Riadenie kvality: zasielateľstvo Müller Transporte sa spolieha na medzinárodné normy

OBSAH

• Komplexné riadenie kvality a rizík ako záruka úspechu
• Riadenie kvality v celom dodávateľskom reťazci
• Integrovaný systém riadenia špecifický pre dané odvetvie
• TAPA - Riadenie rizík v logistike
• GDP - Kvalita vo farmaceutickom dodávateľskom reťazci
• Rozhovor s vedúcou oddelenia kvality Karinou Silberbauerovou
• Riadenie kvality pre zasielateľské spoločnosti - Záver

Skupina Müller Group je jednou z vedúcich spoločností v odvetví v Rakúsku a považuje sa za spojovací článok medzi priemyselnými podnikmi, výrobcami a obchodom. Spoločnosť Müller Transporte GmbH, ktorej integrovaný systém riadenia je predmetom tohto článku, sa v rámci skupiny vyvinula na špecialistu v oblasti nákladnej dopravy s riadenou teplotou s vlastnými chladiarenskými skladmi a skladovacími priestormi.

Spoločnosť v krátkych intervaloch obnovuje vozidlá v podnikovom vozovom parku tak, aby vozidlá vždy spĺňali najnovšie environmentálne predpisy. Vďaka širokému sortimentu svojho vozového parku, špecializovaným a dobre vyškoleným zamestnancom a účinnému systému riadenia kvality, ktorý je špeciálne navrhnutý tak, aby spĺňal požiadavky logistického odvetvia, je spoločnosť schopná neustále poskytovať služby na vysokej úrovni, najmä pokiaľ ide o presnosť a spoľahlivosť.

Komplexné riadenie kvality a rizík ako záruka úspechu

Spoločnosť Spedition Müller Transporte sa spolieha na integrovaný systém riadenia pozostávajúci z noriem ISO 9001, TAPA a GDP. Systém riadenia s certifikátom DQS, špecifický pre dané odvetvie, podporuje efektívne vykonávanie komplexného riadenia kvality a riadenia rizík. Zatiaľ čo manažment kvality podľa normy ISO 9001 tvorí procesne orientovaný základ riadenia zasielateľskej spoločnosti, zameranie, riešenia a prístupy vychádzajú z požiadaviek TAPA a GDP.

Tento prístup umožňuje vysokú úroveň služieb v celom dodávateľskom reťazci. To prispieva k zodpovedajúcej vysokej kvalite služieb, a tým aj k spokojnosti zákazníkov. Prístup spoločnosti ukazuje, že využívanie moderných informačných systémov je nevyhnutnou súčasťou efektívneho systému riadenia, najmä v sektore dopravy a logistiky, aby bolo možné ponúkať trvalo bezpečné logistické služby na vysokej úrovni.

ISO 9001 - Riadenie kvality

Systém manažérstva kvality v súlade s celosvetovo uznávanou normou (DIN EN) ISO 9001 sa začína v rôznych zákutiach: V podnikovej štruktúre sú postupy, procesy a zdroje potrebné na splnenie jednotlivých požiadaviek na kvalitu v organizácii. Pomocou komplexného riadenia kvality sa definujú rámcové podmienky, ktoré umožňujú transparentné procesy a merateľné výsledky a systematicky znižujú riziká.

Do zodpovednosti sa pritom zapája vedenie spoločnosti a pozornosť sa sústreďuje na celý kontext spoločnosti. Pozornosť sa venuje aj právnym aspektom a aspektom špecifickým pre zákazníka v dodávateľskom reťazci špeditérov, ktoré sa musia dodržiavať a plniť.

TAPA - Asociácia na ochranu majetku v doprave

TAPA je združenie viac ako 600 popredných svetových výrobcov, poskytovateľov logistických služieb, špeditérov, orgánov činných v trestnom konaní a ďalších zainteresovaných strán. Cieľom združenia TAPA je znížiť straty a krádeže nákladu v rámci globálneho dodávateľského reťazca. Rámec sa opiera o využívanie informácií v reálnom čase s pomocou vhodných IT systémov a najnovších opatrení na prevenciu krádeží.

TAPA je rozdelená do troch certifikovateľných podoblastí:

• Požiadavky na bezpečnosť objektov formulujú požiadavky na bezpečnosť budov (TAPA FSR).
• Požiadavky na bezpečnosť nákladnej dopravy formuluje požiadavky na bezpečnosť dopravy (TAPA TSR).
• Požiadavky na bezpečnosť parkovísk obsahujú požiadavky na bezpečnosť parkovísk a nákladných dvorov (TAPA PSR).

