Entegre bir yönetim sistemi (EYS), iki veya daha fazla yönetim sisteminin tek bir bütünsel sistemde birleştirilmesiyle karakterize edilir. Amaç, iç ve dış denetimlerde birden fazla çabadan kaçınmaktır. EYS'nin yarattığı sinerji, şirket içindeki fırsatlara ve risklere odaklanmayı da keskinleştirir.

Entegre Yönetim Sistemi Nedir?

Prensipte her şirketin bir yönetim sistemi vardır çünkü her şirket kendi kendini yönetir. Asıl soru, farklı alanlardaki gereksinimleri dikkate alan entegre bir yönetim sistemi mi, gerçekten bir standarda (örneğin ISO 9001) dayalı bir sistem mi, yoksa yalnızca geleneksel eylem dizilerinin mi olduğudur. 

İÇİNDEKİLER

  • Entegre yönetim sistemi: Çeşitlilikten sinerji yaratmak
  • Gereksinimleri nelerdir?
  • Karmaşıklık arttığında
  • Entegre bir yönetim sisteminin amacı nedir?
  • Entegre bir yönetim sisteminin temeli nedir?
  • Üst Düzey Yapı, entegre bir yönetim sistemine nasıl yardımcı olabilir?
  • Entegrasyona yönelik farklı yollar nelerdir?
  • Entegre bir yönetim sisteminin faydaları - Sonuç
  • Sadece Kaliteden Yararlanmak.

Integrated management system: Creating synergies from diversity

For an integrated management system (IMS), the multitude of management systems that companies have to manage today are combined and integrated as far as possible so that there is as little friction as possible and synergies are used optimally.

This means that the methods and instruments for complying with requirements from different areas are combined in a uniform structure. This serves corporate governance (management and monitoring of organizations) and is supported by a risk-based approach.

Entegre yönetim sistemi: Çeşitlilikten sinerji yaratmak

Birçok yönetim sistemi belirli gereksinimlere odaklanır:

  • Kalite, örn. ISO 9001
  • Çevre koruma, örn. ISO 14001
  • Enerji, örn. ISO 50001
  • İş sağlığı ve güvenliği, örn. ISO 45001
  • Bilgi güvenliği, Örn. ISO 27001
  • Kriz veya acil durum yönetimi, örn. ISO 22301
  • Risk yönetimi, örn. ISO 31000
  • KSS / Kurumsal Sosyal Sorumluluk, örn. SA8000
  • Çeşitli diğer sistemler, örn. sağlık, tıbbi cihazlar, yem veya patlama önleme

Böylece şirketler, normatif olarak düzenleyebilecekleri çok sayıda konu alanı ile karşı karşıya kalmaktadır. Ayrıca, çeşitli endüstrilerin IATF 16949 (otomotiv endüstrisi) veya EN/AS 9100 (havacılık) gibi özel düzenlemeleri vardır. Bunlar çoğunlukla kalite yönetimi için ISO 9001 gerekliliklerini derinleştirir ve uygulama bağlamında somutlaştırır.

Karmaşıklık arttığında

"Harvard Business Manager" tarafından yapılan bir araştırma, karmaşıklık derecesinin, yani bir şirketin iş hayatında karşılaması gereken sistemle ilgili gereksinimlerin sayısının 1955'ten bu yana altı kattan fazla arttığını gösteriyor. şirket, farklı süreç, arayüz, talimat, belge ve kararların sayısı 35 kat arttı. Bu, daha fazlasının eklendiğini, ancak hiçbir şeyin ortadan kaldırılmadığını gösteriyor.

Organizasyonel karmaşıklık düzeyi, gelirin yanı sıra çalışan verimliliğini de yavaşlatır. Bu nedenle, konu alanlarını çok fazla dahili idari çaba olmadan ve süreçlerin karmaşıklığını daha da artırmadan genişletmek için şirketlerin konuları nasıl entegre edeceklerini ve yönetim alanlarını modüler bir şekilde nasıl oluşturacaklarını düşünmeleri önemlidir. İdeal olarak bu, belge ihtiyacını ortadan kaldırır ve farklı konu alanları için tek tip bir sistemin kullanılmasına izin verir.

