A távoli ellenőrzésekben rejlő lehetőségeket már évek óta vitatják. Eddig azonban nem terjedt el széles körben. Különösen a tanúsítási auditok területén a távoli auditok sokáig jelentéktelenek maradtak, mivel nem feleltek meg az akkreditációs szabályoknak és előírásoknak. A COVID-19-cel ez valószínűleg megváltozott: egyik napról a másikra mentességet adtak, és a lehetetlen hirtelen az egyetlen lehetséges dolog lett. Bár a járványt mostanra sok országban sikerült megfékezni, a távoli auditok itt vannak, hogy maradjanak.

A távoli ellenőrzés ugyanaz, mint a webkamerán keresztül történő rendes ellenőrzés? Egyértelműen nem! A távoli audit alapvetően más - más követelmények, más auditálási módszerek, más kihívások, más kockázatok és más lehetőségek. Ebben a cikksorozatban szeretnénk néhány támpontot adni a távoli auditok elvégzéséhez.

Ha helyesen végzik, a távoli auditálás értékes kiegészítője lehet a helyszíni auditoknak. A belső auditok, a beszállítói auditok és a tanúsítási auditok mind elvégezhetők távolról - részben vagy teljesen. Ha azonban a távoli auditot nem szakszerűen végzik el, akkor több kárt okoz, mint hasznot, mivel hamis biztonságérzetet kelt.

E sorozat hét részében az előkészítéstől a nyomon követésig minden lépést végigveszünk. Elsősorban az irányítási rendszerek (pl. ISO 9001 minőségirányítási rendszerek, ISO 14001 környezetirányítási rendszerek, ISO 45001 munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági irányítási rendszerek stb.) auditálására összpontosítunk. A fenti pontok közül azonban sok más típusú auditokra is alkalmazható, például folyamatauditokra, termékbiztonsági auditokra és szociális auditokra.

lépés: Legyen tisztában az audit céljával.

A különböző típusú auditok eltérő megközelítést igényelnek a lehetséges auditálási távlatok tekintetében. Jellemzően háromféle auditot különböztetünk meg, mindegyiknek saját céljai vannak:

  • Belső auditok: Ez a saját szervezetén belüli audit. Ezt általában valaki magán a szervezeten belül végzi.
  • Beszállítói auditok: Az ügyfél, üzleti partner vagy vállalkozó által végzett auditok, amelyek célja a meghatározott előírásoknak való megfelelés ellenőrzése. Néha a beszállítói auditokat kiszervezik auditáló és tanúsító szervezeteknek.
  • Tanúsítási auditok: Egy független szervezet által végzett auditok, amelyek célja a szabványnak való megfelelés tanúsítása.

Az, hogy a távoli auditálás egyáltalán szóba jöhet-e, az audit típusától függ.

Belső auditok: Mivel a belső auditok belső használatra szolgálnak, szabadon eldöntheti, hogy a távoli audit segít-e az auditcélok elérésében. Ajánlott azonban, hogy a belső auditokat az ISO 19011 irányelvekkel összhangban végezzék. Ez azt jelenti, hogy a távoli auditok lehetségesek, de amint azt e sorozat második cikkében kifejtettük, minden kockázatot figyelembe kell venni.

Beszállítói auditok: Az, hogy lehetséges-e távoli audit, az ügyfél utasításaitól függ. A DQS több megoldással is rendelkezik a távoli beszállítói auditok elvégzésére.

Tanúsítási auditok: Az irányítási rendszerek tanúsításában a távoli auditok alkalmazása a dokumentumok felülvizsgálatára korlátozódott. A COVID 19 járvány idején azonban az akkreditáló testületek és a tanúsító testületek együttműködtek, hogy a pozitív kockázatértékelést követően lehetővé tegyék a távoli auditálást (lásd 2. lépés). Minden tanúsító szervezetnek figyelembe kell vennie a Nemzetközi Akkreditációs Fórum (IAF) MD 4:2018 iránymutatását.

Általánosságban arra számítunk, hogy a COVID-19 mentességek közül sok a válság után is fennmarad. Az élelmiszerbiztonság területén ez a tendencia már most is nyilvánvaló: A GFSI specifikációkban, amelyek az olyan tanúsítási szabványok keretét adják, mint az IFS, a BRCGS és az FSSC 22000, már adaptálták, hogy a tanúsítási auditok részben távolról is elvégezhetők.

...De vajon a távoli auditálás
is kívánatos?

Bizonyos esetekben a távoli auditálás lehetséges, de nem biztos, hogy a leghatékonyabb módszer. Jelentős kockázatokkal jár. Sorozatunkmásodikrészében az ezt megelőző kockázatértékeléssel foglalkozunk.

Szerző
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert a fenntarthatósági és élelmiszerbiztonsági szegmensek marketing- és kommunikációs vezetője. Emellett a fenntarthatósági jelentések külső auditálásában is részt vesz. Érdeklődési területei közé tartozik a fenntarthatósági menedzsment, a fenntartható beszerzés és az auditálás digitalizálása.

Loading...