Zarządzanie jakością: spedytor Müller Transporte stawia na międzynarodowe standardy

CONTENT

• Kompleksowe zarządzanie jakością i ryzykiem jako gwarancja sukcesu
• Zarządzanie jakością w całym łańcuchu dostaw
• Zintegrowany system zarządzania specyficzny dla danej branży
• TAPA - Zarządzanie ryzykiem w logistyce
• GDP - Jakość w farmaceutycznym łańcuchu dostaw
• Wywiad z kierownikiem działu jakości Kariną Silberbauer
• Zarządzanie jakością dla firm spedycyjnych - Podsumowanie

Grupa Müller jest jednym z wiodących przedsiębiorstw w branży w Austrii i postrzega siebie jako łącznika pomiędzy przedsiębiorstwami przemysłowymi, producentami i handlem. Firma Müller Transporte GmbH, której zintegrowany system zarządzania jest przedmiotem niniejszego artykułu, rozwinęła się w ramach grupy w specjalistę w zakresie ładunków z kontrolowaną temperaturą, posiadającego własne chłodnie i magazyny.

Przedsiębiorstwo w krótkich odstępach czasu odnawia pojazdy wchodzące w skład floty firmowej, tak aby pojazdy zawsze spełniały najnowsze przepisy dotyczące ochrony środowiska. Dzięki szerokiej gamie swojej floty, oddanym i dobrze wyszkolonym pracownikom oraz skutecznemu systemowi zarządzania jakością, opracowanemu specjalnie pod kątem wymagań branży logistycznej, firma jest w stanie stale świadczyć usługi na wysokim poziomie, zwłaszcza w zakresie terminowości i niezawodności.

Kompleksowe zarządzanie jakością i ryzykiem jako gwarancja sukcesu

Spedition Müller Transporte stawia na zintegrowany system zarządzania składający się z ISO 9001, TAPA i GDP. Certyfikowany przez DQS, specyficzny dla branży system zarządzania wspiera efektywne wdrożenie kompleksowego zarządzania jakością i zarządzania ryzykiem. Podczas gdy zarządzanie jakością zgodnie z ISO 9001 tworzy zorientowaną na proces podstawę zarządzania spedycją, nacisk, rozwiązania i podejścia opierają się na wymaganiach TAPA i GDP.

Takie podejście umożliwia wysoki poziom usług w całym łańcuchu dostaw. Przyczynia się to do odpowiednio wysokiej jakości usług, a tym samym zadowolenia klientów. Podejście firmy pokazuje, że wykorzystanie nowoczesnych systemów IT jest niezbędną częścią skutecznego systemu zarządzania, zwłaszcza w sektorze transportu i logistyki, aby móc oferować niezmiennie bezpieczne usługi logistyczne na wysokim poziomie.

ISO 9001 - Zarządzanie jakością

System zarządzania jakością zgodny z uznaną na całym świecie normą (DIN EN) ISO 9001 zaczyna się w różnych zakątkach: W strukturze przedsiębiorstwa, w procedurach, procesach i zasobach niezbędnych do spełnienia poszczególnych wymagań jakościowych w organizacji. Za pomocą kompleksowego zarządzania jakością definiowane są warunki ramowe, które umożliwiają przejrzyste procesy i wymierne wyniki oraz systematycznie redukują ryzyko.

W ten sposób do odpowiedzialności włącza się kierownictwo firmy, a w centrum uwagi znajduje się cały kontekst przedsiębiorstwa. Zwraca się również uwagę na aspekty prawne i specyficzne dla klienta w łańcuchu dostaw spedytorów, które muszą być przestrzegane i przestrzegane.

TAPA - Stowarzyszenie ochrony mienia w transporcie

TAPA to stowarzyszenie ponad 600 wiodących światowych producentów, dostawców usług logistycznych, spedytorów, organów ścigania i innych interesariuszy. Celem TAPA jest ograniczenie strat i kradzieży ładunków w globalnym łańcuchu dostaw. Ramy opierają się na wykorzystaniu informacji w czasie rzeczywistym przy pomocy odpowiednich systemów informatycznych i najnowszych środków zapobiegania kradzieży.

