Kwaliteitsbeheer: de expediteur Müller Transporte vertrouwt op internationale normen

INHOUD

• Alomvattend kwaliteits- en risicobeheer als garantie voor succes
• Kwaliteitsbeheer in de hele toeleveringsketen
• Branchespecifiek geïntegreerd managementsysteem
• TAPA - Risicobeheer in de logistiek
• GDP - Kwaliteit in de farmaceutische toeleveringsketen
• Interview met hoofd kwaliteit Karina Silberbauer
• Kwaliteitsmanagement voor expeditiebedrijven - Conclusie

De Müller Groep is een van de toonaangevende ondernemingen in de industrie in Oostenrijk en ziet zichzelf als een schakel tussen industriële ondernemingen, producenten en handel. Müller Transporte GmbH, waarvan het geïntegreerde managementsysteem het onderwerp is van dit artikel, heeft zich binnen de groep ontwikkeld tot een specialist op het gebied van temperatuurgecontroleerde ladingen met eigen koelhuizen en opslagfaciliteiten.

Het bedrijf vernieuwt de voertuigen van het bedrijfswagenpark met korte tussenpozen, zodat de voertuigen altijd voldoen aan de nieuwste milieuvoorschriften. Met het brede aanbod van het wagenpark, het toegewijde en goed opgeleide personeel en een effectief kwaliteitsmanagementsysteem dat speciaal is ontworpen om aan de eisen van de logistieke sector te voldoen, is het bedrijf in staat om voortdurend een hoog serviceniveau te bieden, vooral wat betreft stiptheid en betrouwbaarheid.

Uitgebreid kwaliteits- en risicobeheer als garantie voor succes

Spedition Müller Transporte vertrouwt op een geïntegreerd managementsysteem dat bestaat uit ISO 9001, TAPA en GDP. Het DQS-gecertificeerde, branchespecifieke managementsysteem ondersteunt de effectieve implementatie van uitgebreid kwaliteits- en risicomanagement. Terwijl kwaliteitsbeheer volgens ISO 9001 de procesgerichte managementbasis van het expeditiebedrijf vormt, zijn de focus, oplossingen en benaderingen gebaseerd op de eisen van TAPA en GDP.

De aanpak maakt een hoog serviceniveau in de gehele leveringsketen mogelijk. Dit draagt bij tot een dienovereenkomstig hoge kwaliteit van de dienstverlening en dus tot klanttevredenheid. De aanpak van het bedrijf laat zien dat het gebruik van moderne IT-systemen een essentieel onderdeel is van een effectief managementsysteem, met name in de transport- en logistieke sector, om consequent veilige logistieke diensten op hoog niveau te kunnen aanbieden.

ISO 9001 - Kwaliteitsbeheer

Een kwaliteitsmanagementsysteem volgens de wereldwijd erkende (DIN EN) ISO 9001-norm begint in verschillende hoeken: Bij de bedrijfsstructuur, de procedures, processen en middelen die nodig zijn om te voldoen aan de individuele kwaliteitseisen in de organisatie. Met behulp van uitgebreid kwaliteitsmanagement worden randvoorwaarden gedefinieerd die transparante processen en meetbare resultaten mogelijk maken en risico's systematisch verminderen.

Daarbij wordt de bedrijfsleiding in de verantwoordelijkheid betrokken en wordt de nadruk gelegd op de gehele context van het bedrijf. Ook wordt aandacht besteed aan juridische en klantspecifieke aspecten in de toeleveringsketen van expediteurs, die in acht moeten worden genomen en nageleefd.

TAPA - Transport Asset Protection Association

TAPA is een vereniging van meer dan 600 toonaangevende wereldwijde fabrikanten, logistieke dienstverleners, expediteurs, rechtshandhavingsinstanties en andere belanghebbenden. Het doel van TAPA is verlies en diefstal van vracht binnen de wereldwijde toeleveringsketen terug te dringen. Het kader berust op het gebruik van realtime informatie met behulp van passende IT-systemen en de nieuwste maatregelen ter voorkoming van diefstal.

