Upravljanje kvalitetom: špediter Müller Transporte oslanja se na međunarodne norme

SADRŽAJ

• Sveobuhvatno upravljanje kvalitetom i rizikom kao jamstvo uspjeha
• Upravljanje kvalitetom duž cijelog opskrbnog lanca
• Integrirani sustav upravljanja specifičan za industriju
• TAPA - Upravljanje rizikom u logistici
• Dobra distribucijska praksa - Kvaliteta u farmaceutskom opskrbnom lancu
• Razgovor s Voditeljicom kvalitete Karinom Silberbauer
• Upravljanje kvalitetom za špediterska poduzeća - Zaključak

Müller Grupa je jedna od vodećih organizacija u industriji u Austriji i vidi se kao poveznica između industrijskih poduzeća, proizvođača i trgovine. Müller Transporte GmbH, čiji je integrirani sustav upravljanja tema ovog članka, specijalizirao se unutar grupe za područje tereta s kontroliranom temperaturom s vlastitim rashladnim skladištima i skladišnim prostorima.

Organizacija učestalo obnavlja svoja vozila u voznom parku poduzeća tako da su vozila uvijek u skladu s najnovijim ekološkim propisima. S opsežnim voznim parkom, posvećenom i dobro obučenom radnom snagom i djelotvornim sustavom upravljanja kvalitetom posebno dizajniranim da ispuni zahtjeve logističke industrije, organizacija može stalno pružati visoku razinu usluge, posebno u smislu točnosti i pouzdanosti.

Sveobuhvatno upravljanje kvalitetom i rizikom kao jamstvo uspjeha

Spedition Müller Transporte oslanja se na integrirani sustav upravljanja koji se sastoji od norme ISO 9001, udruženja TAPA i DDP-a. Sustav upravljanja specifičan za industriju koji certificira DQS podržava djelotvornu implementaciju sveobuhvatnog upravljanja kvalitetom i rizikom. Dok upravljanje kvalitetom prema ISO 9001 čini procesno usmjerenu osnovu upravljanja špediterskog poduzeća, fokus, rješenja i pristupi temelje se na zahtjevima udruženja TAPA i DDP-a.

Ovaj pristup omogućava visoku razinu usluge u cijelom opskbnom lancu. To doprinosi odgovarajućoj visokoj kvaliteti usluge, a time i zadovoljstvu kupaca. Pristup organizacije pokazuje da je upotreba suvremenog IT sustava neizostavan dio djelotvornog sustava upravljanja, posebno u sektoru transporta i logistike, kako bi mogla pružati dosljedno sigurne logističke usluge na visokoj razini.

ISO 9001 - Upravljanje kvalitetom

Sustav upravljanja kvalitetom u skladu s međunarodno priznatom normom (DIN EN) ISO 9001 odvija se na nekoliko razina: u korporativnoj strukturi, postupcima, procesima i resursima potrebnima za ispunjavanje pojedinih zahtjeva kvalitete u organizaciji. Sveobuhvatnim upravljanjem kvalitetom definiraju se okvirni uvjeti koji omogućavaju transparentne procese i mjerljive rezultate te sustavno smanjuju rizike. 

Na taj je način uprava organizacije uključena u odgovornost i fokus je stavljen na cijeli kontekst poduzeća. Pažnja se posvećuje i pravnim aspektima i aspektima specifičnima za kupce u opskrbnom lancu špeditera, koji se moraju poštivati.

TAPA - Transport Asset Protection Association - Udruženje za zaštitu imovine u transportu

TAPA je udruženje od više od 600 vodećih globalnih proizvođača, pružatelja logističkih usluga, špeditera, agencija za provođenje zakona i drugih dionika. Cilj TAPE je smanjiti gubitak i krađu tereta unutar globalnog opskrbnog lanca. Okvir se oslanja na korištenje informacija u stvarnom vremenu uz pomoć odgovarajućih IT sustava i najnovijih mjera sprječavanja krađe. 

