System zarządzania jakością - osiągnij skuteczny QMS dzięki ISO 9001

SPIS TREŚCI

• System zarządzania jakością: Projektowanie procedur zorientowanych na proces
• System zarządzania jakością jako narzędzie zarządzania
• System zarządzania jakością według normy ISO 9001
• QMS: Jakie znaczenie ma norma ISO 9001 dla systemu zarządzania jakością?
• System zarządzania jakością: Wymagania normy
• Jakie są zadania systemu zarządzania jakością?
• Z czego składa się system zarządzania jakością?
• Jakie są zalety systemu zarządzania jakością?
• Jak wygląda proces certyfikacji systemów zarządzania jakością?
• DQS - pionierska rola w certyfikacji systemów zarządzania
• Doświadczenie i zaufanie

System zarządzania jakością: Projektowanie i organizacja zorientowane na proces

System zarządzania jakością zaczyna się w różnych miejscach. Twoja struktura organizacyjna, procedury, procesy i zasoby, które są niezbędne do spełnienia indywidualnych wymagań jakościowych w Twojej firmie.

Z pomocą profesjonalnego SZJ definiuje się warunki ramowe, które umożliwiają systematyczne zarządzanie jakością. Dzięki dokładnemu określeniu struktury organizacyjnej i procesów oraz realizacji wszystkich zadań związanych z jakością, zapewniasz lepszą koordynację, planowanie i pomiar zasobów oraz działań związanych z jakością.

Pomoże Ci w tym obowiązująca i uznawana na całym świecie "podstawowa" norma zarządzania jakością ISO 9001:2015, w skrócie ISO 9001. ISO to skrót od International Organization for Standardization (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna). 9001 to numer normy. 2015 oznacza, że norma została ostatnio zmieniona w 2015 roku.

Ta norma dotycząca systemów zarządzania jakością umożliwia ukierunkowane projektowanie wszystkich procesów w firmie. Biorąc pod uwagę oczekiwania klientów, wdrożenie normy ISO 9001 pozwala uniknąć marnotrawienia zasobów i umożliwia ciągłe doskonalenie procesów pod względem jakości.

ISO 9004: Wskazówki dotyczące osiągnięcia trwałego sukcesu

Przewodnik ISO 9004 stanowi również wsparcie w tym zakresie. Przewodnik nie jest samodzielną normą do certyfikacji, ale pomaga w osiągnięciu trwałego sukcesu i określeniu poziomu dojrzałości systemu zarządzania jakością.

W ten sposób firmy, które łączą pozytywne efekty obu norm, mogą nie tylko zwiększyć skuteczność i wydajność swoich procesów, ale także ułatwić codzienną pracę swoim pracownikom. Procesy pracy stają się po prostu bardziej wydajne.

System zarządzania jakością jako narzędzie zarządzania

Wprowadzenie dowolnego profesjonalnego systemu zarządzania służy połączeniu w sieć najważniejszych procesów biznesowych i zapewnieniu ich optymalnego współdziałania. Dzieje się tak dlatego, że problemy i możliwości są często ukryte właśnie w niefunkcjonującym współdziałaniu procesów.

Zarządzanie jakością, jak każdy system zarządzania, jest zatem profesjonalnym narzędziem dla kierownictwa najwyższego szczebla. Jako narzędzie zarządzania system zarządzania może zapewnić systematyczne podejście do planowania, kontrolowania, monitorowania i doskonalenia procesów(model Plan-Do-Check-Act). W ten sposób tworzy się przejrzystość, zmniejsza złożoność w firmie i zapewnia pewność działania.

Aby czerpać korzyści z systemu zarządzania, nie wystarczą jednak same chęci i wola. Trzeba być także konsekwentnym i wytrwałym w pracy.

System zarządzania jakością według normy ISO 9001

W związku z zarządzaniem jakością szczególne znaczenie ma obecnie seria norm ISO 9000ff. Formułuje ona wymagania i dostarcza konkretnych informacji o tym, jak należy tworzyć i rozwijać system zarządzania jakością w sensie ciągłego doskonalenia.

