Kvalitetsledningssystem - uppnå ett effektivt kvalitetsledningssystem med ISO 9001

INNEHÅLL

• System för kvalitetsledning: Utformning av processorienterade förfaranden
• Kvalitetsledningssystemet som ett ledningsverktyg
• Kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001-standarden
• QMS: Vilken betydelse har ISO 9001 för ert kvalitetsledningssystem?
• Kvalitetsledningssystem: Krav i standarden
• Vilka är uppgifterna för ett kvalitetsledningssystem?
• Vad består ett kvalitetsledningssystem av?
• Vilka är fördelarna med ett kvalitetsledningssystem?
• Vad är certifieringsprocessen för kvalitetsledningssystem?
• DQS - en pionjärroll när det gäller certifiering av ledningssystem.
• Sakkunskap och förtroende

System för kvalitetsledning: Processorienterad utformning och organisation

Ett kvalitetsledningssystem börjar i olika hörn. Din organisationsstruktur, förfaranden, processer och resurser som är nödvändiga för att uppfylla de individuella kvalitetskraven i ditt företag.

Med hjälp av ett professionellt QMS definierar du ramvillkoren som möjliggör en systematisk kvalitetshantering. Genom att exakt definiera den organisatoriska strukturen och processerna samt uppfyllandet av alla kvalitetsuppgifter ser du till att dina resurser och åtgärder som rör kvalitet kan samordnas, planeras och mätas bättre.

I detta kan ni få stöd av den internationellt giltiga och erkända "grundläggande" kvalitetsstyrningsstandarden ISO 9001:2015, eller förkortat ISO 9001. ISO står för Internationella organisationen för standardisering. 9001 är numret på standarden. 2015 betyder att standarden senast reviderades 2015.

Denna standard för QM-system möjliggör en målinriktad processorienterad utformning av alla företagets processer. Med hänsyn till kundernas förväntningar kan du genom att tillämpa ISO 9001 undvika slöseri med resurser av alla slag och utsätta dina processer för kontinuerlig förbättring när det gäller kvalitet.

ISO 9004: Vägledning för att uppnå hållbar framgång

ISO 9004-guiden ger också stöd här. Vägledningen är inte en fristående standard för certifiering, utan hjälper till att uppnå hållbar framgång och fastställa mognadsnivån för ditt kvalitetsledningssystem.

På så sätt kan företag som kombinerar de positiva effekterna av båda standarderna inte bara göra sina processer effektivare och mer ändamålsenliga, utan även underlätta det dagliga arbetet för sina anställda. Arbetsprocesserna blir helt enkelt effektivare.

Kvalitetsledningssystemet som ett ledningsverktyg

Införandet av ett professionellt ledningssystem tjänar till att nätverkslänka viktiga affärsprocesser och säkerställa att de samverkar optimalt. Detta beror på att problem och möjligheter ofta döljer sig just i ett icke-fungerande samspel mellan processerna.

Precis som alla andra ledningssystem är kvalitetsledning därför ett professionellt verktyg för den högsta ledningen. Som ett ledningsverktyg kan ett ledningssystem ge er ett systematiskt tillvägagångssätt för att planera, kontrollera, övervaka och förbättra processerna(Plan-Do-Check-Act-modellen). På detta sätt skapar du öppenhet, minskar komplexiteten i ditt företag och ger handlingsäkerhet.

För att dra nytta av ett ledningssystem räcker det dock inte med önskan och vilja. Du måste också vara konsekvent och uthållig i ditt arbete.

Kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001-standarden

I samband med kvalitetsledning är standardserien ISO 9000ff av särskild betydelse i dag. Den formulerar krav och ger konkret information om hur ett kvalitetsledningssystem ska inrättas och vidareutvecklas i syfte att ständigt förbättras.

Ett professionellt kvalitetsledningssystem består av flera delaspekter:

1. All verksamhet och alla beslut som rör kvalitetsmålen,
2. Alla processer och resurser för att uppnå målen.
3. Alla element och personer för kontroll och ledning av kvalitetsarbetet.

QMS: Vilken betydelse har ISO 9001 för ert kvalitetsledningssystem?

ISO 9000ff. serien av standarder är den mest kända och internationellt erkända grunden för kvalitetsledningssystem. ISO 9001 formulerar kvalitetskrav inom alla branscher och för alla typer och storlekar av organisationer.

Den betonar att alla företag kan göra "kvalitet" till kärnan i sina ansträngningar. ISO 9001 ger dig möjlighet att utforma ditt ledningssystem individuellt och enligt dina behov. Detta beror på att standarden specificerar vad som ska regleras inom ramen för ett QMS. Den säger dock inte hur detta ska göras.

Varje kvalitetsledningssystem måste därför vara unikt och exakt anpassat till din organisation för att säkerställa att kundernas krav uppfylls. På så sätt blir kvaliteten grunden för all din affärsverksamhet.