TAPA jest podzielona na trzy certyfikowane podobszary:

• Facility Security Requirements formułuje wymagania dotyczące bezpieczeństwa budynków (TAPA FSR).
• Trucking Security Requirements formułuje wymagania dotyczące bezpieczeństwa transportu (TAPA TSR)
• Parking Security Requirements zawiera wymagania dotyczące bezpieczeństwa parkingów i placów ładunkowych (TAPA PSR)

GDP - Dobra Praktyka Dystrybucyjna

Dobra Praktyka Dystrybucyjna to suma tych środków, które zapewniają utrzymanie jakości i integralności farmaceutyków poprzez kontrolę łańcucha dystrybucji. Producenci farmaceutyków i ich dostawcy logistyczni muszą spełniać wymagania GDP. PKB wymaga skutecznego systemu zarządzania jakością, więc firmy mogą uzupełnić konkretne wymagania wytycznych PKB przy stosunkowo niewielkim wysiłku. Audyt zgodności z GDP przeprowadzany przez DQS opiera się na wytycznych UE dotyczących dobrej praktyki dystrybucji produktów leczniczych stosowanych u ludzi (2013/C 343/01).

Zarządzanie jakością w spedycji - w całym łańcuchu dostaw

Zorientowany na proces system zarządzania jakością według ISO 9001 jest skuteczny we wszystkich zakątkach struktury organizacyjnej. Rozciąga się od przyjęcia zlecenia, poprzez transport, aż po fakturowanie i w całym zarządzaniu łańcuchem dostaw.

"Certyfikacja ISO 9001:2015 pomogła nam w bardziej szczegółowym rejestrowaniu procesów, dokładniejszym określeniu wskaźników procesowych oraz zdefiniowaniu parametrów procesowych, jak również właścicieli procesów" - mówi Karina Silberbauer, kierownik działu zarządzania jakością w Müller Transporte.

Ścisła orientacja na proces pomaga w znacznym stopniu zaprojektować procesy firmowe w taki sposób, aby spełniały one, a często nawet przewyższały oczekiwania klientów. Regularna ocena możliwości i ryzyka procesów przyczynia się do ciągłego doskonalenia działalności przedsiębiorstwa. Dlatego właśnie zarządzanie jakością w logistyce jest szczególnie ważne dla osiągnięcia trwałego sukcesu.

Specyficzny dla branży zintegrowany system zarządzania

Do 2018 roku zarządzanie jakością w firmie Spedition Müller Transporte GmbH opierało się na standardzie żywnościowym IFS (International Featured Standard), przede wszystkim ze względu na segment biznesowy związany z transportem żywności. Następnie system ten został początkowo zintegrowany z TAPA TSR, a później z TAPA PSR, a następnie od 2019 roku z GDP i normą ISO 9001, co stanowiło szeroką podstawę dla kompleksowego, opartego na ryzyku zarządzania jakością.

Następnie w 2022 roku Müller Transporte uzyskał swój certyfikat ISO 14001, aby uwzględnić aspekty ochrony środowiska. Są one obecnie coraz częściej wymagane w sektorach logistyki, transportu i ruchu drogowego. Podstawowa struktura wspólna dla wszystkich norm systemu zarządzania ISO (High Level Structure, w skrócie HLS) znacznie ułatwia integrację wymagań normy środowiskowej z istniejącym systemem zarządzania jakością spedytora. Rozbudowa zintegrowanego systemu zarządzania zawsze zmierza do celu, jakim jest pełne spełnienie wymagań klienta.

TAPA - Zarządzanie ryzykiem w logistyce

Jako niezawodny dostawca usług transportowych i logistycznych firma Müller Transporte poddała wszystkie procesy bardzo wszechstronnej analizie ryzyka i co najmniej raz w roku weryfikuje tę analizę. Wyniki tej weryfikacji są podsumowywane i służą jako podstawa podejścia do rozwiązań opartych na ryzyku. Jednym z zagrożeń w transporcie międzynarodowym jest na przykład przestępczość związana z ładunkami, dlatego w przypadku niektórych przesyłek stosowane są elektronicznie zamykane naczepy z systemami alarmowymi do drzwi.

TAPA - Standard dla większego bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw

Przestępczość towarowa jest jednym z największych wyzwań w łańcuchu dostaw. Dotyczy to zarówno producentów wartościowych produktów, jak i ich dostawców usług logistycznych. W tym wpisie na blogu można przeczytać o opcjach, jakie potencjalnie poszkodowane strony mają dzięki standardom TAPA, aby przeciwdziałać tej działalności.

Zarządzanie jakością w spedycji według ISO 9001 wymaga podejścia zorientowanego na proces i pomaga dokładniej określić cele, prawidłowo je udokumentować i ocenić. Z kolei certyfikacja TAPA TSR i TAPA PSR skupia się na bezpieczeństwie.