Profesjonalny system zarządzania jakością składa się z kilku podaspektów:

1. Wszystkie działania i decyzje związane z celami jakości,
2. wszystkich procesów i zasobów służących osiągnięciu tych celów, oraz
3. wszystkich elementów i osób odpowiedzialnych za kontrolę i zarządzanie pracą nad jakością.

QMS: Jakie znaczenie ma norma ISO 9001 dla systemu zarządzania jakością?

Seria norm ISO 9000ff. jest najbardziej znaną i uznawaną na całym świecie podstawą systemów zarządzania jakością. Norma ISO 9001 formułuje wymagania jakościowe dla wszystkich branż oraz wszystkich typów i rozmiarów organizacji.

Podkreśla, że każda firma może uczynić "jakość" kluczowym elementem swoich działań. ISO 9001 daje możliwość zaprojektowania systemu zarządzania indywidualnie i zgodnie z własnymi potrzebami. Wynika to z faktu, że norma określa, co należy regulować w ramach SZJ. Nie mówi jednak, w jaki sposób należy to zrobić.

Dlatego każdy system zarządzania jakością musi być unikalnie i precyzyjnie dostosowany do organizacji, aby zapewnić spełnienie wymagań klienta. W ten sposób jakość staje się podstawą wszystkich działań biznesowych.

System zarządzania jakością: wymagania normy

W normie określono uniwersalne wymagania dotyczące systemu zarządzania jakością:

1. Sukces przedsiębiorcy opiera się na zasadzie ciągłego doskonalenia zgodnie z cyklem PDCA.
2. Organizacja potrzebuje jasnych celów i strategii w zakresie jakości.
3. Procesy muszą być przejrzyste i skuteczne.
4. Wyniki muszą być mierzalne i udokumentowane.
5. Za jakość odpowiedzialny jest szczebel kierowniczy.
6. W centrum uwagi znajduje się cała firma i jej środowisko.

Od momentu wprowadzenia norma ta stale się rozwija. Rozwój ten uświadamia, jak bardzo zmieniła się koncepcja jakości. Podczas gdy w przeszłości koncentrowano się na wyrobach i wynikach, dziś skupia się na klientach i procesach.

Podstawą wdrożenia systemu QM jest uczynienie struktury organizacyjnej i procesów biznesowych przejrzystymi. W ten sposób można zidentyfikować i wyeliminować źródła błędów. Skuteczne zarządzanie firmą wymaga, aby była ona kierowana i zarządzana w sposób systematyczny i przejrzysty. Pomocny jest tu system zarządzania, który pomaga w ciągłym doskonaleniu wyników, uwzględniając oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron.

Aby to osiągnąć, w normie ISO 9000 opisano siedem zasad zarządzania jakością:

1. Orientacja na klienta
2. Przywództwo
3. Zaangażowanie ludzi
4. Podejście zorientowane na proces
5. Doskonalenie
6. Podejmowanie decyzji w oparciu o fakty
7. Zarządzanie relacjami

Jakie są zadania systemu zarządzania jakością?

Najważniejszym zadaniem systemu zarządzania jakością (SZJ) jest kontrola "pracy na rzecz jakości". Poza tym robi on jeszcze więcej. System ten...

1. Opisuje firmę pod względem jakości
2. Identyfikuje szanse i zagrożenia związane z wszystkimi działaniami firmy
3. Dokumentuje wzajemne powiązania i tworzy wiedzę
4. Łączy wszystkie istotne działy firmy.

Dzięki systematycznemu przyglądaniu się zadaniom i czynnikom związanym z jakością, poznasz swoją firmę z zupełnie nowej perspektywy. Procesy i procedury stają się bardziej przejrzyste i sprawne. Lepiej też reaguje na wyzwania i zmiany.

Jasny obraz organizacji ułatwia realizację najważniejszych zadań zarządzania jakością:

• Identyfikacja i opracowanie wszystkich celów przedsiębiorstwa
• Planowa koordynacja wszystkich procesów i zasobów w celu osiągnięcia celów
• Tworzenie wartości poprzez poprawę jakości
• Wiarygodne podejmowanie decyzji na szczeblu kierowniczym
• Zdolność do reagowania na wpływy zewnętrzne
• Lojalność klientów i lojalność pracowników

Te czynniki sukcesu są kluczowe dla każdej firmy. System zarządzania jakością zapewnia wyraźne hasło, konkretne argumenty oraz orientację. Jakość jako koncepcja nadrzędna i systemowa staje się wartością przewodnią, do której organizacja może się dostosować.

