Qualitäts­management­system – mit ISO 9001 zum effizienten QMS

INHALT

• Qualitätsmanagementsystem: Abläufe prozessorientiert gestalten
• Das Qualitätsmanagementsystem als Führungsinstrument
• Qualitätsmanagementsystem nach der Norm ISO 9001
• QMS: Welche Bedeutung hat ISO 9001 für Ihr Qualitätsmanagementsystem?
• Qualitätsmanagementsystem: Anforderungen der Norm
• Welche Aufgaben hat ein Qualitätsmanagementsystem?
• Woraus besteht ein Qualitätsmanagementsystem?
• Welche Vorteile hat ein Qualitätsmanagementsystem?
• Wie verläuft die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen?
• DQS – Vorreiterrolle bei der Zertifizierung von Managementsystemen
• Expertise und Vertrauen

Qualitätsmanagementsystem: Abläufe prozessorientiert gestalten 

Ein Qualitätsmanagementsystem setzt an verschiedenen Ecken an. An Ihrer Organisationsstruktur, Ihren Verfahren, Prozessen und Ressourcen, die dazu notwendig sind, die individuellen Qualitätsanforderungen in Ihrem Unternehmen zu erfüllen.

Mithilfe eines professionellen QMS legen Sie die Rahmenbedingungen fest, die ein systematisches Qualitätsmanagement ermöglichen. Indem Sie die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Erfüllung aller Qualitätsaufgaben genau festlegen, stellen Sie sicher, dass Ihre Mittel und Maßnahmen rund um das Thema Qualität besser koordiniert, geplant, umgesetzt und gemessen werden können.

Unterstützt werden können Sie hierbei durch die international gültige und anerkannte „Basis“-Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001:2015, kurz ISO 9001. DIN steht für Deutsches Institut für Normung, EN für Europäische Norm und ISO für International Organization for Standardization. 9001 ist die Nummer der Norm. 2015 bedeutet, dass die Norm im Jahr 2015 zuletzt überarbeitet wurde.

Die Norm für QM-Systeme ermöglicht die gezielte prozessorientierte Gestaltung aller Unternehmensabläufe. Unter Berücksichtigung der Kundenerwartungen können Sie durch die Einführung von ISO 9001 eine Verschwendung von Ressourcen jeder Art vermeiden und Ihre Abläufe in punkto Qualität einer fortlaufenden Verbesserung unterziehen.

ISO 9004: Anleitung zum Erreichen nachhaltigen Erfolgs

Unterstützung liefert Ihnen auch der Leitfaden ISO 9004. Die Anleitung ist keine eigenständige Norm zur Zertifizierung, sondern unterstützt dabei, den Reifegrad Ihres Qualitätsmanagementsystems zu ermitteln und nachhaltigen Erfolg zu erzielen.

Unternehmen, die die positiven Effekte beider Qualitätsnormen vereinen, können auf diese Weise nicht nur ihre Prozesse effektiver und effizienter gestalten, sondern den Mitarbeitern auch den Arbeitsalltag erleichtern. Die Arbeitsabläufe werden schlichtweg effizienter.

Das Qualitätsmanagementsystem als Führungsinstrument

Die Einführung jedes professionellen Managementsystems dient dazu, wesentliche Geschäftsprozesse zu vernetzen und ihr optimales Zusammenspiel zu gewährleisten. Denn häufig verbergen sich Risiken und Chancen gerade in den nicht funktionierenden Wechselwirkungen von Abläufen.

Wie jedes Managementsystem ist somit auch Qualitätsmanagement ein professionelles Werkzeug für die oberste Leitung. Als Führungsinstrument kann Ihnen ein Managementsystem den systematischen Ansatz liefern, die Prozesse zu planen, zu steuern, zu überwachen und zu verbessern (Plan-Do-Check-Act-Modell). Auf diese Weise schaffen Sie Transparenz, reduzieren die Komplexität in Ihrem Unternehmen und geben Handlungssicherheit.

Um aus einem Managementsystem Nutzen ziehen zu können, reichen Wunsch und Wille jedoch allein nicht aus. Sie müssen sich auch konsequent und beharrlich an die Arbeit machen.

Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001

Im Zusammenhang mit Qualitätsmanagement ist heute vor allem die Normenreihe DIN EN ISO 9000ff von Bedeutung. Sie formuliert Anforderungen und liefert konkrete Hinweise, wie ein Qualitätsmanagementsystem aufzubauen und im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung weiterzuentwickeln ist.

Ein professionelles Qualitätsmanagementsystem besteht aus mehreren Teilaspekten:

• allen Tätigkeiten und Entscheidungen rund um Qualitätsziele
• allen Prozessen und Ressourcen zur Zielerreichung
• allen Elementen und Personen zur Steuerung und Führung der Qualitätsarbeit

QMS: Welche Bedeutung hat ISO 9001 für Ihr Qualitätsmanagementsystem?

Die Normenreihe ISO 9000ff. ist die bekannteste und international anerkannteste Grundlage für Qualitätsmanagementsysteme. DIN ISO 9001 formuliert Qualitätsanforderungen branchenübergreifend und für jede Art und Größe von Organisationen.

Die Norm unterstreicht, dass jedes Unternehmen „Qualität“ zum Kern seiner Anstrengungen machen kann. Mit ISO 9001 erhalten Sie die Möglichkeit, die Ausgestaltung des Managementsystems individuell und bedarfsgerecht vorzunehmen. Denn die Norm legt fest, was im Rahmen eines QMS geregelt werden soll. Sie sagt jedoch nicht, auf welche Weise dies geschehen soll.

Jedes Qualitätsmanagementsystem muss deshalb einmalig und passgenau auf Ihre Organisation zugeschnitten werden, um die Erfüllung von Kundenanforderungen gewährleisten zu können. Auf diese Weise wird Qualität zur Grundlage Ihres gesamten unternehmerischen Handels.

Qualitätsmanagementsystem: Anforderungen der Norm

Die international anerkannte Norm stellt universelle Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem:

• Unternehmerischer Erfolg beruht auf dem Prinzip der fortlaufenden Verbesserung gemäß dem PDCA-Zyklus.
• Die Organisation benötigt klare Qualitätsziele und Strategien.
• Prozesse müssen transparent und effizient sein.
• Ergebnisse müssen messbar sein und dokumentiert werden.
• Die Führungsebene trägt die Verantwortung für Qualität.
• Das gesamte Unternehmen und seine Umgebung stehen im Fokus der Betrachtung.

Seit ihrer Einführung im Jahr 1987 entwickelt sich die Norm kontinuierlich weiter. Diese Entwicklung macht deutlich, wie sehr sich der Qualitätsbegriff verändert hat. Ging es früher um Produkte und Ergebnisse, stehen heute Kunden und Prozesse im Mittelpunkt.
 

Grundlegend für die Einführung eines QMS ist es, die Organisationsstruktur und die Geschäftsprozesse transparent zu gestalten. So werden Fehlerquellen erkannt und beseitigt. Das erfolgreiche Führen eines Unternehmens erfordert, dass es in systematischer und klarer Weise geleitet und gelenkt wird. Hilfreich ist hier ein Managementsystem, das Ihnen bei der kontinuierlichen Leistungsverbesserung hilft und dabei die Erwartungen aller interessierten Parteien berücksichtigt.

Um dies zu erreichen, beschreibt ISO 9000 die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements:

• Kundenorientierung
• Führung
• Einbeziehung von Personen
• Prozessorientierter Ansatz
• Verbesserung
• Faktengestützte Entscheidungsfindung
• Beziehungsmanagement

Welche Aufgaben hat ein Qualitätsmanagementsystem?

Wichtigste Aufgabe eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist die Steuerung der Qualitätsarbeit. Darüber hinaus leistet es noch mehr. Es…

• beschreibt ein Unternehmen hinsichtlich Qualität
• identifiziert Chancen und Risiken aller Unternehmensaktivitäten
• dokumentiert Zusammenhänge und schafft Wissen
• vernetzt alle relevanten Unternehmensbereiche

Durch die systematische Betrachtung von Qualitätsaufgaben und Qualitätsfaktoren lernen Sie Ihr Unternehmen aus einer völlig neuen Perspektive kennen. Prozesse und Abläufe werden transparenter und agiler. Außerdem reagiert es besser auf Herausforderungen und Veränderungen.

