Bez ohľadu na to, koľko auditov ste už vykonali, váš prvý vzdialený audit bude určite výzvou. Kľúčom k úspechu je dobrá príprava. V tomto článku vám poskytneme niekoľko cenných rád na cestu.

Toto je piata časť sedemdielnej série článkov o auditoch na diaľku:

Vykonanie auditu na diaľku si vyžaduje dôkladnú prípravu - ešte dôkladnejšiu ako v prípade auditu na mieste. Audítor určí, kto, kedy a akými kanálmi sa musí zúčastniť. Na prvý pohľad to znie podobne ako pri tradičnom audite; počas auditu na diaľku je však takmer nemožné vykonať akékoľvek zmeny: Zmena harmonogramu stretnutia s účastníkmi na rôznych miestach môže rýchlo viesť k chaosu.

Ďalšou nepríjemnou chybou, ktorej sa treba vyhnúť, je zámena časových pásiem. Pri auditoch na mieste nebol dôvod uvádzať v pláne auditu časové pásmo - vždy to bolo časové pásmo miesta. Keď sa však účastníci webovej konferencie nachádzajú na rôznych kontinentoch, malá chyba môže mať veľké následky.

Pokiaľ ide o trvanie auditu na diaľku, zo skúseností môžeme povedať, že audit na diaľku by nemal byť kratší ako audit na mieste. Naopak, existujú dobré dôvody na to, aby ste plánovali dlhšie trvanie auditu, najmä ak ide o váš prvý audit na diaľku.

  • Technické problémy (napr. problémy s pripojením) môžu spôsobiť oneskorenie. Odporúča sa predvídať a naplánovať dodatočný čas na kompenzáciu výpadkov
  • Audítori budú potrebovať viac času na spracovanie informácií prostredníctvom obrazovky, ako keby boli na mieste
  • Účastníci budú potrebovať časté prestávky, pretože webové konferencie sú stresujúcejšie ako osobné stretnutia

Práve preto, že webové konferencie môžu byť vyčerpávajúce, odporúča sa zorganizovať niekoľko kratších zasadnutí a rozložiť ich na niekoľko dní namiesto toho, aby sa naplánoval jeden veľmi intenzívny deň.

Pri webových konferenciách sú bežné problémy s pripojením a kvalitou zvuku. Nikdy sa nedajú úplne odstrániť - ale veľmi pomáha, ak si pripojenie vopred otestujete a uistíte sa, že všetci účastníci auditu sú oboznámení s potrebným hardvérom a softvérom. Auditovaný subjekt musí tiež zabezpečiť, aby mali všetci účastníci k dispozícii tiché prostredie, aby sa predišlo rušeniu a hluku v pozadí.

Pred vykonaním auditu je tiež potrebné určiť, či je potrebné relácie nahrávať. Hoci nahrávanie relácií môže byť užitočné na zdokumentovanie auditu, je potrebné zvážiť otázky bezpečnosti údajov a ochrany súkromia. Potrebujete nielen súhlas všetkých účastníkov, ale musíte prediskutovať aj bezpečnostný aspekt a určiť podmienky uchovávania a vymazávania (pozri časť 4 a časť 7). Pri získavaní súhlasu nezabudnite uviesť, či budete nahrávať zvuk, obraz alebo oboje. Ak sa pri dokumentovaní výsledkov spoliehate na nahrávky, uistite sa, že existuje spôsob, ako určiť, kto čo povedal.

Nezabudnite však, že ak sa vy a auditovaný subjekt rozhodnete, že relácie sa nesmú nahrávať, stále je technicky možné (ale nie povolené!) robiť snímky obrazovky alebo zaznamenávať reláciu iným spôsobom. Je samozrejmé, že by to bolo vážne porušenie dôvernosti a profesionálnej integrity. Audit na diaľku si teda vyžaduje určitú úroveň dôvery medzi audítorom a auditovanou osobou.

Po príprave nasleduje samotný audit. Viac sa o tom dočítate všiestej časti - tipy na vykonávanie auditov na diaľku.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert je vedúcim oddelenia marketingu a komunikácie pre segmenty udržateľnosti a bezpečnosti potravín. Je tiež audítorom pre externý audit správ o udržateľnosti. Medzi oblasti jeho záujmu patrí riadenie udržateľnosti, udržateľné obstarávanie a digitalizácia prostredia auditu.

Loading...

Relevantné články a udalosti

Možno vás bude zaujímať aj toto
Blog
supplier-evaluation-dqs-container from bird's eye view
Loading...

IFS Logistika verzia 3: Všetko, čo potrebujete vedieť o revízii

Blog
Closeup hands worker holds grain for production of white flour in automated modern mill banner.
Loading...

IFS Food verzia 8 a jej najdôležitejšie zmeny

Blog
Food farm industry. Harvesting apple fruit in green orchard. Pile of freshly harvested organic apple
Loading...

Príprava na certifikáciu BRCGS: Aké benefity vám prinesie?