Řízení kvality: spediční společnost Müller Transporte sází na mezinárodní standardy

OBSAH

• Komplexní řízení kvality a rizik jako záruka úspěchu
• Řízení kvality v celém dodavatelském řetězci
• Integrovaný systém řízení specifický pro dané odvětví
• TAPA - Řízení rizik v logistice
• GDP - Kvalita ve farmaceutickém dodavatelském řetězci
• Rozhovor s vedoucí oddělení kvality Karinou Silberbauerovou
• Řízení kvality pro spediční společnosti - Závěr

Skupina Müller patří k předním rakouským společnostem v oboru a považuje se za spojovací článek mezi průmyslovými podniky, výrobci a obchodem. Společnost Müller Transporte GmbH, jejíž integrovaný systém řízení je předmětem tohoto článku, se v rámci skupiny vypracovala na specialistu v oblasti nákladní dopravy s řízenou teplotou a vlastními chladírenskými sklady a skladovacími zařízeními.

Společnost v krátkých intervalech obnovuje vozidla ve svém vozovém parku tak, aby vozidla vždy splňovala nejnovější ekologické předpisy. Díky širokému rozsahu svého vozového parku, specializovaným a dobře vyškoleným pracovníkům a účinnému systému řízení kvality, který je speciálně navržen tak, aby splňoval požadavky logistického odvětví, je společnost schopna trvale poskytovat služby na vysoké úrovni, zejména pokud jde o dochvilnost a spolehlivost.

Komplexní řízení kvality a rizik jako záruka úspěchu

Společnost Spedition Müller Transporte se opírá o integrovaný systém řízení, který se skládá z norem ISO 9001, TAPA a GDP. Systém řízení s certifikací DQS, specifický pro dané odvětví, podporuje efektivní zavádění komplexního řízení kvality a řízení rizik. Zatímco řízení kvality podle ISO 9001 tvoří procesně orientovaný základ řízení spediční společnosti, zaměření, řešení a přístupy vycházejí z požadavků TAPA a GDP.

Tento přístup umožňuje vysokou úroveň služeb v celém dodavatelském řetězci. To přispívá k odpovídající vysoké kvalitě služeb, a tím i ke spokojenosti zákazníků. Přístup společnosti ukazuje, že využívání moderních informačních systémů je nezbytnou součástí efektivního systému řízení, zejména v odvětví dopravy a logistiky, aby bylo možné nabízet trvale bezpečné logistické služby na vysoké úrovni.

ISO 9001 - Řízení kvality

Systém řízení kvality podle celosvětově uznávané normy (DIN EN) ISO 9001 začíná v různých koutech: Od podnikové struktury, postupů, procesů a zdrojů nezbytných pro splnění jednotlivých požadavků na kvalitu v organizaci. Pomocí komplexního řízení kvality jsou definovány rámcové podmínky, které umožňují transparentní procesy a měřitelné výsledky a systematicky snižují rizika.

Přitom je do odpovědnosti zahrnuto vedení společnosti a pozornost je zaměřena na celý kontext společnosti. Pozornost je věnována také právním aspektům a aspektům specifickým pro zákazníka v dodavatelském řetězci spedičních firem, které je třeba dodržovat a plnit.

TAPA - Asociace pro ochranu dopravního majetku

TAPA je sdružení více než 600 předních světových výrobců, poskytovatelů logistických služeb, speditérů, orgánů činných v trestním řízení a dalších zúčastněných stran. Cílem asociace TAPA je omezit ztráty a krádeže nákladu v rámci globálního dodavatelského řetězce. Tento rámec se opírá o využívání informací v reálném čase s pomocí vhodných IT systémů a nejnovějších opatření pro prevenci krádeží.

TAPA je rozdělena do tří certifikovatelných podoblastí:

• Požadavky na zabezpečení objektů formulují požadavky na zabezpečení budov (TAPA FSR).
• Trucking Security Requirements formuluje požadavky na zabezpečení přepravy (TAPA TSR).
• Parking Security Requirements obsahuje požadavky na zabezpečení parkovišť a nákladových nádraží (TAPA PSR).