TAPA je podijeljena u tri potpodručja koja se mogu certificirati:

• Zahtjevi za sigurnost objekata daju zahtjeve za sigurnost zgrada (TAPA FSR).
• Zahtjevi za sigurnost u cestovnom prijevozu daju zahtjeve za sigurnost prijevoza (TAPA TSR)
• Zahtjevi za sigurnost pri parkiranju u cestovnom prijevozu sadrže zahtjeve za sigurnost parkirališta i dvorišta za teretna vozila (TAPA PSR)

DDP - Dobra distribucijska praksa

Dobra distribucijska praksa je zbroj tih mjera koje osiguravaju održavanje kvalitete i integriteta lijekova kontrolom distribucijskog lanca. Proizvođači lijekova i njihovi pružatelji logističkih usluga moraju poštivati zahtjeve DDP-a. DDP zahtijeva djelotvoran sustav upravljanja kvalitetom tako da organizacije mogu nadopuniti specifične zahtjeve smjernica DDP-a uz relativno malo truda. Audit usklađenosti s DDP-om koji provodi DQS temelji se na Smjernicama EU za dobru distribucijsku praksu lijekova za ljudsku upotrebu (2013/C 343/01).

Upravljanje kvalitetom u špediterstvu - u cijelom opskrbnom lancu

Sustav upravljanja kvalitetom usmjerene na procese u skladu s ISO 9001 djelotvoran je na svim razinama organizacijske strukture. Proteže se od unosa narudžbe, preko prijevoza, do fakturiranja, i kroz cijelo upravljanje opskrbnim lancem. 

"Certifikacija prema ISO 9001:2015 pomogla nam je da detaljnije evidentiramo procese, preciznije definiramo pokazatelje procesa i definiramo parametre procesa kao i vlasnike procesa," kaže Karina Silberbauer, voditeljica upravljanja kvalitetom u Müller Transporte.

Stroga usmjerenost na procese znatno pomaže kod osmišljavanja procesa organizacije na način da ispunjavaju i često i premašuju očekivanja kupaca. Redovita procjena prilika i rizika procesa doprinosi stalnom poboljšavanju poslovanja poduzeća. Zato je upravljanje kvalitetom u logistici posebno važno za održivi uspjeh. 

Integrirani sustav upravljanja specifičan za industriju

Do 2018. godine upravljanje kvalitetom Spedition Müller Transporte GmbH temeljilo se na IFS standardu za hranu, primarno zbog poslovnog segmenta koji se odnosi na prijevoz hrane. Ovaj je sustav onda inicijalno integriran sa zahtjevima TAPA TSR, i kasnije sa zahtjevima TAPA PSR, nakon čega su od 2019. godine uslijedili DDP i norma ISO 9001, što je stvorilo široku osnovu za sveobuhvatno upravljanje kvalitetom koje se temelji na riziku. 

Godine 2022. Müller Transporte je stekao i svoj ISO 14001 certifikat kako bi uključili i aspekte zaštite okoliša. Njih se sada sve više traži u sektorima logistike, prijevoza i prometa. Osnovna struktura zajednička svim ISO normama za sustave upravljanja (Struktura visoke razine) olakšava integraciju zahtjeva normi za koliš u postojeći sustav upravljanja kvalitetom špeditera. Proširenje integriranog sustava upravljanja uvijek ima cilj potpunog ispunjenja zahtjeva kupaca. 

TAPA - Upravljanje rizikom u logistici

Kao pouzdani pružatelj transportnih i logističkih usluga, Müller Transporte je proveo vrlo opsežnu analizu rizika svih svojih procesa, te analizu potvrđuje barem jednom godišnje. Rezultati ove verifikacije sažimaju se i služe kao osnova za pristup rješenjima koji se temelji na rizicima. Jedan od rizika u međunarodnom prijevozu je, na primjer, teretni kriminal, zbog čega se za određene pošiljke koriste prikolice s elektroničkim zaključavanjem i alarmnim sustavom na vratima. 

TAPA - Standard za više sigurnosti u opskrbnom lancu 

Teretni kriminal je jedan od najvećih izazova u opskrbnom lancu. To se odnosi i na proizvođače vrijednih proizvoda i njihove pružatelje logističkih usluga. U ovom članku možete pročitati o mogućnostima koje standardi TAPA daju potencijalno pogođenim stranama za suzbijanje ove aktivnosti.