Zarówno bezpieczeństwo podczas transportu, jak i bezpieczeństwo na terenie firmy są bardzo ważnymi kwestiami dla spedytora, ponieważ przestępczość towarowa staje się coraz większym wyzwaniem w łańcuchu dostaw. Müller Transporte zdefiniował w tym celu procesy, przeszkolił kierowców i dyspozytorów, ocenił ryzyko różnych tras transportowych, ale także zakupił odpowiedni sprzęt, aby zapewnić bezpieczny transport.

GDP - Jakość w farmaceutycznym łańcuchu dostaw

W zarządzaniu jakością certyfikacja GDP pomogła również zoptymalizować centralne procesy firmy spedycyjnej. Na przykład od tego czasu wprowadzono comiesięczne kontrole własne, które są przeprowadzane ściśle według listy kontrolnej, aby móc jak najszybciej reagować w przypadku niezgodności ze specyfikacjami (procesowymi). Dla klientów z sektora osocza krwi, na przykład, oprócz ogólnych kursów szkoleniowych, organizowane są kursy szkoleniowe dla kierowców dostosowane do potrzeb klienta. Tutaj dokładnie określa się wymagania dotyczące różnych odbiorów osocza.

Ponadto przed każdym transportem dział planowania opracowuje we współpracy z kierowcami listy kontrolne dostosowane do potrzeb klienta. Dzięki temu firma Müller Transporte jest w stanie sprostać ścisłym specyfikacjom transportu plazmy. Zespół planowania odpowiedzialny za transport osocza przechodzi ponadto dodatkowe szkolenia dostosowane do potrzeb klienta.

Zarówno w transporcie farmaceutycznym, jak i spożywczym "czyszczenie" jest ważną kwestią, dlatego zainstalowano automatyczny system czyszczenia wnętrza. Specjalnie w tym celu nowy magazyn otrzymał dodatkową rampę, przy której dokują naczepy. Tam system automatycznie rozpoznaje numer tablicy rejestracyjnej i rozpoczyna się zdefiniowany wcześniej proces czyszczenia. Robot wjeżdża do przyczepy, myje i dezynfekuje jej wnętrze. System automatycznie dokumentuje czyszczenie, co znacznie ułatwia ocenę zapisów z czyszczenia.

GDP to wytyczne UE dotyczące Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej dla produktów leczniczych stosowanych u ludzi. Koncentruje się na dystrybucji, bezpieczeństwie, łańcuchu chłodniczym, jakości opakowań i niezawodnej, funkcjonalnej technologii.

Temperatura transportu stanowi również wysokie ryzyko dla firmy spedycyjnej. Dlatego procesy zostały zaprojektowane tak, aby monitorowanie temperatury odbywało się za pośrednictwem nowoczesnych systemów informatycznych, aby w razie problemów móc jak najszybciej reagować. To z kolei wymaga regularnego szkolenia pracowników. Systemy informatyczne pochodzą od producentów urządzeń chłodniczych. Są one jednak w miarę możliwości zintegrowane z oprogramowaniem do tworzenia harmonogramów, aby ułatwić codzienną pracę działu planowania.

Przedsiębiorstwo stawia również wysokie wymagania w rozdziale "zarządzanie wiedzą". Kierowcy mają smartfony z zarządzaniem urządzeniami mobilnymi i aplikacją szkoleniową. Dzięki której przynajmniej raz w roku muszą uzupełnić swoje szkolenia. Każda sesja szkoleniowa kończy się udokumentowanym sprawdzeniem wiedzy.

Zarządzanie jakością w spedycji: Wywiad z Kariną Silberbauer

Pani Silberbauer, w ciągu zaledwie trzech lat wprowadziła Pani w swojej firmie "kompleksowe zarządzanie jakością i ryzykiem".

Jakie wsparcie otrzymała Pani od najwyższego kierownictwa?

Odpowiedzialność najwyższego kierownictwa jest dla nas bardzo ważną kwestią. I myślę, że to również jest to, co wyróżnia naszą firmę. Nasze kierownictwo, państwo Müller, są bardzo zaangażowani w nasze zarządzanie jakością. Żyją filozofią jakości i dają dobry przykład. Dzięki temu wszystkie nasze innowacje są postrzegane przez pracowników jako sensowne i spotykają się z odpowiednią aprobatą. Bez wsparcia z samej góry nie byłoby to możliwe.

Jak bardzo kierownictwo firmy jest zaangażowane w proces certyfikacji?

