Gestione della qualità: lo spedizioniere Müller Transporte si affida agli standard internazionali

CONTENUTO

• La gestione completa della qualità e del rischio come garanzia di successo
• Gestione della qualità lungo l'intera catena di fornitura
• Sistema di gestione integrato specifico per il settore
• TAPA - Gestione del rischio nella logistica
• GDP - Qualità nella catena di fornitura farmaceutica
• Intervista con la responsabile della qualità Karina Silberbauer
• Gestione della qualità per le aziende di spedizione - Conclusione

Il Gruppo Müller è una delle aziende leader del settore in Austria e si considera un anello di congiunzione tra aziende industriali, produttori e commercio. Müller Transporte GmbH, il cui sistema di gestione integrato è oggetto di questo articolo, si è sviluppata all'interno del gruppo come specialista nel settore dei carichi a temperatura controllata, con propri magazzini refrigerati e strutture di stoccaggio.

L'azienda rinnova i veicoli della flotta aziendale a brevi intervalli, in modo che i mezzi siano sempre conformi alle più recenti normative ambientali. Grazie all'ampia gamma della sua flotta, al personale dedicato e ben addestrato e a un efficace sistema di gestione della qualità specificamente progettato per soddisfare i requisiti dell'industria logistica, l'azienda è in grado di fornire costantemente un servizio di alto livello, soprattutto in termini di puntualità e affidabilità.

Una gestione completa della qualità e dei rischi come garanzia di successo

Spedition Müller Transporte si basa su un sistema di gestione integrato composto da ISO 9001, TAPA e GDP. Il sistema di gestione certificato DQS, specifico per il settore, supporta l'implementazione efficace di una gestione completa della qualità e del rischio. Mentre la gestione della qualità secondo la norma ISO 9001 costituisce la base di gestione orientata ai processi dell'azienda di spedizioni, l'attenzione, le soluzioni e gli approcci si basano sui requisiti di TAPA e GDP.

L'approccio consente un elevato livello di servizio lungo l'intera catena di fornitura. Ciò contribuisce a un'elevata qualità del servizio e quindi alla soddisfazione dei clienti. L'approccio dell'azienda dimostra che l'uso di moderni sistemi informatici è una parte essenziale di un sistema di gestione efficace, soprattutto nel settore dei trasporti e della logistica, per poter offrire servizi logistici sempre sicuri e di alto livello.

ISO 9001 - Gestione della qualità

Un sistema di gestione della qualità conforme alla norma riconosciuta a livello mondiale (DIN EN) ISO 9001 parte da diversi punti: La struttura aziendale, le procedure, i processi e le risorse necessarie per soddisfare i singoli requisiti di qualità dell'organizzazione. Con l'aiuto di una gestione della qualità completa, vengono definite le condizioni quadro che consentono processi trasparenti e risultati misurabili e riducono sistematicamente i rischi.

In questo modo, la direzione aziendale viene coinvolta nella responsabilità e l'attenzione viene posta sull'intero contesto dell'azienda. Si presta attenzione anche agli aspetti legali e specifici del cliente nella catena di fornitura degli spedizionieri, che devono essere osservati e rispettati.

TAPA - Associazione per la protezione dei beni di trasporto

TAPA è un'associazione di oltre 600 produttori leader a livello mondiale, fornitori di servizi logistici, spedizionieri, forze dell'ordine e altre parti interessate. L'obiettivo di TAPA è ridurre le perdite e i furti di merci all'interno della catena di approvvigionamento globale. Il quadro di riferimento si basa sull'utilizzo di informazioni in tempo reale con l'aiuto di sistemi informatici appropriati e delle più recenti misure di prevenzione dei furti.

Il TAPA è suddiviso in tre sottoaree certificabili:

• I requisiti di sicurezza delle strutture formulano i requisiti per la sicurezza degli edifici (TAPA FSR).
• Requisiti di sicurezza per i mezzi di trasporto (TAPA TSR).
• Parking Security Requirements contiene i requisiti per la sicurezza dei parcheggi e dei piazzali di carico (TAPA PSR).