Kvalitetsledningssystem: krav i standarden

I standarden fastställs universella krav på kvalitetsledningssystemet:

1. Entreprenörskapets framgång bygger på principen om ständiga förbättringar enligt PDCA-cykeln.
2. Organisationen behöver tydliga kvalitetsmål och strategier.
3. Processerna måste vara öppna och effektiva.
4. Resultaten måste vara mätbara och dokumenterade.
5. Ledningsnivån är ansvarig för kvaliteten.
6. Hela företaget och dess omgivning står i fokus.

Sedan standarden infördes har den utvecklats kontinuerligt. Denna utveckling gör det tydligt hur mycket kvalitetsbegreppet har förändrats. Medan fokus tidigare låg på produkter och resultat, ligger fokus idag på kunder och processer.

Grundläggande för genomförandet av ett QM-system är att göra organisationsstrukturen och affärsprocesserna transparenta. På så sätt kan felkällor identifieras och elimineras. En framgångsrik ledning av ett företag förutsätter att det styrs och leds på ett systematiskt och tydligt sätt. Till hjälp här är ett ledningssystem som hjälper dig att kontinuerligt förbättra prestationerna samtidigt som du tar hänsyn till alla berörda parters förväntningar.

För att uppnå detta beskriver ISO 9000 de sju principerna för kvalitetsledning:

1. Kundorientering
2. Ledarskap
3. Människors delaktighet
4. Processorienterat tillvägagångssätt
5. Förbättring
6. Faktabaserat beslutsfattande
7. Förhållningssätt

Vilka är uppgifterna för ett kvalitetsledningssystem?

Den viktigaste uppgiften för ett kvalitetsledningssystem (QMS) är att kontrollera "kvalitetsarbetet". Utöver detta gör det mer. Det...

1. Beskriver ett företag i termer av kvalitet.
2. Identifierar möjligheter och risker i all företagets verksamhet.
3. Dokumenterar inbördes förhållanden och skapar kunskap.
4. kopplar samman alla relevanta företagsavdelningar.

Genom att systematiskt se på kvalitetsuppgifter och kvalitetsfaktorer lär du känna ditt företag ur ett helt nytt perspektiv. Processer och förfaranden blir öppnare och smidigare. Det reagerar också bättre på utmaningar och förändringar.

En tydlig bild av en organisation gör det lättare att uppfylla de viktigaste uppgifterna inom kvalitetsledning:

• Identifiering och utarbetande av alla företagets mål.
• Planerad samordning av alla processer och resurser för att uppnå målen.
• Skapande av värde genom kvalitetsförbättring.
• Tillförlitligt beslutsfattande för ledningsnivån
• Förmåga att reagera på yttre påverkan.
• Kundlojalitet och lojalitet hos de anställda

Dessa framgångsfaktorer är avgörande för alla företag. Systemet för kvalitetsledning ger en tydlig rubrik, konkreta argument och en orientering. Kvalitet som ett övergripande och systemiskt begrepp blir ett vägledande värde som organisationen kan anpassa sig till.

Vad består ett kvalitetsledningssystem av?

Om du vill införa ett kvalitetsledningssystem måste du tänka på hela din organisation. Redan beskrivningen av den nuvarande situationen klargör de viktigaste sammanhangen för mer kvalitet. Följande faktorer är centrala:

1. Anställda: Vilken funktion måste en anställd fylla när det gäller kvalitet? Vilket är deras ansvar i kvalitetsprocessen? Hur kan de uppmärksamma fel utan att redan ha ett konkret förbättringsförslag till hands? Vilka åtgärder är viktiga inom deras ansvarsområde?
2. Processer och verksamheter: Hur kund- och kvalitetsorienterat arbetar företaget överlag? Var finns det behov av förbättringar? Vilka verksamheter främjar kvalitetsmålen, vilka hindrar dem? Hur måste olika processer kopplas samman? Ju tydligare och otvetydigare specifikationerna definieras av den högsta ledningen, desto effektivare kan processerna utformas.
3. Metoder och förfaranden: Hur fastställs och utvärderas kvalitetsegenskaperna? Hur kan ett företag upprätthålla och öka sin kvalitet? Vilka åtgärder är meningsfulla och har prövats och testats? Vilka pågående insatser är nödvändiga?
4. Maskiner och utrustning: Uppfyller utrustningen och funktionerna kraven på produkt- och processkvalitet? Är (produktions)processerna perfekt samverkande?
5. Information och kunskap: Har alla inblandade alltid en aktuell kunskapsnivå? Kan de utbyta information utan hinder och hitta information fritt? Hur är det med kommunikationen av kvalitetsinsatser till tredje part (intressenter)?
6. Organisatoriska enheter: Är olika organisatoriska enheter sammankopplade på ett sådant sätt att kvalitetsprocessen fungerar obehindrat i alla delar av företaget?
   Kvalitetshantering är en helhetssyn på hela organisationen.
7. System: Hur överför ditt företag interna kvalitetsprocesser till andra system (lagstiftare, leverantörer, branschpartner osv.) för att säkerställa att kvaliteten inte stannar vid företagsgränsen?

