Potensi audit jarak jauh telah dibahas selama bertahun-tahun. Namun, sejauh ini mereka belum diterima secara luas. Terutama di bidang audit sertifikasi, audit jarak jauh tetap tidak signifikan untuk waktu yang lama, karena mereka tidak mematuhi aturan dan spesifikasi akreditasi. Dengan COVID-19, ini kemungkinan akan berubah: Pengecualian disahkan dalam semalam, dan yang tidak mungkin tiba-tiba menjadi satu-satunya hal yang mungkin. Meskipun pandemi sekarang terkendali di banyak negara, audit jarak jauh akan tetap ada.

Apakah audit jarak jauh sama dengan audit reguler melalui webcam? Jelas tidak! Audit jarak jauh pada dasarnya berbeda - persyaratan yang berbeda, metode audit yang berbeda, tantangan yang berbeda, risiko yang berbeda dan peluang yang berbeda. Dalam rangkaian artikel ini, kami ingin memberi Anda beberapa petunjuk tentang cara melakukan audit dari jarak jauh.

Jika dilakukan dengan benar, audit jarak jauh dapat menjadi tambahan yang berharga untuk audit di tempat. Audit internal, audit pemasok, dan audit sertifikasi semuanya dapat dilakukan dari jarak jauh - sebagian atau seluruhnya. Namun, jika audit jarak jauh tidak dilakukan secara kompeten, itu lebih berbahaya karena memberikan rasa aman yang salah.

Dalam tujuh bagian dari seri ini, kita akan membahas semua langkah mulai dari persiapan hingga tindak lanjut. Kami fokus terutama pada audit sistem manajemen (misalnya, ISO 9001 untuk sistem manajemen mutu, ISO 14001 untuk sistem manajemen lingkungan, ISO 45001 untuk sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja, dll.). Namun, banyak dari poin-poin ini juga akan berlaku untuk jenis audit lainnya, seperti audit proses, audit keamanan produk, dan audit sosial.

Langkah 1: Perhatikan tujuan audit.

Berbagai jenis audit memerlukan pendekatan yang berbeda untuk potensi audit dari jarak jauh. Biasanya, kami membedakan tiga jenis audit, masing-masing dengan tujuannya sendiri:

  • Audit internal: Ini adalah audit dalam organisasi Anda sendiri. Ini biasanya dilakukan oleh seseorang di dalam organisasi itu sendiri.
  • Audit pemasok: Audit yang dilakukan oleh pelanggan, mitra bisnis, atau kontraktor untuk memverifikasi kepatuhan terhadap spesifikasi tertentu. Terkadang audit pemasok dialihdayakan ke badan audit dan sertifikasi.
  • Audit sertifikasi: Audit yang dilakukan oleh entitas independen untuk tujuan mengesahkan kepatuhan terhadap standar.
     

Apakah audit jarak jauh bahkan merupakan pilihan tergantung pada jenis audit.

Audit internal: Karena audit internal adalah untuk penggunaan internal, Anda bebas memutuskan apakah audit jarak jauh akan membantu Anda memenuhi tujuan audit. Namun, disarankan agar audit internal dilakukan sesuai dengan pedoman ISO 19011. Ini berarti bahwa audit jarak jauh dimungkinkan, tetapi seperti yang dijelaskan dalam artikel kedua dalam seri ini, risiko apa pun harus dipertimbangkan.

Audit pemasok: Apakah audit jarak jauh dimungkinkan tergantung pada instruksi klien. DQS memiliki beberapa solusi untuk audit pemasok jarak jauh.

Audit sertifikasi: Dalam sertifikasi sistem manajemen, penggunaan audit jarak jauh telah dibatasi untuk tinjauan dokumen. Namun, selama pandemi COVID 19, badan akreditasi dan lembaga sertifikasi telah berkolaborasi untuk memungkinkan audit jarak jauh mengikuti penilaian risiko positif (lihat Langkah 2). Semua lembaga sertifikasi harus mempertimbangkan pedoman International Accreditation Forum (IAF) MD 4:2018

Secara umum, kami memperkirakan banyak pengecualian COVID-19 akan berlanjut pasca-krisis. Di bidang keamanan pangan, tren ini sudah terbukti: Dalam GFSI specifications, yang menyediakan kerangka kerja untuk standar sertifikasi seperti IFS, BRCGS dan FSSC 22000, telah diadaptasi bahwa audit sertifikasi dapat dilakukan dari jarak jauh di beberapa bagian.

... Tetapi apakah audit jarak jauh
juga diinginkan?

Dalam beberapa kasus, audit jarak jauh dimungkinkan, tetapi mungkin bukan cara yang paling efektif. Ada risiko signifikan yang terlibat. Dalam part dua dari seri ini, kita akan melihat penilaian risiko sebelumnya.

Penulis
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert adalah Direktur Global Layanan Keberlanjutan. Dalam perannya ini, beliau bertanggung jawab atas seluruh portofolio layanan ESG di DQS. Bidang minatnya meliputi pengadaan berkelanjutan, uji tuntas hak asasi manusia, dan audit ESG.

Loading...