásról szóló cikksorozatunk része, néhány fontos tippet osztunk meg a zökkenőmentes auditáláshoz.
Ez a távoli ellenőrzésekről szóló hétrészes cikksorozatunk hatodik része:
- 1. rész - Hogyan végezzen távoli auditokat?
- 2. rész - Kockázatértékelés
- 3. rész - Az auditálás módszere
- 4. rész - Technológia
- rész - Felkészülés
- 6. rész - Tippek a végrehajtáshoz
- 7. rész - Utókövetés
Bár a távoli auditok népszerűsége gyorsan növekszik, még nincs nemzetközileg elismert protokoll vagy iránymutatás a lefolytatásukra. Cikksorozatunkban az auditáláshoz vezető különböző lépéseket tárgyaltuk. Ma magát az auditot tekintjük át, és néhány általánosan alkalmazható tippet fogalmazunk meg a zökkenőmentes távoli auditáláshoz.
- A nyitóülés során fontos meghatározni a párbeszéd szabályait és módszerét. Minél nagyobb a résztvevők csoportja, annál fontosabbá válik ez.
- Tartsa minimálisra az egyidejű résztvevők számát, és némítsa el a nem beszélő résztvevőket.
- Ha megállapodtak az ülés rögzítésében (lásd az 5. részt), ne felejtse el elindítani a felvételt.
- Győződjön meg róla, hogy a résztvevők bemutatkoznak, mielőtt megszólalnak.
- Győződjön meg róla, hogy mindenki ismeri az auditálási ütemtervet, és tartja magát hozzá.
- Ha lehetséges, előre ossza ki a dokumentumokat.
- Ha képernyők közvetítését tervezi, előre értesítse az embereket - egyébként a résztvevők szükség esetén telefonon tárcsázzák be magukat.
Az auditálás során előfordulhat, hogy bizonyos információkat nem lehet kiadni a távoli auditáláshoz. Ez gyakran a rendkívül bizalmas információk esetében van így. Az auditornak tudnia kell, hogyan kell reagálnia ilyen esetekben, és tisztában kell lennie a szabályokkal. Például egyes szabványok és előírások esetében elfogadható lehet, hogy bizonyos dokumentumokat nem kell nyilvánosságra hozni, míg mások esetében a nyilvánosságra hozatal kötelező, és a nyilvánosságra hozatal elmulasztása a megfelelés hiányát eredményezi.
Minden távoli auditot záró megbeszéléssel kell lezárni, amely összefoglalja az aggályokat, kérdéseket, megállapításokat és a nem megfelelőségeket.
Befejezte a távoli auditot? Remek - e sorozat hetedik részében a nyomon követéssel foglalkozunk.
DQS hírlevél
Maradjon naprakész és iratkozzon fel hírlevelünkre!
Szerző
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert a fenntarthatósági szolgáltatások globális igazgatója. Ebben a pozícióban a DQS teljes ESG szolgáltatási portfóliójáért felel. Érdeklődési területei közé tartozik a fenntartható beszerzés, az emberi jogi átvilágítás és az ESG-ellenőrzések.
Loading...