Nasze kierownictwo jest zawsze mocno zaangażowane w proces certyfikacji. Wykorzystuje audyty DQS, aby uzyskać wykwalifikowaną opinię zewnętrzną na temat tego, czy kierownictwo dobrze wykonuje swoje zamierzone zadania i czy integracja wymagań normy została wdrożona. Zawsze też zapewnia do tego niezbędne zasoby, zgodnie z wymogami(DIN EN) ISO 9001:2015.

Co mówią Państwa klienci o nowych certyfikatach?

Nasi klienci oczywiście bardzo doceniają fakt, że otrzymaliśmy te certyfikaty, zwłaszcza w zakresie transportu farmaceutycznego. Widać po tym, że certyfikacja może przynieść przewagę konkurencyjną. W końcu certyfikowana jakość jest tym, czego życzy sobie klient, a my możemy demonstracyjnie spełnić dla niego to życzenie.

W związku z tym certyfikaty systemów zarządzania są istotnym aspektem w prezentacji zewnętrznej. Czy widzi Pan również znaczące "wewnętrzne" korzyści dla swojej firmy?

Jak najbardziej! Myślę, że dzięki naszym certyfikatom stale się rozwijamy. Szczególnie poprzez coroczne audyty monitorujące. Podczas tych audytów wyszkolone oczy audytorów wielokrotnie ujawniają potencjały do poprawy. A te z kolei przyczyniają się do procesu ciągłego doskonalenia. Nasze certyfikowane zarządzanie jakością przynosi więc korzyści naszym klientom, by wymienić tylko jeden ważny aspekt.

Jak wiadomo, istnieje wiele firm certyfikujących - jak dowiedzieli się Państwo o DQS?

DQS został nam początkowo polecony do certyfikacji TAPA-TSR. A ponieważ byliśmy tak zadowoleni z DQS w ogóle i z naszego auditora, Andreasa Völkerdinga w szczególności, zdecydowaliśmy się również wdrożyć ISO 9001 i wkrótce ISO 14001 z DQS.

To jest bardzo satysfakcjonujące ...

... tak, jesteśmy bardzo szczęśliwi, że wybraliśmy DQS jako naszą firmę certyfikacyjną. Nasz audytor DQS nie tylko posiada bardzo dobrą znajomość branży. Jest również bardzo czuły na naszą firmę, pokazuje nam możliwości poprawy i zawsze organizuje audyt w bardzo przyjemny, ale jednocześnie bardzo profesjonalny sposób. Oczywiście bardzo pozytywne jest również to, że Pan Völkerding sam jest logistykiem, co jest niezbędnym elementem audytu wartościowego.

Miłe podsumowanie - bardzo dziękuję za rozmowę.

Spedition Müller Transporte GmbH jest częścią grupy Müller. W Austrii firma jest jednym z najbardziej efektywnych usługodawców logistycznych w Europie Środkowej w zakresie ładunków z kontrolowaną temperaturą i posiada własne nowoczesne magazyny chłodnicze i składy. Portfolio firmy podzielone jest na trzy obszary:

• Logistyka żywności: dystrybucja owoców i warzyw na terenie Europy
• Logistyka farmaceutyczna: indywidualne rozwiązania transportowe dla wysoce wrażliwych produktów, takich jak osocze krwi itp.
• Logistyka High-Security: transport towarów o wysokiej wartości przy użyciu specjalnych systemów bezpieczeństwa.

Zarządzanie jakością w spedycji - wnioski

Firmy transportowe i logistyczne działają w branży, która wiąże się z wieloma zagrożeniami i w której bezpieczeństwo i niezawodność są najważniejsze. Ponadto w łańcuchu dostaw istnieją aspekty prawne, normatywne i specyficzne dla klienta, które muszą być przestrzegane i przestrzegane - zarówno tutaj, jak i w krajach na całym świecie.

Kluczowymi narzędziami w tym zakresie są skuteczne, często zintegrowane systemy zarządzania oparte na uznanych na całym świecie normach i standardach branżowych. Umożliwiają one przejrzyste, odporne procesy zarządzania ryzykiem i przekształcania go w pozytywne działania. Co więcej, są one postrzegane jako uznawany na całym świecie dowód jakości i budują zaufanie do wyników Państwa firmy.

Oprócz klasycznych standardów systemów zarządzania, takich jak ISO 9001 czy ISO 14001, w centrum uwagi znajduje się wiele różnych standardów dla branży, takich jak audyty zgodnie z TAPA, wytyczna GDP czy ISO 28000.