Entegre bir yönetim sisteminin amacı nedir?

IMS'nin amacı, çatışmaları çözmek, hedefleri koordine etmek ve açık, tercihen nitelenebilir spesifikasyonları sağlamak olmalıdır.

Ancak, farklı yönetim sistemlerinin yerine getirmesi gereken farklı gereksinimleri vardır. Bu bağlamda, dikkate alınması gereken amaç çatışmaları ortaya çıkabilir.

Bu noktada kuruluşlar hangi hedefin öncelikli olduğuna karar vermeli ve gerekirse başka bir hedefin geri planda kalmasına izin vermelidir. Örneğin, verimli süreç tasarımı perspektifinden mantıklı olacak çözümler, optimize edilmiş bir iş sağlığı ve güvenliği organizasyonuna arka koltukta oturmak zorunda kalacaktı. Burada şirketler, yönetim sistemlerinin belgelendirilmesi açısından da duruma göre kararlar vermelidir.

Entegre bir yönetim sisteminin temeli nedir?

Sağlam bir temel için tek tip bir süreç yönetim sistemine ihtiyaç vardır.

Çalışma araçları ve dokümantasyon biçimleri standartlaştırılmalıdır. Uygulama için yararlı olan, entegre bir yönetim sisteminin kurulmasından ve işletilmesinden kaynaklanan çeşitli ortak önlemlerin alınması, görevlerin kontrol edilip takip edilebilmesidir.  Diğer önemli süreçler daha sonra bu sağlam temel üzerine kurulur ve entegre edilir.

Üst Düzey Yapı, Entegre Yönetim Sistemine nasıl yardımcı olabilir?

Üst Düzey Yapı, sistemlerini modüler bir temelde kurmak isteyen şirketler için yararlı bir araçtır. Bunun nedeni, bu kapsayıcı temel yapının, yönetim sistemlerinin yapılarının normatif gereksinimlerinde birbirine karşılık gelmesini ve dolayısıyla daha kolay entegre edilebilmesini sağlamasıdır.

ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ve yeni ISO 45001:2018 standart revizyonlarında, diğer yönetim sistemi standartlarıyla uyumu iyileştirmek için bölüm yapısı ve bazı terminolojileri değiştirilmiştir. Bu nedenle, tüm önemli ISO yönetim sistemi standartları ortak temel yapıya tabidir. Diğer standartlar da gelecekte yeni Üst Düzey Yapıya uyum sağlayacaktır.

Her şeyden önce bu, şirket süreçlerinin gereksinimler doğrultusunda yeni veya değişen koşullara uyarlanabileceği anlamına gelir. Ve bu, şirketteki temel yapılara fazlalıklar ve tutarsızlıklar yüklemeden yapılır. Yeni standartların dikkate alınması gerekiyorsa süreçler kolayca genişletilebilir.

Bir EYS kurarken, kendinizi çalışanın yerine koymanız önemlidir. Buna göre, çalışanların günlük işlerinden gelen terimler ve süreçler kullanılmalıdır.

Entegrasyona yönelik farklı yollar nelerdir?
Planlama aşaması: İyi bir genel bakış

Planlama aşamasında, diğer şirketlerdeki entegrasyon projelerinden elde edilen deneyimi dahil etmek için harici bir danışmanlık firması dahil etmeye değer. Daha sonra gereksinim ve etkileşim analizi oluşturabilmek için tüm belgeler ve gereksinimler masaya yatırılır. Buna dayanarak, entegrasyonun ilk adım olarak nerelerde faydalı olduğu konusunda bir teşhis ortaya konur.

Entegre Yönetim Sistemi Çalıştayı: İç Denetim

Entegre yönetim sistemlerini denetlerken, özel zorluklar ve aynı zamanda çözümler vardır.  Denetim sürecinin rehberi ISO 19011'dir.

Tüm yönetim paydaşlarını dahil etmek ve bir entegrasyon ekibi oluşturmak zorunludur. Son olarak, hangi yönetim sisteminin başlatılacağını ve neyin ne zaman, nasıl ve nerede yapılacağını gösteren bir entegrasyon planı hazırlanır.

