Manajemen mutu: perusahaan pengiriman barang Müller Transporte mengandalkan standar internasional

ISI

• Manajemen mutu dan risiko yang komprehensif sebagai jaminan kesuksesan
• Manajemen mutu di sepanjang rantai pasokan
• Sistem manajemen terintegrasi khusus industri
• TAPA - Manajemen risiko dalam logistik
• PDB - Mutu dalam rantai pasokan farmasi
• Wawancara dengan Kepala Bagian Mutu Karina Silberbauer
• Manajemen mutu untuk perusahaan ekspedisi - Kesimpulan

Müller Group adalah salah satu perusahaan terkemuka dalam industri ini di Austria dan melihat dirinya sebagai penghubung antara perusahaan industri, produsen, dan perdagangan. Müller Transporte GmbH, yang sistem manajemen integrasinya menjadi subjek artikel ini, telah berkembang di dalam grup menjadi spesialis di bidang muatan yang dikontrol suhu dengan gudang berpendingin dan fasilitas penyimpanannya sendiri.

Perusahaan memperbarui kendaraan dalam armada perusahaan dalam jangka waktu yang singkat sehingga kendaraan selalu mematuhi peraturan lingkungan terbaru. Dengan berbagai macam armada yang dimiliki, tenaga kerja yang berdedikasi dan terlatih, serta sistem manajemen mutu yang efektif yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan industri logistik, perusahaan dapat terus memberikan layanan tingkat tinggi, terutama dalam hal ketepatan waktu dan keandalan.

Manajemen mutu dan risiko yang komprehensif sebagai jaminan untuk sukses

Ekspedisi Müller Transporte mengandalkan sistem manajemen terintegrasi yang terdiri dari ISO 9001, TAPA dan GDP. Sistem manajemen khusus industri yang bersertifikasi DQS mendukung penerapan manajemen mutu dan manajemen risiko yang komprehensif secara efektif. Sementara manajemen mutu menurut ISO 9001 membentuk dasar manajemen berorientasi proses dari perusahaan ekspedisi, fokus, solusi, dan pendekatan didasarkan pada persyaratan TAPA dan GDP.

Pendekatan ini memungkinkan tingkat layanan yang tinggi di seluruh rantai pasokan. Hal ini berkontribusi pada mutu layanan yang tinggi dan dengan demikian kepuasan pelanggan. Pendekatan perusahaan menunjukkan bahwa penggunaan sistem TI modern merupakan bagian penting dari sistem manajemen yang efektif, terutama di sektor transportasi dan logistik, untuk dapat menawarkan layanan logistik yang aman secara konsisten pada tingkat yang tinggi.

ISO 9001 - Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu yang sesuai dengan standar ISO 9001 yang diakui secara global (DIN EN) dimulai dari berbagai sudut: Pada struktur perusahaan, prosedur, proses, dan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan mutu individu dalam organisasi. Dengan bantuan manajemen mutu yang komprehensif, kondisi kerangka kerja didefinisikan yang memungkinkan proses yang transparan dan hasil yang terukur dan secara sistematis mengurangi risiko.

Dengan demikian, manajemen perusahaan diikutsertakan dalam tanggung jawab dan fokus ditempatkan pada seluruh konteks perusahaan. Perhatian juga diberikan pada aspek hukum dan aspek khusus pelanggan dalam rantai pasokan perusahaan ekspedisi, yang harus diperhatikan dan dipatuhi.

TAPA - Asosiasi Perlindungan Aset Transportasi

TAPA adalah asosiasi yang beranggotakan lebih dari 600 perusahaan manufaktur global terkemuka, penyedia layanan logistik, perusahaan ekspedisi, lembaga penegak hukum, dan pemangku kepentingan lainnya. Tujuan TAPA adalah untuk mengurangi kehilangan kargo dan pencurian dalam rantai pasokan global. Kerangka kerja ini mengandalkan penggunaan informasi real-time dengan bantuan sistem TI yang tepat dan langkah-langkah pencegahan pencurian terbaru.