GDP - Správná distribuční praxe

Správná distribuční praxe je souhrn opatření, která zajišťují zachování kvality a integrity léčivých přípravků prostřednictvím kontroly distribučního řetězce. Výrobci léčiv a jejich poskytovatelé logistických služeb musí dodržovat požadavky GDP. GDP vyžaduje účinný systém řízení kvality, takže společnosti mohou doplnit specifické požadavky směrnice GDP s relativně malým úsilím. Audit shody s GDP prováděný společností DQS vychází z Pokynu EU pro správnou distribuční praxi humánních léčivých přípravků (2013/C 343/01).

Řízení kvality v zasílatelství - v celém dodavatelském řetězci

Procesně orientovaný systém řízení kvality podle normy ISO 9001 je účinný ve všech zákoutích organizační struktury. Rozprostírá se od zadávání objednávek, přes přepravu až po fakturaci a napříč celým řízením dodavatelského řetězce.

"Certifikace ISO 9001:2015 nám pomohla podrobněji zaznamenávat procesy, přesněji definovat ukazatele procesů a definovat parametry procesů i jejich vlastníky," říká Karina Silberbauer, vedoucí oddělení řízení kvality ve společnosti Müller Transporte.

Přísná orientace na procesy výrazně pomáhá navrhovat firemní procesy tak, aby splňovaly a často i překračovaly očekávání zákazníků. Pravidelné vyhodnocování příležitostí a rizik v procesech přispívá k neustálému zlepšování činnosti společnosti. Proto je řízení kvality v logistice obzvláště důležité pro udržitelný úspěch.

Integrovaný systém řízení specifický pro dané odvětví

Až do roku 2018 vycházelo řízení kvality společnosti Spedition Müller Transporte GmbH z potravinářského standardu IFS (International Featured Standard), a to především kvůli segmentu podnikání v oblasti přepravy potravin. Tento systém byl poté nejprve integrován s TAPA TSR a později s TAPA PSR, od roku 2019 následoval systém GDP a norma ISO 9001, která poskytla široký základ pro komplexní řízení kvality založené na rizicích.

V roce 2022 pak společnost Müller Transporte získala certifikaci ISO 14001, aby mohla zahrnout aspekty ochrany životního prostředí. Ty jsou nyní v odvětví logistiky, dopravy a přepravy stále více vyžadovány. Základní struktura společná všem normám systému managementu ISO (High Level Structure, zkráceně HLS) umožňuje mnohem snadněji integrovat požadavky specifické pro životní prostředí do stávajícího systému řízení kvality spediční firmy. Rozšíření integrovaného systému řízení vždy sleduje cíl plně vyhovět požadavkům zákazníka.

TAPA - Řízení rizik v logistice

Jako spolehlivý poskytovatel přepravních a logistických služeb podrobila společnost Müller Transporte všechny procesy velmi komplexní analýze rizik a minimálně jednou ročně tuto analýzu ověřuje. Výsledky tohoto ověření jsou shrnuty a slouží jako základ pro přístup k řešení založený na rizicích. Jedním z rizik v mezinárodní dopravě je například kriminalita v nákladní dopravě, a proto se pro některé zásilky používají elektronicky uzamykatelné návěsy s alarmem na dveřích.

TAPA - Standard pro vyšší bezpečnost v dodavatelském řetězci

Nákladní kriminalita je jedním z největších problémů v dodavatelském řetězci. Týká se to jak výrobců cenných výrobků, tak jejich poskytovatelů logistických služeb. V tomto příspěvku na blogu si můžete přečíst o možnostech, které potenciálně postižené strany mají díky standardům TAPA, jak této činnosti čelit.

Řízení kvality spedice podle normy ISO 9001 vyžaduje procesně orientovaný přístup a pomáhá přesněji definovat cíle, správně je dokumentovat a vyhodnocovat. Certifikace TAPA TSR a TAPA PSR se naopak zaměřuje na bezpečnost.