PIL - Buone pratiche di distribuzione

Le buone pratiche di distribuzione sono l'insieme delle misure che garantiscono il mantenimento della qualità e dell'integrità dei prodotti farmaceutici attraverso il controllo della catena di distribuzione. I produttori farmaceutici e i loro fornitori di servizi logistici devono rispettare i requisiti della GDP. La GDP richiede un sistema di gestione della qualità efficace, quindi le aziende possono integrare i requisiti specifici della linea guida GDP con uno sforzo relativamente ridotto. L'audit di conformità al GDP di DQS si basa sulla linea guida UE per le buone pratiche di distribuzione dei medicinali per uso umano (2013/C 343/01).

Gestione della qualità nel trasporto merci - lungo l'intera catena di fornitura

Il sistema di gestione della qualità orientato ai processi secondo la norma ISO 9001 è efficace in tutti gli angoli della struttura organizzativa. Si estende dall'inserimento dell'ordine, al trasporto, alla fatturazione e all'intera gestione della catena di fornitura.

"La certificazione ISO 9001:2015 ci ha aiutato a registrare i processi in modo più dettagliato, a definire con maggiore precisione gli indicatori di processo e a definire i parametri di processo e i proprietari dei processi", afferma Karina Silberbauer, responsabile della gestione della qualità di Müller Transporte.

Un rigoroso orientamento ai processi aiuta in modo significativo a progettare i processi aziendali in modo tale da soddisfare e spesso superare le aspettative dei clienti. Una regolare valutazione delle opportunità e dei rischi dei processi contribuisce al miglioramento continuo delle operazioni aziendali. Ecco perché la gestione della qualità nella logistica è particolarmente importante per un successo sostenibile.

Sistema di gestione integrato specifico per il settore

Fino al 2018, la gestione della qualità di Spedition Müller Transporte GmbH si basava sullo standard IFS (International Featured Standard) per i prodotti alimentari, soprattutto per il segmento di attività del trasporto alimentare. Questo sistema è stato poi integrato inizialmente con il TAPA TSR e successivamente con il TAPA PSR, seguito dal 2019 dal GDP e dallo standard ISO 9001, che hanno fornito un'ampia base per una gestione della qualità completa e basata sul rischio.

Nel 2022, Müller Transporte ha ottenuto la certificazione ISO 14001 per includere gli aspetti di tutela ambientale. Questi aspetti sono oggi sempre più richiesti nei settori della logistica, dei trasporti e del traffico. La struttura di base comune a tutti gli standard dei sistemi di gestione ISO (High Level Structure, in breve HLS) rende molto più semplice l'integrazione dei requisiti dello standard ambientale nel sistema di gestione della qualità esistente dello spedizioniere. L'espansione del sistema di gestione integrato persegue sempre l'obiettivo di soddisfare pienamente i requisiti del cliente.

TAPA - Gestione del rischio nella logistica

In qualità di fornitore affidabile di servizi di trasporto e logistica, Müller Transporte ha sottoposto tutti i processi a un'analisi dei rischi molto completa, che viene verificata almeno una volta all'anno. I risultati di questa verifica sono riassunti e servono come base per l'approccio risolutivo basato sul rischio. Un rischio nel trasporto internazionale, ad esempio, è la criminalità nel carico, motivo per cui per alcune spedizioni vengono utilizzati rimorchi con chiusura elettronica e sistemi di allarme per le porte.

TAPA - Standard per una maggiore sicurezza nella catena di approvvigionamento

La criminalità nel trasporto merci è una delle maggiori sfide nella catena di approvvigionamento. Questo vale sia per i produttori di prodotti di valore che per i loro fornitori di servizi logistici. In questo blog post, potete leggere le opzioni che le parti potenzialmente interessate hanno a disposizione con gli standard TAPA per contrastare questa attività.

La gestione della qualità delle spedizioni secondo la norma ISO 9001 richiede un approccio orientato ai processi e aiuta a definire con maggiore precisione gli obiettivi, a documentarli correttamente e a valutarli. La certificazione TAPA TSR e TAPA PSR, invece, si concentra sulla sicurezza.

