Audyty IFS mogą być teraz przeprowadzane również częściowo zdalnie. Audyty IFS Broker mogą nawet odbywać się całkowicie zdalnie. Nowe regulacje obowiązują niezależnie od tego, jak rozwinie się pandemia COVID-19. Poniżej przedstawiamy nowe regulacje dotyczące IFS.
Tło
Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, wiele audytów certyfikacyjnych IFS nie mogło się odbyć z powodu ograniczeń w podróżowaniu. Przeprowadzanie audytów zdalnie nie wchodziło w grę, ponieważ nie pozwalały na to zasady certyfikacji. IFS opracował wówczas nową, opcjonalną procedurę: Zdalną Kontrolę Nadzoru. Kontrola w ramach zdalnego nadzoru nie skutkowała jednak przyznaniem akredytowanego certyfikatu. Jednak to właśnie tego potrzebowało wiele obiektów.
Następnie, w czerwcu 2020 r., dostosowano specyfikacje GFSI, które obecnie umożliwiają wprowadzenie lepszego, stałego rozwiązania w zakresie zdalnych audytów. W tym kontekście staje się jasne, dlaczego system IFS dopiero teraz będzie akceptował zdalne audyty.
Zdalne audyty dla standardu IFS Broker
Pierwszym standardem, który może być audytowany zdalnie, jest IFS Broker. Placówki posiadające certyfikat standardu IFS Broker mogą poprosić o przeprowadzenie zdalnego audytu. Audyt zdalny zastępuje coroczny audyt na miejscu. Przeprowadzenie zdalnego audytu IFS Broker nie jest obowiązkowe i może być przeprowadzone na podstawie umowy pomiędzy placówką a jednostką certyfikującą. Opcja zdalnego audytu dotyczy tylko audytów zapowiedzianych i najlepiej, jeśli jest przeprowadzana przez tego samego audytora, który przeprowadził ostatni audyt nadzoru lub audyt początkowy.
Jako pionier w dziedzinie zdalnych audytów, DQS jest obecnie gotowy do zdalnego przeprowadzania audytów według standardu IFS Broker.
Podzielone audyty dla innych standardów IFS
Ponieważ inne standardy IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) koncentrują się bardziej na dobrych praktykach produkcyjnych, nie będzie możliwe przeprowadzenie audytów certyfikacyjnych całkowicie zdalnie. Audytorzy nadal będą musieli odwiedzać zakłady na miejscu. IFS rozważa jednak możliwość przeprowadzenia audytu dzielonego, w którym tylko część całkowitego czasu audytu jest spędzana na miejscu. Pozostałą część stanowiłby audyt zdalny.
W przeciwieństwie do BRCGS i FSSC 22000, IFS wymaga, aby część auditu na miejscu została zakończona przed rozpoczęciem auditu zdalnego. Pozwala to audytorowi na uzyskanie lepszego przeglądu produktów, procesów i obiektów firmy.
Ponownie należy podkreślić, że audit dzielony jest opcjonalny i musi być uzgodniony pomiędzy zakładem a jednostką certyfikującą. Jednostka certyfikująca musi ocenić, czy przeprowadzenie części auditu na odległość stanowi ryzyko dla skuteczności auditu. Tylko ośrodki, które pozytywnie ocenią ryzyko, mogą przeprowadzać częściowe audyty zdalnie.
Przeprowadzanie audytów IFS Split - oto jak to działa
Część audytu IFS Split Audit przeprowadzana na miejscu może być zapowiedziana lub niezapowiedziana. Wersja niezapowiedziana daje organizacjom możliwość spełnienia wymogu GFSI, zgodnie z którym co trzeci audyt IFS musi być niezapowiedziany.
W części przeprowadzanej na miejscu muszą być obecni tylko ci pracownicy, którzy są odpowiedzialni za zapewnienie sprawnego działania i zgodności z przepisami oraz wymaganiami klienta w obszarze produkcji i obszarach pokrewnych. W kolejnej, zdalnej części audytu IFS, ustalane są stałe terminy rozmów z odpowiednimi pracownikami*, którzy nie byli obecni na miejscu podczas oceny.
Audyt na miejscu jest uzupełniany przez część zdalną. Obejmuje ona przegląd dodatkowych udokumentowanych informacji oraz dokładną kontrolę krzyżową dokumentacji i zapisów.
Audyt zdalny musi odbyć się w ciągu 14 dni od części stacjonarnej. Jednostka certyfikująca i firma audytowana muszą ustalić dogodny dla obu stron termin, tak aby wszyscy pracownicy lub członkowie kierownictwa, z którymi audytor musi jeszcze porozmawiać, byli dostępni.
Planowanie i przygotowanie do audytu IFS Split
Aby zaplanować audyt IFS Split Audit, należy podjąć następujące kroki:
- Firmy planujące audyt IFS Split Audit powinny wcześniej wyjaśnić ze swoimi klientami, czy certyfikat oparty na audycie IFS Split Audit zostanie zaakceptowany.
- Następnie firma, która ma być certyfikowana oraz jednostka certyfikująca muszą przeprowadzić ocenę ryzyka w celu ustalenia, czy przeprowadzenie IFS Split Audit jest technicznie możliwe.
- Wykorzystanie technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) podczas procesu oceny wymaga pisemnej umowy pomiędzy firmą a jednostką certyfikującą.
- Firma, która ma być certyfikowana, musi zapewnić, że wszystkie istotne dokumenty i zapisy są dostępne w formie cyfrowej.
- Dowiedz się, które wymagania są w pełni oceniane na miejscu, a które mogą być w pełni lub częściowo oceniane zdalnie. W każdym Standardzie i Liście Kontrolnej Programu Rynki Globalne, IFS podaje firmom i audytorom jasne wytyczne dotyczące przeprowadzania audytu IFS Split Audit. Listy kontrolne można pobrać tutaj.
Po zakończeniu audytu IFS Split Audit, jednostka certyfikująca dodaje do raportu z audytu IFS i certyfikatu IFS następujące zdanie: "Część oceny została przeprowadzona z wykorzystaniem ICT - Split Assessment". Zwiększa to przejrzystość dla klientów, dystrybutorów i innych zainteresowanych stron.
Newsletter DQS
Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!
Autor
Dr Thijs Willaert
Dr Thijs Willaert jest globalnym dyrektorem ds. usług zrównoważonego rozwoju. W tej roli jest odpowiedzialny za całe portfolio usług ESG firmy DQS. Jego obszary zainteresowań obejmują zrównoważone zamówienia, należytą staranność w zakresie praw człowieka i audyty ESG.
Loading...