Jak bezpečnost během přepravy, tak bezpečnost v prostorách společnosti jsou pro speditéra velmi důležitými otázkami, protože kriminalita v nákladní dopravě se stává v dodavatelském řetězci stále větším problémem. Společnost Müller Transporte v této souvislosti definovala procesy, proškolila řidiče a dispečery, vyhodnotila rizikovost různých přepravních tras, ale také nakoupila odpovídající vybavení pro zajištění bezpečné přepravy.

GDP - Kvalita v dodavatelském řetězci léčiv

V oblasti řízení kvality pomohla certifikace GDP také optimalizovat centrální procesy spediční společnosti. Od té doby byly například zavedeny měsíční vlastní kontroly, které se provádějí striktně podle kontrolního seznamu, aby bylo možné co nejrychleji reagovat v případě nesouladu se specifikacemi (procesu). Například pro zákazníky z odvětví krevní plazmy jsou kromě obecných školení zavedena školení pro řidiče specifická pro daného zákazníka. Zde jsou přesně definovány požadavky na různé odběry plazmy.

Kromě toho oddělení plánování pracuje před každou přepravou prostřednictvím kontrolních seznamů specifických pro zákazníka v koordinaci s řidiči. Díky tomu může společnost Müller Transporte splnit přísné specifikace přepravy plazmatu. Tým plánovačů odpovědný za přepravu plazmy také absolvuje další školení specifické pro zákazníka.

Při přepravě léčiv i potravin je důležitou otázkou "čištění", proto byl instalován automatizovaný systém čištění interiéru. Nový sklad dostal speciálně pro tento účel další rampu, u které návěsy dokují. Tam systém automaticky rozpozná poznávací značku a spustí se předem definovaný proces čištění. Robot vjede do přívěsu, umyje a vydezinfikuje jeho interiér. Systém automaticky dokumentuje průběh čištění, což výrazně usnadňuje vyhodnocování záznamů o čištění.

GDP je směrnice EU pro správnou distribuční praxi humánních léčivých přípravků. Zaměřuje se na distribuci, bezpečnost, chladicí řetězec, kvalitu balení a spolehlivou a funkční technologii.

Vysoké riziko pro přepravní společnost představuje také přepravní teplota. Procesy byly proto navrženy tak, aby sledování teploty probíhalo prostřednictvím moderních informačních systémů, aby bylo možné v případě problémů co nejrychleji reagovat. To zase vyžaduje pravidelné školení zaměstnanců. IT systémy pocházejí od výrobců chladicích jednotek. Jsou však v maximální možné míře integrovány do softwaru pro plánování, aby usnadnily každodenní práci oddělení plánování.

Společnost klade vysoké nároky také na kapitolu "řízení znalostí". Řidiči mají k dispozici chytré telefony se správou mobilních zařízení a školicí aplikaci. S její pomocí musí minimálně jednou ročně absolvovat školení. Každé školení je zakončeno zdokumentovanou kontrolou znalostí.

Řízení kvality v zasílatelství: Rozhovor s Karinou Silberbauerovou

Paní Silberbauerová, během pouhých tří let jste ve vaší společnosti zavedla "komplexní řízení kvality a rizik".

Jaké podpory se vám dostalo od nejvyššího vedení?

Odpovědnost vrcholového vedení je pro nás velmi důležitou otázkou. A myslím, že to je také to, co naši společnost odlišuje. Naše vedení, manželé Müllerovi, se na řízení kvality velmi podílí. Žijí filozofií kvality a jdou dobrým příkladem. Díky tomu jsou všechny naše inovace vnímány zaměstnanci jako smysluplné a setkávají se s odpovídajícím souhlasem. Bez podpory shora by to nebylo možné.

Jak úzce je vaše vedení zapojeno do procesu certifikace?