Upravljanje kvalitetom špedicije prema normi ISO 9001 zahtijeva pristup orijentiran na proces, te pomaže ciljeve preciznije odrediti, ispravno dokumentirati te ocijeniti. Certifikacija prema TAPA TSR i TAPA PSR, s druge strane, orijentirana je na sigurnost.

Sigurnost tijekom prijevoza i sigurnost na lokaciji poduzeća iznimno su važna pitanja za špediciju, s obzirom na to da teretni kriminal postaje sve veći izazov u lancu nabave. Müller Transporte je u tu svrhu definirao procese, obučio vozače i radnike za otpremu, procijenio rizike različitih trasa prijevoza, ali i nabavio odgovarajuću opremu kako bi se osigurao siguran prijevoz.

Dobra distribucijska praksa - Kvaliteta u farmaceutskom lancu nabave

U upravljanju kvalitetom, certifikacija prema GDP direktivi (dobra distribucijska praksa) također je pomogla optimizirati centralne procese ovog špediterskog poduzeća. Na primjer, uvedena su mjesečna samoispitivanja koja se provode strogo prema provjernom popisu kako bi se moglo što brže reagirati u slučaju nesukladnosti sa specifikacijama (procesa). Za naručitelje u sektoru krvne plazme, na primjer, postoje posebne edukacije za vozače s obzirom na naručitelje, uz opće edukacije. Ovdje su točno definirani zahtjevi za načine preuzimanja različitih plazmi.

Uz to, odjel za rasporede prolazi kroz provjerni popis svakog naručitelja zajedno s vozačima prije svakog transporta. Ovo omogućuje poduzeću Müller Transporte da se pridržava strogih propisa za transport plazme. Odjel za rasporede koji je odgovoran za transport plazme također pohađa dodatne posebne edukacije s obzirom na naručitelje.

U prijevozu i farmaceutskih i prehrambenih proizvoda "čišćenje" predstavlja važno pitanje, radi čega je postavljen automatski sustav za čišćenje unutrašnjosti vozila. Novo skladište dobilo je dodatnu platformu samo u ovu svrhu, na koju se postavljaju prikolice. Tada sustav automatski prepoznaje broj registarske oznake i započinje unaprijed određeni proces čišćenja. Robot se uveze u prikolicu te opere i dezinficira njenu unutrašnjost. Sustav automatski zabilježi čišćenje, što olakšava ocjenjivanje rezultata čišćenja. 

GDP naziv je za smjernice Europske unije za dobru distribucijsku praksu za medicinske proizvode za ljudsku upotrebu. Orijentirana je na distribuciju, sigurnost, rashladni lanac, kvalitetu pakiranja i pouzdanu, funkcionalnu tehnologiju. 

Temperatura tijekom transporta također predstavlja visoki rizik za prijevoznička poduzeća. Stoga su procesi dizajnirani na način da se praćenje temperature odvija uz pomoć modernih informacijskih sustava kako bi se u slučaju problema moglo reagirati najbrže moguće. To, s druge strane, zahtijeva redovitu obuku zaposlenika. Informacijski sustavi dolaze od proizvođača rashladnih jedinica. Ipak, oni su integrirani u softver za raspored koliko god je moguće kako bi se olakšao svakodnevni rad odjela za rasporede. 

Poduzeće također ima visoke kriterije za "upravljanje znanjem". Vozači imaju pametne telefone s upravljanjem mobilnim uređajima i aplikacijom za edukaciju, uz koju trebaju obaviti obuku barem jednom godišnje. Svaki dio obuke završava dokumentiranom provjerom znanja. 

Upravljanje kvalitetom u špediciji: Intervju s Karinom Silberbauer

Gđo Silberbauer, uveli ste "sveobuhvatno upravljanje kvalitetom i rizicima" u svoje poduzeće u svega tri godine. 

Kakvu ste vrstu podrške imali od svoje više uprave?

Odgovornost više uprave za nas predstavlja veoma važnu stavku. Smatram da je zbog toga naše poduzeće drugačije. Naši upravitelji, g. i gđa Müller, izrazito su uključeni u naše upravljanje kvalitetom. Oni žive principe kvalitete i pružaju dobar primjer. Rezultat toga je činjenica da naše inovacije imaju smisla u očima naših zaposlenika, te imaju i odgovarajuće odobrenje. Ovo ne bi bilo moguće bez potpore nadležnih.