TAPA is onderverdeeld in drie certificeerbare deelgebieden:

• Facility Security Requirements formuleert eisen voor de beveiliging van gebouwen (TAPA FSR).
• Trucking Security Requirements formuleert eisen voor transportbeveiliging (TAPA TSR).
• Parking Security Requirements bevat eisen voor de beveiliging van parkeerplaatsen en vrachtterreinen (TAPA PSR)

GDP - goede distributiepraktijken

Good Distribution Practice is de som van de maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit en integriteit van farmaceutische producten wordt gehandhaafd door de distributieketen te controleren. Farmaceutische producenten en hun logistieke dienstverleners moeten voldoen aan de vereisten van GDP. GDP vereist een effectief kwaliteitsmanagementsysteem, zodat bedrijven met relatief weinig inspanning de specifieke vereisten van de GDP-richtlijn kunnen aanvullen. De GDP-nalevingsaudit van DQS is gebaseerd op de EU-richtlijn voor goede distributiepraktijken van geneesmiddelen voor menselijk gebruik (2013/C 343/01).

Kwaliteitsmanagement in de expeditie - langs de hele toeleveringsketen

Het procesgeoriënteerde kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001 is effectief in alle hoeken van de organisatiestructuur. Het strekt zich uit van orderinvoer, via transport, tot facturering, en over het gehele supply chain management.

"De ISO 9001:2015-certificering heeft ons geholpen om processen gedetailleerder vast te leggen, procesindicatoren nauwkeuriger te definiëren en procesparameters en proceseigenaren te definiëren", zegt Karina Silberbauer, hoofd kwaliteitsbeheer bij Müller Transporte.

Strikte procesoriëntatie helpt aanzienlijk om bedrijfsprocessen zo te ontwerpen dat ze voldoen aan de verwachtingen van de klant en deze vaak overtreffen. Een regelmatige beoordeling van de kansen en risico's van de processen draagt bij tot een voortdurende verbetering van de bedrijfsactiviteiten. Daarom is kwaliteitsbeheer in de logistiek bijzonder belangrijk voor duurzaam succes.

Branchespecifiek geïntegreerd managementsysteem

Tot 2018 was het kwaliteitsmanagement van Spedition Müller Transporte GmbH gebaseerd op de levensmiddelenstandaard IFS (International Featured Standard), voornamelijk vanwege het bedrijfssegment levensmiddelenvervoer. Dit systeem werd toen aanvankelijk geïntegreerd met TAPA TSR, en later met TAPA PSR, vanaf 2019 gevolgd door GDP en de ISO 9001-norm, die een brede basis vormden voor een uitgebreid, op risico's gebaseerd kwaliteitsbeheer.

In 2022 behaalde Müller Transporte vervolgens hun ISO 14001-certificering om ook aspecten van milieubescherming op te nemen. Deze worden nu steeds meer vereist in de sectoren logistiek, transport en verkeer. De basisstructuur die alle ISO-managementsysteemnormen gemeen hebben (High Level Structure, kortweg HLS) maakt het veel gemakkelijker om de milieuspecifieke normeisen te integreren in het bestaande kwaliteitsmanagementsysteem van de expediteur. De uitbreiding van het geïntegreerde managementsysteem heeft altijd als doel volledig te voldoen aan de eisen van de klant.

TAPA - Risicobeheer in de logistiek

Als betrouwbare transport- en logistieke dienstverlener heeft Müller Transporte alle processen onderworpen aan een zeer uitgebreide risicoanalyse en verifieert deze analyse minstens één keer per jaar. De resultaten van deze verificatie worden samengevat en dienen als basis voor de op risico gebaseerde oplossingsaanpak. Een risico bij internationaal transport is bijvoorbeeld ladingcriminaliteit. Daarom worden voor bepaalde zendingen elektronisch afsluitbare trailers met deuralarmsystemen gebruikt.

TAPA - Norm voor meer veiligheid in de toeleveringsketen

Vrachtcriminaliteit is een van de grootste uitdagingen in de toeleveringsketen. Dit geldt zowel voor producenten van waardevolle producten als voor hun logistieke dienstverleners. In deze blogpost leest u welke mogelijkheden potentieel getroffen partijen hebben met de TAPA-normen om deze activiteit tegen te gaan.

Kwaliteitsmanagement van expeditie volgens ISO 9001 vereist een procesgerichte aanpak en helpt om doelstellingen nauwkeuriger te definiëren, correct te documenteren en te evalueren. De TAPA TSR- en TAPA PSR-certificering daarentegen is gericht op veiligheid.