TAPA dibagi menjadi tiga sub-bidang yang dapat disertifikasi:

• Persyaratan Keamanan Fasilitas merumuskan persyaratan untuk keamanan gedung (TAPA FSR).
• Persyaratan Keamanan Pengangkutan merumuskan persyaratan untuk keamanan transportasi (TAPA TSR)
• Persyaratan Keamanan Parkir berisi persyaratan untuk keamanan tempat parkir dan tempat kargo (TAPA PSR)

PDB - Praktik Distribusi yang Baik

Cara Distribusi yang Baik adalah serangkaian tindakan yang memastikan bahwa mutu dan integritas obat-obatan dipertahankan dengan mengendalikan rantai distribusi. Produsen farmasi dan penyedia logistiknya harus mematuhi persyaratan PDB. PDB membutuhkan sistem manajemen mutu yang efektif, sehingga perusahaan dapat melengkapi persyaratan khusus pedoman PDB dengan upaya yang relatif kecil. Audit kepatuhan PDB DQS didasarkan pada Pedoman Uni Eropa untuk Praktik Distribusi yang Baik untuk Produk Obat untuk Penggunaan Manusia (2013/C 343/01).

Manajemen mutu dalam pengiriman barang - di sepanjang rantai pasokan

Sistem manajemen mutu yang berorientasi pada proses menurut ISO 9001 efektif di seluruh penjuru struktur organisasi. Sistem ini mencakup mulai dari entri pesanan, melalui transportasi, hingga pembuatan faktur, dan di seluruh manajemen rantai pasokan.

"Sertifikasi ISO 9001:2015 telah membantu kami mencatat proses secara lebih rinci, mendefinisikan indikator proses dengan lebih tepat, dan menentukan parameter proses serta pemilik proses," ujar Karina Silberbauer, Kepala Manajemen Mutu di Müller Transporte.

Orientasi proses yang ketat sangat membantu dalam merancang proses perusahaan sedemikian rupa sehingga proses tersebut memenuhi dan sering kali melebihi harapan pelanggan. Penilaian peluang dan risiko proses secara teratur berkontribusi pada peningkatan operasi perusahaan yang berkelanjutan. Inilah sebabnya mengapa manajemen mutu dalam logistik sangat penting untuk kesuksesan yang berkelanjutan.

Sistem manajemen terintegrasi khusus industri

Hingga tahun 2018, manajemen mutu Spedition Müller Transporte GmbH didasarkan pada standar makanan IFS (International Featured Standard), terutama karena segmen bisnis pengangkutan makanan. Sistem ini kemudian pada awalnya diintegrasikan dengan TAPA TSR, dan kemudian dengan TAPA PSR, diikuti mulai tahun 2019 dengan GDP dan standar ISO 9001, yang memberikan dasar yang luas untuk manajemen kualitas yang komprehensif dan berbasis risiko.

Pada tahun 2022, Müller Transporte kemudian mendapatkan sertifikasi ISO 14001 untuk memasukkan aspek perlindungan lingkungan. Hal ini sekarang semakin dibutuhkan di sektor logistik, transportasi, dan lalu lintas. Struktur dasar yang umum untuk semua standar sistem manajemen ISO (Struktur Tingkat Tinggi, disingkat HLS) membuatnya lebih mudah untuk mengintegrasikan persyaratan standar khusus lingkungan ke dalam sistem manajemen kualitas perusahaan pengiriman barang yang ada. Perluasan sistem manajemen terintegrasi selalu mengejar tujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sepenuhnya.

TAPA - Manajemen risiko dalam logistik

Sebagai penyedia layanan transportasi dan logistik yang andal, Müller Transporte telah melakukan analisis risiko yang sangat komprehensif terhadap semua proses dan memverifikasi analisis ini setidaknya setahun sekali. Hasil verifikasi ini dirangkum dan menjadi dasar pendekatan solusi berbasis risiko. Salah satu risiko dalam transportasi internasional, misalnya, adalah kejahatan kargo, itulah sebabnya trailer yang dapat dikunci secara elektronik dengan sistem alarm pintu digunakan untuk pengiriman tertentu.

TAPA - Standar untuk keamanan yang lebih baik dalam rantai pasokan

Kejahatan kargo adalah salah satu tantangan terbesar dalam rantai pasokan. Hal ini berlaku untuk produsen produk berharga dan penyedia layanan logistik mereka. Dalam posting blog ini, Anda dapat membaca tentang opsi yang dimiliki oleh pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dengan standar TAPA untuk menangkal aktivitas ini.

Manajemen mutu pengiriman barang menurut ISO 9001 membutuhkan pendekatan yang berorientasi pada proses dan membantu mendefinisikan tujuan dengan lebih tepat, mendokumentasikannya dengan benar, dan mengevaluasinya. Sertifikasi TAPA TSR dan TAPA PSR, di sisi lain, berfokus pada keselamatan.