Sia la sicurezza durante il trasporto che la sicurezza all'interno dell'azienda sono questioni molto importanti per lo spedizioniere, dato che la criminalità nel trasporto merci sta diventando una sfida sempre più grande nella catena di approvvigionamento. Müller Transporte ha definito processi per questo, ha formato autisti e spedizionieri, ha valutato il rischio dei diversi percorsi di trasporto, ma ha anche acquistato attrezzature adeguate per garantire un trasporto sicuro.

GDP - Qualità nella catena di fornitura farmaceutica

Nella gestione della qualità, la certificazione GDP ha anche contribuito a ottimizzare i processi centrali della società di spedizioni. Ad esempio, sono state introdotte autoispezioni mensili, eseguite rigorosamente secondo una lista di controllo per poter reagire il più rapidamente possibile in caso di non conformità alle specifiche (di processo). Per i clienti del settore del plasma sanguigno, ad esempio, oltre ai corsi di formazione generale sono previsti corsi di formazione specifici per i conducenti. Qui vengono definiti con precisione i requisiti dei diversi prelievi di plasma.

Inoltre, prima di ogni trasporto, il reparto di pianificazione elabora liste di controllo specifiche per il cliente in coordinamento con gli autisti. Ciò consente a Müller Transporte di soddisfare le rigorose specifiche di un trasporto di plasma. Il team di programmazione responsabile dei trasporti di plasma riceve anche un'ulteriore formazione specifica per il cliente.

Sia nel trasporto farmaceutico che in quello alimentare, la "pulizia" è un aspetto importante, ed è per questo che è stato installato un sistema di pulizia interna automatizzato. Il nuovo magazzino è stato dotato di una rampa aggiuntiva specifica per questo scopo, presso la quale attraccano i rimorchi. Lì, un sistema riconosce automaticamente il numero di targa e inizia il processo di pulizia predefinito. Un robot entra nel rimorchio, lo lava e ne disinfetta l'interno. Il sistema documenta automaticamente l'operazione di pulizia, facilitando così la valutazione dei registri di pulizia.

GDP è la linea guida dell'UE per le buone pratiche di distribuzione dei medicinali per uso umano. Si concentra su distribuzione, sicurezza, catena del freddo, qualità dell'imballaggio e tecnologia affidabile e funzionale.

La temperatura di trasporto rappresenta un rischio elevato anche per la società di spedizione. I processi sono stati quindi progettati in modo che il monitoraggio della temperatura avvenga tramite moderni sistemi informatici, per poter reagire il più rapidamente possibile in caso di problemi. Ciò richiede a sua volta una formazione regolare del personale. I sistemi informatici provengono dai produttori di unità di refrigerazione. Tuttavia, sono integrati il più possibile nel software di programmazione per facilitare il lavoro quotidiano del reparto di programmazione.

L'azienda pone grandi esigenze anche per quanto riguarda il capitolo "gestione della conoscenza". Gli autisti dispongono di smartphone con gestione dei dispositivi mobili e di un'applicazione per la formazione. Con cui devono completare la loro formazione almeno una volta all'anno. Ogni sessione di formazione si conclude con una verifica documentata delle conoscenze.

Gestione della qualità nelle spedizioni: Intervista a Karina Silberbauer

Signora Silberbauer, lei ha introdotto nella sua azienda una "gestione completa della qualità e del rischio" in soli tre anni.

Quale sostegno ha ricevuto dal suo top management?

La responsabilità del top management è una questione molto importante per noi. E credo che sia anche ciò che distingue la nostra azienda. I nostri dirigenti, i signori Müller, sono molto coinvolti nella gestione della qualità. Vivono la filosofia della qualità e danno il buon esempio. Di conseguenza, tutte le nostre innovazioni sono considerate sensate dai dipendenti e ricevono la relativa approvazione. Senza il sostegno dei vertici, questo non sarebbe possibile.

Quanto è coinvolto il vostro management nel processo di certificazione?