Zowel veiligheid tijdens het transport als veiligheid op het bedrijfsterrein zijn zeer belangrijke kwesties voor de expediteur, aangezien vrachtcriminaliteit een steeds grotere uitdaging wordt in de toeleveringsketen. Müller Transporte heeft hiervoor processen gedefinieerd, chauffeurs en dispatchers opgeleid, het risico van verschillende transportroutes beoordeeld, maar ook geschikte apparatuur aangeschaft om een veilig transport te garanderen.

GDP - Kwaliteit in de farmaceutische toeleveringsketen

Op het gebied van kwaliteitsbeheer heeft de GDP-certificering ook geholpen om de centrale processen van het expeditiebedrijf te optimaliseren. Zo zijn sindsdien maandelijkse zelfinspecties ingevoerd, die strikt volgens een checklist worden uitgevoerd om zo snel mogelijk te kunnen reageren bij niet-naleving van (proces)specificaties. Voor klanten in de bloedplasmasector zijn er bijvoorbeeld naast de algemene opleidingen ook klantspecifieke opleidingen voor chauffeurs. Hier worden de eisen van de verschillende plasma-ophalingen nauwkeurig omschreven.

Daarnaast werkt de planningsafdeling voor elk transport met klantspecifieke checklists in afstemming met de chauffeurs. Zo kan Müller Transporte voldoen aan de strenge specificaties van een plasmatransport. Het planningsteam dat verantwoordelijk is voor de plasmatransporten krijgt ook extra klantspecifieke training.

Bij zowel farmaceutisch als voedseltransport is "reiniging" een belangrijk punt, daarom werd een geautomatiseerd systeem voor interieurreiniging geïnstalleerd. Het nieuwe magazijn heeft speciaal hiervoor een extra hellingbaan gekregen, waaraan de trailers aanmeren. Daar herkent een systeem automatisch het kenteken en start het vooraf gedefinieerde reinigingsproces. Een robot rijdt de trailer binnen, wast en desinfecteert het interieur. Het systeem documenteert automatisch de reiniging, wat het evalueren van de reinigingsgegevens aanzienlijk vergemakkelijkt.

GDP is de EU-richtlijn voor goede distributiepraktijken voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik. Het richt zich op distributie, veiligheid, koelketen, verpakkingskwaliteit en betrouwbare, functionele technologie.

Ook de transporttemperatuur vormt een groot risico voor de rederij. De processen zijn daarom zo ingericht dat de temperatuurbewaking via moderne IT-systemen plaatsvindt om bij problemen zo snel mogelijk te kunnen reageren. Dit vereist op zijn beurt regelmatige training van de medewerkers. De IT-systemen zijn afkomstig van de fabrikanten van de koelinstallaties. Ze worden echter zoveel mogelijk in de planningssoftware geïntegreerd om het dagelijkse werk van de planningsafdeling te vergemakkelijken.

Het bedrijf stelt ook hoge eisen aan het hoofdstuk "kennisbeheer". De chauffeurs beschikken over smartphones met mobile device management en een trainingsapp. Waarmee ze minstens één keer per jaar hun opleiding moeten afronden. Elke training wordt afgesloten met een gedocumenteerde kennischeck.

Kwaliteitsmanagement in de expeditie: Interview met Karina Silberbauer

Mevrouw Silberbauer, u hebt "uitgebreid kwaliteits- en risicomanagement" geïntroduceerd in uw bedrijf binnen slechts drie jaar.

Welke steun kreeg u van uw topmanagement?

De verantwoordelijkheid van het topmanagement is voor ons heel belangrijk. En ik denk dat dat ook is wat ons bedrijf onderscheidt. Ons management, de heer en mevrouw Müller, is zeer betrokken bij ons kwaliteitsmanagement. Zij leven de kwaliteitsfilosofie en geven het goede voorbeeld. Daardoor worden al onze innovaties door de medewerkers als zinvol ervaren en krijgen ze de bijbehorende goedkeuring. Zonder de steun van de top zou dit niet mogelijk zijn.

Hoe nauw is uw management betrokken bij het certificeringsproces?