Z czego składa się system zarządzania jakością?

Chcąc wprowadzić system zarządzania jakością, trzeba wziąć pod uwagę całą organizację. Już sam opis aktualnej sytuacji wyjaśnia, jakie zależności są najważniejsze dla poprawy jakości. W centrum uwagi znajdują się następujące czynniki:

1. Pracownicy: Jaką funkcję musi pełnić pracownik w odniesieniu do jakości? Jaka jest ich odpowiedzialność w procesie rozwoju jakości? W jaki sposób może on zwrócić uwagę na błędy, nie mając pod ręką konkretnej propozycji poprawy? Jakie działania są ważne w ich obszarze odpowiedzialności?
2. Procesy i działania: W jaki sposób Twoja firma jest ogólnie zorientowana na klienta i jakość? Gdzie istnieje potrzeba poprawy? Które działania sprzyjają realizacji celów jakościowych, a które je utrudniają? W jaki sposób poszczególne procesy powinny być ze sobą powiązane? Im wyraźniej i bardziej jednoznacznie kierownictwo określi specyfikacje, tym skuteczniej można zaprojektować procesy.
3. Metody i procedury: W jaki sposób określa się i ocenia cechy jakościowe? W jaki sposób firma może utrzymać i podnieść swoją jakość? Które środki mają sens i zostały już wypróbowane? Jakie stałe wysiłki są niezbędne?
4. Maszyny i urządzenia: Czy urządzenia i ich funkcje spełniają wymagania dotyczące jakości produktów i procesów? Czy procesy (produkcyjne) są idealnie dopasowane?
5. Informacje i wiedza: Czy wszystkie osoby zaangażowane w proces zawsze posiadają aktualny poziom wiedzy? Czy mogą bez przeszkód wymieniać się informacjami i swobodnie je wyszukiwać? Co z komunikacją działań związanych z jakością do osób trzecich (interesariuszy)?
6. Jednostki organizacyjne: Czy różne jednostki organizacyjne są połączone w taki sposób, że proces jakości funkcjonuje bez przeszkód we wszystkich częściach firmy?
   Zarządzanie jakością jest holistycznym spojrzeniem na całą organizację.
7. Systemy: W jaki sposób firma przenosi wewnętrzne procesy jakościowe do innych systemów (ustawodawców, dostawców, partnerów przemysłowych itp.), aby jakość nie zatrzymywała się na granicy przedsiębiorstwa?

Wszystkie te aspekty odgrywają pewną rolę. Dlatego właśnie system zarządzania jakością nie jest kwestią wielkości firmy. SZJ zawsze ma sens. Jednak wraz ze wzrostem wielkości i złożoności firmy staje się on coraz bardziej kluczowy dla osiągnięcia trwałego sukcesu. Jeśli go zabraknie, osoby odpowiedzialne nie będą mogły w pełni kontrolować działań związanych z jakością.

Każdy pracownik firmy powinien wiedzieć, czy i w jaki sposób może wnieść wkład, który ostatecznie przyniesie korzyści klientowi. Im mocniej wymagania klienta są zakotwiczone w systemie zarządzania jakością, tym większy jest jego wkład w sukces.

Jakie są zalety systemu zarządzania jakością?

Systematyczne dostosowywanie i kontrolowanie procedur i procesów w firmie prowadzi do większej wydajności i niezawodności. Dzieje się tak dlatego, że organizacje tworzą sprawnie działające systemy zarządzania jakością, które

• Sprawiają, że organizacja i procesy stają się jasne (po raz pierwszy)
• Określają jasny zakres odpowiedzialności
• Wyjaśniają możliwości
• Minimalizują ryzyko
• Zmniejszają koszty
• Tworzenie przewagi konkurencyjnej
• Generowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie wiedzy
• Poprawić wizerunek
• Zapewnienie rentowności w przyszłości
• Motywowanie i zatrzymywanie pracowników
• Utrzymanie i rozwój klientów w perspektywie długoterminowej.