Alla dessa aspekter spelar en roll. Därför är ett kvalitetsledningssystem inte en fråga om företagets storlek. Ett kvalitetsledningssystem är alltid vettigt. När ett företag växer i storlek och komplexitet blir det dock allt mer avgörande för hållbar framgång. Om det saknas kan de ansvariga inte kontrollera kvalitetsåtgärderna på ett heltäckande sätt.

Varje anställd i ditt företag bör veta om och hur han eller hon kan bidra med något som i slutändan gynnar kunden. Ju starkare kundens krav är förankrade i QM-systemet, desto större är systemets bidrag till framgång.

Vilka är fördelarna med ett kvalitetsledningssystem?

Den systematiska anpassningen och kontrollen av företagets förfaranden och processer leder till ökad effektivitet och tillförlitlighet. Detta beror på att organisationer inrättar fungerande kvalitetsledningssystem som

• Gör organisation och processer tydliga (för första gången).
• definierar tydliga ansvarsområden
• Tydliggör möjligheter.
• Minimerar risker.
• minska kostnaderna
• Skapa konkurrensfördelar.
• Skapa, sprida och bevara kunskap.
• Förbättra bilden
• Säkerställa framtida lönsamhet
• Motivera och behålla de anställda.
• Behålla och utveckla kunderna på lång sikt.

Innan ett kvalitetsledningssystem kan uppnå dessa fördelar måste du noggrant fastställa standardens krav i ditt företag. Certifiering är ett bra tillfälle för detta.

Hur går certifieringen av kvalitetsledningssystem till?

Det finns olika standarder som företag kan få sin kvalitetsledning certifierad enligt. Bland de vanligaste är ISO 9001 samt ISO 13485 (QM för medicintekniska produkter) eller IATF 16949 (kvalitet inom fordonsindustrin). Med ett certifikat kan du bevisa att ditt QMS fungerar, uppnår mätbara framgångar och är en levande del av företagets utveckling - det är det bästa beviset på ditt företags kvalitetsförmåga.

För detta ändamål granskar ett neutralt certifieringsorgan som DQS ditt kvalitetsledningssystem (QMS) och undersöker det med avseende på alla aspekter som utgör ett fungerande QMS. Certifikatet är giltigt under en viss tid, vanligtvis tre år. Under denna period genomförs övervakningsrevisioner med det särskilda syftet att inleda kontinuerliga förbättringar.

Innan certifikatet löper ut måste du genomgå en ny revision om du vill fortsätta att ha certifikatet. Genom att göra detta visar ni att ni förstår kvalitetsledning som en omfattande och kontinuerlig förbättringsprocess.

Certifieringen sker i flera steg:

• Informationsmöte om certifikatet, förfarandet och kraven.
• Offert med en förteckning över certifieringsorganets alla kostnader och tjänster.
• Valfri förhandsrevision som en provkörning och för att identifiera svaga punkter.
• Systemanalys och utvärdering av dokumentationen.
• Omfattande revision med identifiering av förbättringspotential.
• Utvärdering, rapport och utfärdande av certifikat.
• Årliga övervakningsrevisioner
• Omcertifiering

För att uppnå största möjliga nytta på plats planeras varje certifiering individuellt av DQS och anpassas till de specifika omständigheterna, dina mål och framgångsfaktorer. Vi börjar alltid med att lära känna varandra och ger dig ett informativt erbjudande utan dolda kostnader.

Vill du också höja ditt QM-system till en ny nivå? Våra erfarna DQS-experter hjälper dig gärna.

DQS - pionjär inom certifiering av ledningssystem

Den tyska föreningen för certifiering av ledningssystem (DQS) grundades 1985 av DGQ (German Association for Quality) och DIN (German Institute for Standardization) som Tysklands första organ för certifiering av ledningssystem.

Vi är det enda större certifieringsorgan som fokuserar på ledningssystem och processer. Därmed har vi spelat en pionjärroll i många år. År 1986 utfärdade DQS till exempel Tysklands första certifikat enligt ISO 9001, världens viktigaste standard för ledningssystem.

År 1991 var DQS det första certifieringsorganet i Tyskland som ackrediterades för ISO 9001/2/3 av dåvarande TGA GmbH (idag: det tyska ackrediteringsorganet DAkkS). I dag omfattar spektrumet av våra tjänster cirka 100 internationella bestämmelser och nationella standarder. Våra standarder börjar alltid där checklistorna slutar. Ta oss på orden!

Sakkunskap och förtroende

Observera: Våra artiklar och vårt material skrivs uteslutande av våra interna experter på ledningssystem och revisorer med många års erfarenhet. Om du har några frågor till våra författare om innehållet kan du kontakta oss. Vi ser fram emot att tala med dig.