Ein deutliches Bild einer Organisation macht es einfacher, die wichtigsten Aufgaben des Qualitätsmanagementsystems zu erfüllen:

• Ermittlung und Ausarbeitung aller Unternehmensziele
• Planvolle Koordinierung aller Prozesse und Ressourcen zur Zielerreichung
• Wertschöpfung über Qualitätssteigerung
• Entscheidungssicherheit für die Führungsebene
• Fähigkeit der Reaktion auf externe Einflüsse
• Kundenbindung und Mitarbeiterloyalität

Diese Erfolgsfaktoren sind für jedes Unternehmen entscheidend. Das Qualitätsmanagementsystem sorgt für eine klare Überschrift, handfeste Argumente und Orientierung. "Qualität" wird als übergeordneter und systemischer Begriff zu einem Leitwert, an dem sich Ihre Organisation ausrichten kann.

Woraus besteht ein Qualitätsmanagementsystem?

Wollen Sie ein Qualitätsmanagementsystem einführen, müssen sie Ihre gesamte Organisation betrachten. Schon die Ist-Beschreibung verdeutlicht die wichtigsten Zusammenhänge für mehr Qualität. Folgende Faktoren stehen im Mittelpunkt:

1. Mitarbeiter: Welche Funktion muss ein Mitarbeiter in Bezug auf Qualität erfüllen? Welche Verantwortung trägt er im Qualitätsprozess? Wie kann er auf Fehler aufmerksam machen, ohne bereits einen konkreten Verbesserungsvorschlag parat zu haben? Welche Maßnahmen sind in seinem Verantwortungsbereich wichtig?
    
2. Prozesse und Tätigkeiten: Wie kunden- und qualitätsorientiert arbeitet Ihr Unternehmen insgesamt? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Welche Tätigkeiten fördern die Qualitätsziele, welche behindern sie? Wie müssen unterschiedliche Prozesse ineinandergreifen? Je klarer und eindeutiger die Vorgaben durch die oberste Leitung festgelegt werden, umso effizienter können die Prozesse gestaltet werden.
    
3. Methoden und Verfahren: Wie werden Qualitätsmerkmale ermittelt und bewertet? Wie kann ein Unternehmen seine Qualität bewahren und steigern? Welche Maßnahmen sind sinnvoll und erprobt? Welche fortlaufenden Anstrengungen sind unerlässlich?
    
4. Maschinen und Anlagen: Entsprechen Ausstattung und Funktionen den Anforderungen an die Produkt- und Prozessqualität? Greifen die (Produktions-)Abläufe perfekt ineinander?
    
5. Informationen und Wissen: Wie steht es um Ihr Wissensmanagement? Haben alle Beteiligten stets einen aktuellen Wissensstand? Können sie sich ungehindert austauschen und Informationen frei finden? Wie steht es um die Kommunikation der Qualitätsanstrengungen gegenüber Dritten (Anspruchsgruppen)?
    
6. Organisatorische Einheiten: Stehen unterschiedliche organisatorische Einheiten so miteinander in Verbindung, dass der Qualitätsprozess in allen Unternehmensteilen ungehindert funktioniert? QMS ist der ganzheitliche Blick auf die gesamte Organisation.
    
7. Systeme: Wie überträgt Ihr Unternehmen die internen Qualitätsprozesse auf andere Systeme (Gesetzgeber, Zulieferer, Branchenpartner etc.) und stellt so sicher, dass Qualität nicht an der Unternehmensgrenze aufhört?

All diese Aspekte spielen eine Rolle. Deshalb ist ein Qualitätsmanagementsystem keine Frage der Unternehmensgröße. Ein QMS ist immer sinnvoll. Mit zunehmender Unternehmensgröße und Komplexität wird es jedoch immer entscheidender für nachhaltigen Erfolg. Fehlt es, können Verantwortliche Qualitätsmaßnahmen nicht umfassend steuern.

Jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sollte wissen, ob und wie er einen Beitrag liefern kann, der letztlich dem Kunden zugutekommt. Je stärker die Anforderungen des Kunden im QM-System verankert werden, umso stärker trägt Ihr Managementsystem zum Erfolg bei.

Welche Vorteile hat ein Qualitätsmanagementsystem?