Ons management is altijd nauw betrokken bij het certificeringsproces. Het gebruikt de DQS-audits ook om een gekwalificeerd extern oordeel te krijgen over de vraag of het management zijn beoogde taken goed uitvoert en of de integratie van de normeisen is doorgevoerd. Zij stelt hiervoor ook steeds de nodige middelen ter beschikking, zoals vereist door(DIN EN) ISO 9001:2015.

Wat zeggen uw klanten over de nieuwe certificeringen?

Onze klanten waarderen het natuurlijk zeer dat we deze certificeringen hebben gekregen, vooral op het gebied van farmaceutisch transport. Je ziet hieruit dat certificering een concurrentievoordeel kan opleveren. Gecertificeerde kwaliteit is immers wat de klant wil, en wij kunnen deze wens aantoonbaar voor hen vervullen.

Wat dat betreft zijn certificeringen van managementsystemen een essentieel aspect in de externe presentatie. Ziet u ook een belangrijk "intern" voordeel voor uw bedrijf?

Absoluut! Ik denk dat wij ons voortdurend ontwikkelen door onze certificeringen. Vooral door de jaarlijkse controleaudits. Tijdens deze audits brengen de getrainde ogen van de controleurs telkens weer verbeteringsmogelijkheden aan het licht. En die dragen dan weer bij tot het continue verbeteringsproces. Ons gecertificeerd kwaliteitsmanagement komt dus ten goede aan onze klanten, om maar een belangrijk aspect te noemen.

Zoals u weet zijn er veel certificeerders - hoe heeft u DQS leren kennen?

DQS werd ons aanvankelijk aanbevolen voor de TAPA-TSR-certificering. En omdat we zo tevreden waren over DQS in het algemeen en over onze auditor, Andreas Völkerding in het bijzonder, besloten we vervolgens om ook ISO 9001 en binnenkort ISO 14001 met DQS te implementeren.

Dit is zeer verheugend ...

... ja, we zijn erg blij dat we DQS als certificeringsbedrijf hebben gekozen. Onze DQS-auditor heeft niet alleen een zeer goede kennis van de sector. Hij is ook zeer ontvankelijk voor ons bedrijf, laat ons mogelijkheden tot verbetering zien en organiseert de audit altijd op een zeer prettige, maar tegelijkertijd zeer professionele manier. Het is natuurlijk ook heel positief dat de heer Völkerding zelf een logistieke man is, wat een essentieel onderdeel is van een audit met toegevoegde waarde.

Een mooie afsluiting - hartelijk dank voor het interview.

Spedition Müller Transporte GmbH maakt deel uit van de Müller Groep. Het bedrijf is in Oostenrijk één van de meest efficiënte logistieke dienstverleners in Centraal Europa op het gebied van temperatuur gecontroleerde ladingen en beschikt over eigen moderne gekoelde magazijnen en opslagfaciliteiten. De portefeuille van de onderneming is onderverdeeld in drie gebieden:

• Levensmiddelenlogistiek: distributie van groenten en fruit binnen Europa
• Farmaceutische logistiek: aangepaste transportoplossingen voor zeer gevoelige producten, zoals bloedplasma, enz.
• High-security logistiek: vervoer van hoogwaardige goederen met behulp van speciale beveiligingssystemen

Kwaliteitsbeheer voor vrachtvervoer - Conclusie

Transport- en logistieke bedrijven opereren in een sector die veel risico's met zich meebrengt en waar veiligheid en betrouwbaarheid van het grootste belang zijn. Bovendien zijn er wettelijke, normatieve en klantspecifieke aspecten in de toeleveringsketen die in acht moeten worden genomen en nageleefd - zowel hier als in landen over de hele wereld.

Cruciale hulpmiddelen hierbij zijn doeltreffende, vaak geïntegreerde beheersystemen die gebaseerd zijn op internationaal erkende normen en industrienormen. Zij maken duidelijke, veerkrachtige processen mogelijk om risico's te beheren en om te zetten in positieve actie. Bovendien worden zij beschouwd als wereldwijd erkend bewijs van kwaliteit en scheppen zij vertrouwen in de prestaties van uw bedrijf.

Naast de klassieke beheersysteemnormen, zoals ISO 9001 of ISO 14001, ligt de nadruk op de vele verschillende normen voor de industrie, zoals audits volgens TAPA, de GDP-richtlijn of ISO 28000.