GDP - Správna distribučná prax

Správna distribučná prax je súhrn tých opatrení, ktoré zabezpečujú zachovanie kvality a integrity liekov prostredníctvom kontroly distribučného reťazca. Výrobcovia liekov a ich poskytovatelia logistických služieb musia spĺňať požiadavky GDP. GDP vyžaduje účinný systém riadenia kvality, takže spoločnosti môžu doplniť špecifické požiadavky smernice GDP s relatívne malým úsilím. Audit dodržiavania GDP, ktorý vykonáva spoločnosť DQS, vychádza z Usmernenia EÚ o správnej distribučnej praxi humánnych liekov (2013/C 343/01).

Riadenie kvality v zasielateľstve - v celom dodávateľskom reťazci

Procesne orientovaný systém riadenia kvality podľa normy ISO 9001 je účinný vo všetkých zákutiach organizačnej štruktúry. Rozprestiera sa od zadávania objednávok, cez prepravu až po fakturáciu a v rámci celého riadenia dodávateľského reťazca.

"Certifikácia podľa normy ISO 9001:2015 nám pomohla podrobnejšie zaznamenávať procesy, presnejšie definovať ukazovatele procesov a definovať parametre procesov, ako aj ich vlastníkov," hovorí Karina Silberbauer, vedúca oddelenia riadenia kvality v spoločnosti Müller Transporte.

Prísna orientácia na procesy výrazne pomáha navrhovať podnikové procesy tak, aby spĺňali a často aj prekonávali očakávania zákazníkov. Pravidelné hodnotenie príležitostí a rizík v procesoch prispieva k neustálemu zlepšovaniu činnosti spoločnosti. Preto je riadenie kvality v logistike mimoriadne dôležité pre udržateľný úspech.

Integrovaný systém riadenia špecifický pre dané odvetvie

Do roku 2018 bol manažment kvality spoločnosti Spedition Müller Transporte GmbH založený na potravinárskej norme IFS (International Featured Standard), a to predovšetkým z dôvodu segmentu podnikania v oblasti prepravy potravín. Tento systém bol potom najprv integrovaný s TAPA TSR a neskôr s TAPA PSR, od roku 2019 nasledoval GDP a norma ISO 9001, ktorá poskytla široký základ pre komplexné riadenie kvality založené na rizikách.

V roku 2022 potom spoločnosť Müller Transporte získala certifikát ISO 14001, aby doň zahrnula aspekty ochrany životného prostredia. Tie sa v súčasnosti čoraz častejšie vyžadujú v odvetviach logistiky, dopravy a prepravy. Základná štruktúra spoločná pre všetky normy systému manažérstva ISO (High Level Structure, skrátene HLS) umožňuje oveľa jednoduchšie integrovať požiadavky normy týkajúce sa životného prostredia do existujúceho systému manažérstva kvality prepravcu. Rozšírenie integrovaného systému riadenia vždy sleduje cieľ úplného splnenia požiadaviek zákazníka.

TAPA - Riadenie rizík v logistike

Spoločnosť Müller Transporte ako spoľahlivý poskytovateľ dopravných a logistických služieb podrobila všetky procesy veľmi komplexnej analýze rizík a minimálne raz ročne túto analýzu overuje. Výsledky tohto overovania sú zhrnuté a slúžia ako základ pre prístup k riešeniu založený na rizikách. Jedným z rizík v medzinárodnej preprave je napríklad kriminalita v nákladnej doprave, preto sa pri niektorých prepravách používajú elektronicky uzamykateľné návesy s alarmom na dverách.

TAPA - norma pre vyššiu bezpečnosť v dodávateľskom reťazci

Kriminalita v nákladnej doprave je jednou z najväčších výziev v dodávateľskom reťazci. Týka sa to tak výrobcov cenných výrobkov, ako aj ich poskytovateľov logistických služieb. V tomto blogovom príspevku si môžete prečítať o možnostiach, ktoré majú potenciálne dotknuté strany vďaka normám TAPA na boj proti tejto činnosti.

Manažérstvo kvality zasielateľstva podľa normy ISO 9001 si vyžaduje procesne orientovaný prístup a pomáha presnejšie definovať ciele, správne ich dokumentovať a vyhodnocovať. Na druhej strane certifikácia TAPA TSR a TAPA PSR sa zameriava na bezpečnosť.