Die systematische Ausrichtung und Steuerung von unternehmerischen Abläufen und Prozessen führt zu mehr Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit. Denn Organisationen etablieren so funktionierende Qualitätsmanagementsysteme, die

• Organisation und Prozesse (erstmals) übersichtlich machen
• klare Verantwortlichkeiten festlegen
• Chancen verdeutlichen
• Risiken minimieren
• Kosten senken
• Wettbewerbsvorteile schaffen
• Wissen generieren, verteilen und bewahren
• das Image verbessern
• Zukunftsfähigkeit sichern
• Mitarbeiter motivieren und binden
• Kunden langfristig bewahren und entwickeln.

Bevor ein Qualitätsmanagementsystem diese Vorteile erzielen kann, müssen Sie die Anforderungen der Norm umsichtig in Ihrem Unternehmen etablieren. Eine Zertifizierung ist ein guter Anlass dafür.

Wie verläuft die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen?

Es gibt unterschiedliche Normen, nach denen sich Unternehmen zertifizieren lassen können. Zu den gängigsten gehören ISO 9001 sowie ISO 13485 (QMS für Medizinprodukte) oder IATF 16949 (Qualität in der Automobilindustrie). Mit einem Zertifikat können Sie nachweisen, dass Ihr QMS funktioniert, messbare Erfolge erzielt und ein lebendiger Teil der Unternehmensentwicklung ist – es ist der beste Nachweis für die Qualitätsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Eine neutrale Zertifizierungsstelle wie die DQS auditiert dafür Ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS) und untersucht es auf alle Aspekte, die ein funktionsfähiges QMS ausmachen. Das Zertifikat gilt für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel für drei Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums erfolgen Überwachungsaudits, die insbesondere darauf abzielen, kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen.

Vor Ablauf des Zertifikats müssen Sie sich einem erneuten Audit unterziehen, wenn Sie das Zertifikat weiterhin führen möchten. Damit stellen sie unter Beweis, dass Ihr Managementsystem als umfassenden und fortlaufenden Verbesserungsprozess begreifen.

Die Zertifizierung erfolgt in mehreren Schritten:

• Informationsgespräch über das Zertifikat, das Verfahren und die Anforderungen
• Angebot mit Aufstellung aller Kosten und Leistungen der Zertifizierungsstelle
• Optionales Voraudit als Probelauf und zur Identifizierung von Schwachstellen
• Systemanalyse und Bewertung der Dokumentation
• Umfassendes Audit inklusive Aufzeigen von Verbesserungspotential
• Bewertung, Bericht und Ausstellen des Zertifikats
• Jährliche Überwachungsaudits
• Rezertifizierung

Um vor Ort den größtmöglichen Nutzen erzielen zu können, wird jede Zertifizierung durch die DQS individuell geplant und auf die besonderen Gegebenheiten, Ihre Ziele und Erfolgsfaktoren abgestimmt. Am Anfang immer steht das gegenseitige Kennenlernen und ein aussagefähiges Angebot ohne versteckte Kosten.

Möchten auch Sie Ihr QM-System auf ein neues Level heben? Unsere erfahrenen DQS-Experten helfen Ihnen gerne weiter.

DQS – Vorreiterrolle bei der Zertifizierung von Managementsystemen

Die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) wurde 1985 durch DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V.) und DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) als Deutschlands erster Managementsystem-Zertifizierer gegründet.

Als einziger großer Zertifizierer fokussieren wir auf Managementsysteme und Prozesse. Damit nehmen wir seit Jahren eine Vorreiterrolle ein. So hat die DQS 1986 das deutschlandweit erste Zertifikat nach ISO 9001, der weltweit bedeutendsten Norm für Management­systeme, ausgestellt.

1991 wurde die DQS als erste Zertifizierungsstelle in Deutschland durch die damalige TGA GmbH (heute: Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, DAkkS) für ISO 9001/2/3 akkreditiert. Heute umfasst das Spektrum unserer Leistungen rund 200 internationale Regelwerke und nationale Standards. Dabei beginnt unser Anspruch stets dort, wo Checklisten enden. Nehmen Sie uns beim Wort!

Expertise und Vertrauen

Bitte beachten Sie: Unsere Beiträge und Materialien werden ausschließlich von unseren hausinternen Experten für Managementsysteme und langjährigen Auditoren verfasst. Sollten Sie Fragen an unsere Autoren zu den Inhalten haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.