Kuruluş aşaması: Rotayı belirleme - avantajları güvence altına alma

Entegre bir yönetim sisteminin kurulum aşamasında, iç ve dış müşteriler gibi ilgili tarafların dahil edilmesi büyük önem taşımaktadır. Süreç tasarımı sırasında, daha sonra spesifikasyonlarla çalışmak zorunda kalacak olan merkezi kaynak olduklarından, çalışanları dahil etmek de önemlidir. Bir sonraki adım, belge kontrolü, iç denetimler, politika, hedefler ve temel performans göstergelerinin yanı sıra üst düzey eylem yönetiminin temel entegrasyonudur. Ardından, insan kaynakları alanındaki çeşitli konu alanlarının ele alınması, operasyonel süreçlerin entegre edilmesi, tedarik zinciri ve tedarikçilerin dahil edilmesi ve onlar için gereksinimlerin ayrıştırılması gelir.

İyileştirme aşaması

İyileştirme aşamasında kuruluş, daha önce metriklerini belirlediği sonuçları ilgili tarafların bakış açısıyla ölçer. İç ve dış denetimler yoluyla izleme önemlidir. Yönetimin kendisinin bir değerlendirme yapabileceği yönetim kontrolü de esastır. Bu, örneğin yıla yayılan küçük ölçekli yönetim değerlendirmeleri yoluyla yapılabilir. İyileştirme aşaması sırasında kuruluş, hangi diğer sistemleri entegre edeceğine ve hangi yönetim sistemleri için ayrıca belgelendirme isteyeceğine veya belgelendirmeye devam edeceğine karar verir.

Entegre bir yönetim sisteminin faydaları - Sonuç

Entegre bir yönetim sistemi (EYS), şirketle ilgili tüm konuları kapsayan bir süreç ortamına sahiptir. Bu nedenle sistem adım adım oluşturulmalıdır. Şirket, önce hangi alanların ve standartların entegre edileceğine ve hangi genişleme aşamalarının dahil edileceğine karar vermelidir. Aksi takdirde entegrasyon, organizasyonu ve çalışanlarını bunaltacaktır.

Bu süreçte yönetim desteği çok önemlidir. Kurum içindeki herkes, entegre yönetim sisteminin dolapta duran bir el kitabı olmadığını bilmelidir. Aksine, doğru kullanıldığında herkesin işini kolaylaştıran günlük bir çalışma aracıdır.

Bu da ilgili herkesin müşterilerin, yetkililerin ve diğer kilit tarafların temel gereksinimlerinin yeterince dikkate alındığını bilmenin güvenliğini sağlar.

Sormak istediğiniz bir şey var mı?


Bizimle İletişime Geçin
 

Sadece Kaliteden Yararlanmak.

1985 yılında ilk Alman yönetim sistemleri sertifika kuruluşu olarak kuruluşundan bu yana DQS, müşterilerinin sürdürülebilir başarısına kendini adamıştır. Değer katan denetimler ve müşteri odaklı konseptlerle, kuruluşlara iş mükemmelliğine gidene kadar eşlik ediyoruz.

Özellikle tam entegre yönetim sistemlerinin birleşik, eş zamanlı denetimi, temalar arası değerlendirme sinerjilerin kullanılmasına ve aynı zamanda etkileşimlere izin verdiği için sayısız fırsatlar sunar, ancak aynı zamanda farklı konular arasındaki çelişkiler de tanımlanabilir. Entegre yönetim sistemleri ile müşterilerimize faydalarını artırmak için denetçilerimizi seçerken ve eğitirken çoklu niteliklerine odaklanıyoruz: DQS denetçileri ortalama olarak en az üç düzenleme grubunu kapsar.

Sizinle konuşmayı dört gözle bekliyoruz.

Daha fazla göster
Daha az göster

Entegre Yönetim Sisteminde Çevre Yönetimi

Entegre yönetim sisteminde çevre yönetimi

Blog
umwelt-dqs-bepflanzte stufen
Loading...

Çevre Yönetim Sistemi - En İyi Kılavuz