Zanim system zarządzania jakością będzie mógł osiągnąć te korzyści, należy dokładnie ustalić wymagania normy w swoim przedsiębiorstwie. Certyfikacja jest do tego dobrą okazją.

Jak przebiega proces certyfikacji systemów zarządzania jakością?

Istnieją różne normy, według których firmy mogą certyfikować swoje systemy zarządzania jakością. Do najbardziej popularnych należą ISO 9001, a także ISO 13485 (QM dla wyrobów medycznych) lub IATF 16949 (jakość w przemyśle motoryzacyjnym). Posiadając certyfikat, można udowodnić, że system zarządzania jakością działa, osiąga wymierne sukcesy i jest żywą częścią rozwoju firmy - to najlepszy dowód na to, że firma jest zdolna do zapewnienia jakości.

W tym celu neutralna jednostka certyfikująca, taka jak DQS , przeprowadza audyt systemu zarządzania jakością (QMS) i bada go pod kątem wszystkich aspektów składających się na funkcjonujący QMS. Certyfikat jest ważny przez określony czas, zwykle trzy lata. W tym okresie przeprowadza się audyty monitorujące, których szczególnym celem jest inicjowanie ciągłych udoskonaleń.

Przed wygaśnięciem certyfikatu należy poddać się nowemu audytowi, jeśli chce się go nadal posiadać. W ten sposób udowadniasz, że rozumiesz zarządzanie jakością jako kompleksowy i ciągły proces doskonalenia.

Certyfikacja odbywa się w kilku etapach:

• Spotkanie informacyjne na temat certyfikatu, procedury i wymagań.
• Wycena z wykazem wszystkich kosztów i usług jednostki certyfikującej
• Opcjonalny audyt wstępny jako próba działania oraz w celu zidentyfikowania słabych punktów
• Analiza systemu i ocena dokumentacji
• Audyt kompleksowy, w tym identyfikacja możliwości doskonalenia
• Ocena, raport i wydanie certyfikatu
• Coroczne audyty nadzoru
• Recertyfikacja

W celu osiągnięcia jak największych korzyści na miejscu, każda certyfikacja jest indywidualnie planowana przez DQS i dostosowywana do konkretnych okoliczności, celów i czynników sukcesu. Zawsze zaczynamy od wzajemnego poznania się i przedstawienia Państwu oferty informacyjnej bez ukrytych kosztów.

Czy Ty również chciałbyś podnieść swój system QM na nowy poziom? Nasi doświadczeni eksperci DQS z przyjemnością Ci pomogą.

DQS - Pionier w certyfikacji systemów zarządzania

Niemieckie Towarzystwo Certyfikacji Systemów Zarządzania (DQS) zostało założone w 1985 roku przez DGQ (Niemieckie Stowarzyszenie na rzecz Jakości) i DIN (Niemiecki Instytut Normalizacyjny) jako pierwsza niemiecka jednostka certyfikująca systemy zarządzania.

Jesteśmy jedyną dużą jednostką certyfikującą, która koncentruje się na systemach i procesach zarządzania. Dzięki temu od wielu lat odgrywamy pionierską rolę. Na przykład w 1986 roku DQS wydała pierwszy w Niemczech certyfikat zgodny z ISO 9001, najważniejszą na świecie normą dotyczącą systemów zarządzania.

W 1991 roku DQS była pierwszą jednostką certyfikującą w Niemczech, która otrzymała akredytację ISO 9001/2/3 od ówczesnej TGA GmbH (obecnie: Niemiecka Jednostka Akredytacyjna DAkkS). Obecnie spektrum naszych usług obejmuje około 100 międzynarodowych przepisów i norm krajowych. Nasze standardy zaczynają się zawsze tam, gdzie kończą się listy kontrolne. Trzymajcie nas za słowo!

Kompetencja i zaufanie

Uwaga: Nasze artykuły i materiały są pisane wyłącznie przez naszych wewnętrznych, wieloletnich ekspertów ds. systemów zarządzania i audytorów. Jeśli mają Państwo pytania do naszych autorów dotyczące treści, prosimy o kontakt. Czekamy na kontakt z Państwem.