Koliko je intenzivno vaša uprava uključena u proces certifikacije?

Naša je uprava uvijek intenzivno uključena u proces certifikacije. Ona kroz DQS-ove audite dobiva kvalificirano vanjsko mišljenje o tome obavljaju li se zadaci dobro i implementira li se integracija zahtjeva standarda. Također, ona uvijek dostavlja potrebna sredstva za sve navedeno, prema zahtjevima norme (DIN EN) ISO 9001:2015.

Što vaši naručitelji misle o novim certifikatima?

Naši naručitelji, naravno, veoma cijene to da smo dobili ove certifikate, osobito u području farmaceutskog transporta. Iz ovoga možete vidjeti da certifikacija može donijeti prednost u odnosu na konkurente. Ipak je certificirana kvaliteta nešto što naručitelji žele, a mi im zaista i možemo ispuniti tu želju. 

U tom pogledu, certifikacije sustava upravljanja neophodan su aspekt u vanjskoj prezentaciji. Vidite li i "unutarnju" korist za svoje poduzeće?

Svakako! Mislim da se stalno razvijamo kroz certifikacije. Osobito kroz godišnje nadzorne audite. Tijekom ovih audita iskusne oči auditora uvijek iznova otkrivaju potencijal za napredak. A to zauzvrat doprinosi stalnom procesu razvoja. Naše je certificirano upravljanje kvalitetom stoga korisno za naše naručitelje, što je samo jedan od važnih aspekata.

Kao što znate, postoji mnogo certifikacijskih tijela - kako ste saznali za DQS? 

DQS nam je prvotno bio preporučen za TAPA-TSR certifikaciju. S obzirom na to da smo bili toliko zadovoljni DQS-om općenito i našim auditorom, Andreasom Völkerdingom, odlučili smo implementirati ISO 9001 i nedugo zatim ISO 14001 uz DQS.

To dokazuje vaše zadovoljstvo ...

... da, jako smo sretni što smo izabrali DQS kao naše certifikacijsko poduzeće. Naš DQS auditor nema samo opširno znanje industrije. On je i izrazito odgovoran prema našem poduzeću, ukazuje nam na mogućnosti napretka i uvijek organizira audite na ugodan, ali istovremeno i profesionalan način. Naravno, vrlo pozitivno je i to da je g. Völkerding čovjek od logistike, što je ključan dio audita s dodanom vrijednošću.

Lijepo ste to sročili - hvala Vam na intervjuu.

Špediter Müller Transporte GmbH dio je Müller grupe. U Austriji ovo je poduzeće jedan od najučinkovitijih dobavljača usluga logistike Srednje Europe u području tereta s kontroliranom temperaturom te ima vlastita moderna rashladna skladišta i skladišne objekte. Portfelj poduzeća podijeljen je u tri područja: 

• Prehrambena logistika: distribucija voća i povrća unutar Europe
• Farmaceutska logistika: prilagođena rješenja transporta za visoko osjetljive proizvode, kao što je krvna plazma, itd.
• Logistika visoke sigurnosti: transport tereta visoke vrijednosti pomoću posebnih sigurnosnih sustava

Upravljanje kvalitetom za špediciju - Zaključak 

Prijevozna i logistička poduzeća dio su industrije u kojoj postoje mnogi rizici i u kojoj su izrazito važne sigurnost i pouzdanost. Također, postoje i zakonski, normativni i specifični aspekti nabavnog lanca koji se trebaju uzeti u obzir i s kojima se potrebno uskladiti - kako u našoj, tako i u zemljama širom svijeta.

Ključni alati za to su učinkoviti, često integrirani sustavi upravljanja koji se temelje na međunarodno prepoznatim normama i standardima industrije. Oni omogućuju jasne, otporne procese kako bi se upravljalo rizicima i mijenjalo ih u pozitivne radnje. Štoviše, oni se smatraju globalno prepoznatim dokazom kvalitete te grade povjerenje u uspješnost vašeg poduzeća.

Uz klasične standarde za upravljanje sustavima kao što su ISO 9001 ili ISO 14001, važnost se pridaje i mnogim drugim standardima za industriju kao što su TAPA, GDP smjernice ili ISO 28000.