Bezpečnosť počas prepravy, ako aj bezpečnosť v priestoroch spoločnosti sú pre špeditéra veľmi dôležitými otázkami, pretože kriminalita v nákladnej doprave sa stáva čoraz väčším problémom v dodávateľskom reťazci. Spoločnosť Müller Transporte v tejto súvislosti definovala procesy, vyškolila vodičov a dispečerov, posúdila rizikovosť rôznych prepravných trás, ale aj nakúpila vhodné vybavenie na zabezpečenie bezpečnej prepravy.

HDP - Kvalita vo farmaceutickom dodávateľskom reťazci

V oblasti riadenia kvality pomohla certifikácia GDP aj pri optimalizácii centrálnych procesov špedičnej spoločnosti. Odvtedy sa napríklad zaviedli mesačné samokontroly, ktoré sa vykonávajú prísne podľa kontrolného zoznamu, aby bolo možné čo najrýchlejšie reagovať v prípade nezhody so špecifikáciami (procesu). Pre zákazníkov v sektore krvnej plazmy sa napríklad okrem všeobecných školení organizujú aj školenia pre vodičov špecifické pre daného zákazníka. Tu sú presne definované požiadavky na rôzne odbery plazmy.

Okrem toho oddelenie plánovania pracuje pred každou prepravou prostredníctvom kontrolných zoznamov špecifických pre zákazníka v koordinácii s vodičmi. To umožňuje spoločnosti Müller Transporte splniť prísne špecifikácie prepravy plazmy. Tím plánovačov zodpovedný za prepravu plazmy absolvuje aj ďalšie školenia špecifické pre zákazníka.

Pri farmaceutickej aj potravinárskej preprave je "čistenie" dôležitou otázkou, preto bol nainštalovaný automatizovaný systém čistenia interiéru. Nový sklad dostal špeciálne na tento účel dodatočnú rampu, pri ktorej prívesy dokujú. Tam systém automaticky rozpozná evidenčné číslo a spustí sa vopred definovaný proces čistenia. Robot vojde do prívesu, umyje a vydezinfikuje jeho interiér. Systém automaticky dokumentuje čistenie, čo výrazne uľahčuje vyhodnocovanie záznamov o čistení.

GDP je usmernenie EÚ pre správnu distribučnú prax liekov na humánne použitie. Zameriava sa na distribúciu, bezpečnosť, chladiaci reťazec, kvalitu balenia a spoľahlivú, funkčnú technológiu.

Prepravná teplota predstavuje vysoké riziko aj pre prepravnú spoločnosť. Procesy boli preto navrhnuté tak, aby sa monitorovanie teploty vykonávalo prostredníctvom moderných IT systémov, aby bolo možné v prípade problémov čo najrýchlejšie reagovať. To si zasa vyžaduje pravidelné školenia zamestnancov. IT systémy pochádzajú od výrobcov chladiacich jednotiek. Sú však čo najviac integrované do softvéru na plánovanie, aby sa uľahčila každodenná práca oddelenia plánovania.

Spoločnosť kladie vysoké nároky aj na kapitolu "riadenie znalostí". Vodiči majú k dispozícii smartfóny so správou mobilných zariadení a školiacu aplikáciu. Pomocou nej musia absolvovať školenie aspoň raz ročne. Každé školenie sa končí zdokumentovanou kontrolou vedomostí.

Riadenie kvality v zasielateľstve: Rozhovor s Karinou Silberbauerovou

Pani Silberbauerová, len za tri roky ste vo vašej spoločnosti zaviedli "komplexné riadenie kvality a rizík".

Akej podpory sa vám dostalo od vášho vrcholového manažmentu?

Zodpovednosť vrcholového manažmentu je pre nás veľmi dôležitá. A myslím si, že aj to je to, čo našu spoločnosť odlišuje. Naše vedenie, manželia Müllerovci, sa veľmi angažuje v oblasti riadenia kvality. Žijú filozofiou kvality a sú dobrým príkladom. Výsledkom je, že všetky naše inovácie považujú zamestnanci za rozumné a stretávajú sa s príslušným súhlasom. Bez podpory zhora by to nebolo možné.

Ako úzko je vaše vedenie zapojené do procesu certifikácie?