Baik keamanan selama pengangkutan maupun keamanan di lokasi perusahaan merupakan masalah yang sangat penting bagi perusahaan pengiriman barang, karena kejahatan pengangkutan menjadi tantangan yang semakin besar dalam rantai pasokan. Müller Transporte telah mendefinisikan proses untuk hal ini, melatih pengemudi dan petugas operator, menilai risiko rute transportasi yang berbeda, dan juga membeli peralatan yang sesuai untuk memastikan transportasi yang aman.

PDB - Kualitas dalam rantai pasokan farmasi

Dalam manajemen mutu, sertifikasi GDP juga telah membantu mengoptimalkan proses sentral perusahaan ekspedisi. Sebagai contoh, inspeksi mandiri bulanan telah diperkenalkan, yang dilakukan secara ketat sesuai dengan daftar periksa agar dapat bereaksi secepat mungkin jika terjadi ketidaksesuaian dengan spesifikasi (proses). Untuk pelanggan di sektor plasma darah, misalnya, ada kursus pelatihan khusus pelanggan untuk pengemudi di samping kursus pelatihan umum. Di sini, persyaratan pengambilan plasma yang berbeda didefinisikan secara tepat.

Selain itu, departemen penjadwalan bekerja melalui daftar periksa khusus pelanggan dalam koordinasi dengan pengemudi sebelum setiap pengangkutan. Hal ini memungkinkan Müller Transporte untuk memenuhi spesifikasi yang ketat dari pengangkutan plasma. Tim penjadwalan yang bertanggung jawab atas pengangkutan plasma juga menerima pelatihan tambahan khusus pelanggan.

Dalam pengangkutan farmasi dan makanan, "pembersihan" adalah masalah penting, itulah sebabnya sistem pembersihan interior otomatis dipasang. Gudang baru telah diberi jalur tambahan khusus untuk tujuan ini, tempat trailer merapat. Di sana, sistem secara otomatis mengenali nomor pelat nomor dan proses pembersihan yang telah ditentukan dimulai. Sebuah robot masuk ke dalam trailer, mencuci dan mendisinfeksi bagian dalamnya. Sistem secara otomatis mendokumentasikan pembersihan, yang membuatnya lebih mudah untuk mengevaluasi catatan pembersihan.

PDB adalah pedoman Uni Eropa untuk Praktik Distribusi yang Baik untuk produk obat untuk penggunaan manusia. Pedoman ini berfokus pada distribusi, keamanan, rantai dingin, kualitas pengemasan, dan teknologi fungsional yang andal.

Suhu pengangkutan juga merupakan risiko tinggi bagi perusahaan pelayaran. Oleh karena itu, prosesnya telah dirancang sedemikian rupa sehingga pemantauan suhu dilakukan melalui sistem TI modern agar dapat bereaksi secepat mungkin jika terjadi masalah. Hal ini pada gilirannya membutuhkan pelatihan rutin bagi para karyawan. Sistem TI berasal dari produsen unit pendingin. Namun, mereka diintegrasikan ke dalam perangkat lunak penjadwalan sejauh mungkin untuk membuat pekerjaan sehari-hari departemen penjadwalan menjadi lebih mudah.

Perusahaan juga menempatkan tuntutan yang tinggi pada bab "manajemen pengetahuan". Para pengemudi memiliki ponsel pintar dengan manajemen perangkat seluler dan aplikasi pelatihan. Dengan aplikasi tersebut, mereka harus menyelesaikan pelatihan setidaknya setahun sekali. Setiap sesi pelatihan diakhiri dengan pemeriksaan pengetahuan yang terdokumentasi.

Manajemen mutu dalam pengiriman barang: Wawancara dengan Karina Silberbauer

Ibu Silberbauer, Anda telah memperkenalkan "manajemen mutu dan risiko yang komprehensif" di perusahaan Anda hanya dalam waktu tiga tahun.

Dukungan apa yang Anda terima dari manajemen puncak Anda?

Tanggung jawab manajemen puncak adalah masalah yang sangat penting bagi kami. Saya pikir itu juga yang membedakan perusahaan kami. Manajemen kami, Bapak dan Ibu Müller, sangat terlibat dalam manajemen kualitas kami. Mereka menjalankan filosofi kualitas dan memberikan contoh yang baik. Hasilnya, semua inovasi kami dipandang masuk akal oleh para karyawan dan mendapat persetujuan yang sesuai. Tanpa dukungan dari pimpinan, hal ini tidak akan mungkin terjadi.

Seberapa dekat manajemen Anda terlibat dalam proses sertifikasi?