La nostra direzione è sempre molto coinvolta nel processo di certificazione. Utilizza anche gli audit DQS per ottenere un'opinione esterna qualificata sul fatto che il management stia svolgendo bene i compiti previsti e che l'integrazione dei requisiti dello standard sia stata attuata. Inoltre, mette sempre a disposizione le risorse necessarie a tal fine, come richiesto dalla(DIN EN) ISO 9001:2015.

Cosa dicono i vostri clienti delle nuove certificazioni?

I nostri clienti ovviamente apprezzano molto il fatto che abbiamo ricevuto queste certificazioni, soprattutto nel settore del trasporto farmaceutico. È evidente che la certificazione può portare un vantaggio competitivo. Dopo tutto, la qualità certificata è ciò che i clienti vogliono e noi possiamo dimostrare di poter soddisfare questo desiderio.

In questo senso, le certificazioni dei sistemi di gestione sono un aspetto essenziale nella presentazione esterna. Vedete anche un significativo vantaggio "interno" per la vostra azienda?

Assolutamente sì! Ritengo che le nostre certificazioni ci consentano di crescere costantemente. Soprattutto attraverso gli audit di monitoraggio annuali. Durante questi audit, gli occhi esperti dei revisori rivelano ripetutamente i potenziali di miglioramento. E questi contribuiscono a loro volta al processo di miglioramento continuo. La nostra gestione certificata della qualità va quindi a vantaggio dei nostri clienti, per citare solo un aspetto importante.

Come sapete, ci sono molti certificatori: come siete venuti a conoscenza di DQS?

DQS ci è stato inizialmente consigliato per la certificazione TAPA-TSR. E poiché eravamo così soddisfatti di DQS in generale e del nostro auditor, Andreas Völkerding in particolare, abbiamo deciso di implementare anche la ISO 9001 e presto la ISO 14001 con DQS.

Questo è molto gratificante...

... sì, siamo molto felici di aver scelto DQS come società di certificazione. Il nostro auditor DQS non solo ha un'ottima conoscenza del settore. È anche molto sensibile alla nostra azienda, ci mostra le possibilità di miglioramento e organizza sempre l'audit in modo molto piacevole, ma allo stesso tempo molto professionale. Naturalmente, è anche molto positivo che il signor Völkerding sia egli stesso un uomo di logistica, il che è una parte essenziale di un audit a valore aggiunto.

Una bella conclusione - grazie mille per l'intervista.

Spedition Müller Transporte GmbH fa parte del Gruppo Müller. In Austria, l'azienda è uno dei fornitori di servizi logistici più efficienti dell'Europa centrale nel settore dei carichi a temperatura controllata e dispone di moderni magazzini refrigerati e strutture di stoccaggio. Il portafoglio dell'azienda è suddiviso in tre aree:

• Logistica alimentare: distribuzione di frutta e verdura in Europa.
• Logistica farmaceutica: soluzioni di trasporto personalizzate per prodotti altamente sensibili, come il plasma sanguigno, ecc.
• Logistica ad alta sicurezza: trasporto di merci di alto valore con l'utilizzo di speciali sistemi di sicurezza.

Gestione della qualità per il trasporto merci - Conclusione

Le aziende di trasporto e logistica operano in un settore che comporta molti rischi e in cui la sicurezza e l'affidabilità sono fondamentali. Inoltre, nella catena di fornitura vi sono aspetti legali, normativi e specifici del cliente che devono essere osservati e rispettati, sia qui che nei Paesi del mondo.

Gli strumenti cruciali a tal fine sono sistemi di gestione efficaci e spesso integrati, basati su norme e standard industriali riconosciuti a livello internazionale. Essi consentono processi chiari e resistenti per gestire i rischi e trasformarli in azioni positive. Inoltre, sono considerati una prova di qualità riconosciuta a livello mondiale e creano fiducia nelle prestazioni dell'azienda.

Oltre ai classici standard di sistema di gestione come ISO 9001 o ISO 14001, l'attenzione si concentra sui diversi standard del settore, come gli audit in conformità con TAPA, la linea guida GDP o ISO 28000.