Naše vedenie je vždy intenzívne zapojené do procesu certifikácie. Využíva aj audity DQS na získanie kvalifikovaného externého stanoviska o tom, či manažment dobre plní zamýšľané úlohy a či bola implementovaná integrácia požiadaviek normy. Vždy na to poskytuje aj potrebné zdroje, ako to vyžaduje norma(DIN EN) ISO 9001:2015.

Čo hovoria vaši zákazníci na nové certifikácie?

Naši zákazníci samozrejme veľmi oceňujú, že sme získali tieto certifikáty, najmä v oblasti farmaceutickej dopravy. Z toho je vidieť, že certifikácia môže priniesť konkurenčnú výhodu. Koniec koncov, certifikovaná kvalita je to, čo si zákazník želá, a my mu toto želanie dokážeme preukázateľne splniť.

V tomto smere sú certifikácie systémov riadenia dôležitým aspektom pri prezentácii navonok. Vidíte aj významný "interný" prínos pre vašu spoločnosť?

Určite! Myslím si, že prostredníctvom našich certifikácií sa neustále rozvíjame. Najmä prostredníctvom každoročných monitorovacích auditov. Počas týchto auditov skúsené oči audítorov opakovane odhaľujú potenciál na zlepšovanie. A tie zasa prispievajú k procesu neustáleho zlepšovania. Náš certifikovaný manažment kvality je teda v prospech našich zákazníkov, aby som spomenul len jeden dôležitý aspekt.

Ako viete, existuje mnoho certifikačných spoločností - ako ste sa dozvedeli o spoločnosti DQS?

Spoločnosť DQS nám bola pôvodne odporučená na certifikáciu TAPA-TSR. A keďže sme boli so spoločnosťou DQS vo všeobecnosti veľmi spokojní a s naším audítorom Andreasom Völkerdingom obzvlášť, rozhodli sme sa potom s DQS zaviesť aj ISO 9001 a čoskoro aj ISO 14001.

To nás veľmi teší...

... áno, sme veľmi radi, že sme si vybrali DQS ako našu certifikačnú spoločnosť. Náš audítor DQS má nielen veľmi dobré znalosti v tomto odvetví. Je tiež veľmi vnímavý k našej spoločnosti, ukazuje nám možnosti zlepšenia a audit vždy organizuje veľmi príjemným, ale zároveň veľmi profesionálnym spôsobom. Samozrejme, veľmi pozitívne je aj to, že pán Völkerding je sám logistik, čo je nevyhnutnou súčasťou auditu s pridanou hodnotou.

Pekný záver - veľmi pekne ďakujem za rozhovor.

Spoločnosť Spedition Müller Transporte GmbH je súčasťou skupiny Müller Group. V Rakúsku je spoločnosť jedným z najefektívnejších poskytovateľov logistických služieb v strednej Európe v oblasti nákladnej dopravy s riadenou teplotou a disponuje vlastnými modernými chladiarenskými skladmi a skladovacími priestormi. Portfólio spoločnosti je rozdelené do troch oblastí:

• Potravinová logistika: distribúcia ovocia a zeleniny v rámci Európy
• Farmaceutická logistika: prispôsobené riešenia prepravy vysoko citlivých produktov, ako je krvná plazma atď.
• Logistika vysokej bezpečnosti: preprava tovaru vysokej hodnoty s použitím špeciálnych bezpečnostných systémov

Riadenie kvality pre zasielateľstvo - Záver

Dopravné a logistické spoločnosti pôsobia v odvetví, ktoré je spojené s mnohými rizikami a v ktorom sú bezpečnosť a spoľahlivosť prvoradé. Okrem toho v dodávateľskom reťazci existujú právne, normatívne a zákaznícke aspekty, ktoré sa musia dodržiavať a spĺňať - u nás aj v krajinách po celom svete.

Rozhodujúcimi nástrojmi na tento účel sú účinné, často integrované systémy riadenia založené na medzinárodne uznávaných normách a priemyselných štandardoch. Umožňujú jasné a odolné procesy na riadenie rizík a ich transformáciu na pozitívne opatrenia. Navyše sa považujú za celosvetovo uznávaný dôkaz kvality a vytvárajú dôveru vo výkonnosť vašej spoločnosti.

Okrem klasických noriem systémov riadenia, ako sú ISO 9001 alebo ISO 14001, sa zameriavame na množstvo rôznych noriem pre priemysel, ako sú audity podľa TAPA, smernice GDP alebo ISO 28000.