Naše vedení je do procesu certifikace vždy silně zapojeno. Využívá také audity DQS k získání kvalifikovaného externího stanoviska, zda management dobře plní zamýšlené úkoly a zda byla provedena integrace požadavků normy. Vždy k tomu také poskytuje potřebné zdroje, jak to vyžaduje norma(DIN EN) ISO 9001:2015.

Co na nové certifikace říkají vaši zákazníci?

Naši zákazníci samozřejmě velmi oceňují, že jsme tyto certifikace získali, zejména v oblasti přepravy léčiv. Z toho je vidět, že certifikace může přinést konkurenční výhodu. Koneckonců certifikovaná kvalita je to, co zákazník chce, a my mu toto přání dokážeme prokazatelně splnit.

V tomto ohledu jsou certifikace systémů řízení zásadním aspektem při prezentaci navenek. Vidíte také významný "interní" přínos pro vaši společnost?

Rozhodně! Myslím, že se prostřednictvím certifikací neustále rozvíjíme. Zejména prostřednictvím každoročních kontrolních auditů. Během těchto auditů zkušené oči auditorů opakovaně odhalují potenciál ke zlepšování. A ty zase přispívají k procesu neustálého zlepšování. Naše certifikované řízení kvality je tedy ku prospěchu našich zákazníků, abych jmenoval jen jeden důležitý aspekt.

Jak víte, existuje mnoho certifikačních firem - jak jste se dozvěděli o DQS?

Společnost DQS nám byla původně doporučena pro certifikaci TAPA-TSR. A protože jsme byli s DQS obecně a s naším auditorem Andreasem Völkerdingem konkrétně velmi spokojeni, rozhodli jsme se pak s DQS zavést také ISO 9001 a brzy i ISO 14001.

To nás velmi těší...

... ano, jsme velmi rádi, že jsme si vybrali DQS jako naši certifikační společnost. Náš auditor DQS má nejen velmi dobré znalosti v oboru. Je také velmi vnímavý k naší společnosti, ukazuje nám možnosti zlepšení a audit vždy organizuje velmi příjemným, ale zároveň velmi profesionálním způsobem. Samozřejmě je také velmi pozitivní, že pan Völkerding je sám logistik, což je podstatná součást auditu s přidanou hodnotou.

Pěkný závěr - moc děkuji za rozhovor.

Společnost Spedition Müller Transporte GmbH je součástí skupiny Müller Group. V Rakousku je společnost jedním z nejefektivnějších poskytovatelů logistických služeb ve střední Evropě v oblasti přepravy zboží s řízenou teplotou a disponuje vlastními moderními chladírenskými sklady a skladovacími prostory. Portfolio společnosti je rozděleno do tří oblastí:

• Potravinářská logistika: distribuce ovoce a zeleniny v rámci Evropy
• Farmaceutická logistika: řešení přepravy vysoce citlivých produktů, jako je krevní plazma atd., šitá na míru.
• Logistika s vysokým stupněm zabezpečení: přeprava zboží vysoké hodnoty s využitím speciálních bezpečnostních systémů.

Řízení kvality pro spedici - Závěr

Dopravní a logistické společnosti působí v odvětví, které s sebou nese mnohá rizika a kde je bezpečnost a spolehlivost na prvním místě. Kromě toho existují v dodavatelském řetězci právní, normativní a zákaznicky specifické aspekty, které je třeba dodržovat a plnit - jak u nás, tak v zemích po celém světě.

Rozhodujícími nástroji pro to jsou účinné, často integrované systémy řízení založené na mezinárodně uznávaných normách a průmyslových standardech. Umožňují jasné a odolné procesy řízení rizik a jejich přeměnu v pozitivní opatření. Navíc jsou považovány za celosvětově uznávaný důkaz kvality a vytvářejí důvěru ve výkonnost vaší společnosti.

Kromě klasických norem pro systémy řízení, jako je ISO 9001 nebo ISO 14001, se zaměřujeme na mnoho různých norem pro průmysl, jako jsou audity podle TAPA, směrnice GDP nebo ISO 28000.