Manajemen kami selalu sangat terlibat dalam proses sertifikasi. Mereka juga menggunakan audit DQS untuk mendapatkan opini eksternal yang memenuhi syarat mengenai apakah manajemen menjalankan tugas-tugasnya dengan baik dan apakah integrasi persyaratan standar telah dilaksanakan. Perusahaan juga selalu menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk hal ini, seperti yang disyaratkan oleh (DIN EN) ISO 9001:2015.

Apa pendapat pelanggan Anda tentang sertifikasi baru ini?

Pelanggan kami tentu saja sangat menghargai fakta bahwa kami telah menerima sertifikasi ini, terutama di bidang transportasi farmasi. Anda dapat melihat dari sini bahwa sertifikasi dapat memberikan keunggulan kompetitif. Bagaimanapun juga, kualitas yang tersertifikasi adalah apa yang diinginkan oleh pelanggan, dan kami dapat membuktikan bahwa kami dapat memenuhi keinginan mereka.

Dalam hal ini, sertifikasi sistem manajemen merupakan aspek penting dalam presentasi eksternal. Apakah Anda juga melihat manfaat "internal" yang signifikan bagi perusahaan Anda?

Tentu saja! Saya pikir kami terus berkembang melalui sertifikasi kami. Terutama melalui audit pemantauan/surveillance tahunan. Selama audit ini, mata para auditor yang terlatih berulang kali mengungkapkan potensi perbaikan. Dan hal ini pada gilirannya berkontribusi pada proses perbaikan yang berkelanjutan. Oleh karena itu, manajemen mutu bersertifikat kami adalah untuk kepentingan pelanggan kami, untuk menyebutkan satu aspek penting.

Seperti yang Anda ketahui, ada banyak lembaga sertifikasi - bagaimana Anda mendengar tentang DQS?

DQS pada awalnya direkomendasikan kepada kami untuk sertifikasi TAPA-TSR. Dan karena kami sangat puas dengan DQS secara umum dan dengan auditor kami, Andreas Völkerding pada khususnya, kami kemudian memutuskan untuk juga menerapkan ISO 9001 dan segera ISO 14001 dengan DQS.

Hal ini sangat memuaskan...

... ya, kami sangat senang telah memilih DQS sebagai perusahaan sertifikasi kami. Auditor DQS kami tidak hanya memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang industri ini. Dia juga sangat responsif terhadap perusahaan kami, menunjukkan kepada kami kemungkinan-kemungkinan untuk perbaikan dan selalu mengatur audit dengan cara yang sangat menyenangkan, tetapi pada saat yang sama sangat profesional. Tentu saja, juga sangat positif bahwa Bapak Völkerding adalah seorang ahli logistik, yang merupakan bagian penting dari audit nilai tambah.

Kesimpulan yang bagus - terima kasih banyak atas wawancaranya.

Spedition Müller Transporte GmbH adalah bagian dari Müller Group. Di Austria, perusahaan ini merupakan salah satu penyedia layanan logistik paling efisien di Eropa Tengah di bidang muatan yang dikontrol suhu dan memiliki gudang berpendingin modern dan fasilitas penyimpanan. Portofolio perusahaan ini dibagi menjadi tiga area:

• Logistik makanan: distribusi buah dan sayuran di Eropa
• Logistik farmasi: solusi transportasi yang disesuaikan untuk produk yang sangat sensitif, seperti plasma darah, dll.
• Logistik dengan keamanan tinggi: pengangkutan barang bernilai tinggi dengan menggunakan sistem keamanan khusus

Manajemen mutu untuk pengiriman barang - Kesimpulan

Perusahaan transportasi dan logistik beroperasi dalam industri yang melibatkan banyak risiko dan di mana keselamatan dan keandalan menjadi hal yang terpenting. Selain itu, ada aspek hukum, normatif, dan spesifik pelanggan dalam rantai pasokan yang harus diperhatikan dan dipatuhi - baik di sini maupun di negara-negara di seluruh dunia.

Alat yang penting untuk hal ini adalah sistem manajemen yang efektif dan sering kali terintegrasi berdasarkan norma dan standar industri yang diakui secara internasional. Sistem ini memungkinkan proses yang jelas dan tangguh untuk mengelola risiko dan mengubahnya menjadi tindakan positif. Selain itu, sistem ini dianggap sebagai bukti kualitas yang diakui secara global dan menciptakan kepercayaan terhadap kinerja perusahaan Anda.

Selain standar sistem manajemen klasik seperti ISO 9001 atau ISO 14001, fokusnya adalah pada berbagai standar yang berbeda untuk industri ini, seperti audit sesuai dengan TAPA, pedoman PDB, atau ISO 28000.