Audit IFS sekarang juga dapat dilakukan sebagian dari jarak jauh. Audit IFS Broker bahkan dapat dilakukan sepenuhnya dari jarak jauh. Peraturan baru ini berlaku terlepas dari bagaimana pandemi COVID-19 berkembang. Berikut ini kami sajikan peraturan IFS yang baru.

Latar belakang

Ketika pandemi COVID-19 meluas, banyak audit sertifikasi IFS tidak dapat dilakukan karena pembatasan perjalanan. Melakukan audit dari jarak jauh bukanlah pilihan karena aturan sertifikasi tidak mengizinkannya. IFS kemudian mengembangkan prosedur opsional baru: Pemeriksaan Pengawasan Jarak Jauh. Namun, Pemeriksaan Pengawasan Jarak Jauh tidak menghasilkan sertifikat terakreditasi. Namun, inilah yang dibutuhkan banyak situs.

Kemudian, pada Juni 2020, spesifikasi GFSI diadaptasi, yang sekarang memungkinkan solusi permanen yang lebih baik dalam hal audit jarak jauh. Dalam konteks ini, menjadi jelas mengapa IFS sekarang hanya akan menerima audit jarak jauh.

Audit jarak jauh untuk standar IFS Broker

Standar pertama yang dapat diaudit dari jarak jauh adalah IFS Broker. Situs yang disertifikasi dengan standar IFS Broker dapat meminta audit jarak jauh. Audit jarak jauh menggantikan audit tahunan di tempat. Melakukan audit IFS Broker dari jarak jauh tidak wajib dan dapat dilakukan dengan kesepakatan antara situs dan lembaga sertifikasi. Opsi audit jarak jauh hanya berlaku untuk audit yang diumumkan dan idealnya dilakukan oleh auditor yang sama yang melakukan audit pengawasan terakhir atau audit awal.

Sebagai pionir di bidang audit jarak jauh, DQS kini siap melakukan audit sesuai Standar IFS Broker dari jarak jauh.

Audit terpisah untuk standar IFS lainnya

Karena standar IFS lainnya (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) lebih fokus pada praktik manufaktur yang baik, audit sertifikasi tidak akan mungkin dilakukan sepenuhnya dari jarak jauh. Auditor masih perlu mengunjungi situs di tempat. Namun, IFS sedang mempertimbangkan kemungkinan audit terpisah, di mana hanya sebagian dari total waktu audit yang dihabiskan di lokasi. Bagian lainnya adalah audit jarak jauh.

Tidak seperti BRCGS dan FSSC 22000, IFS mengharuskan bagian audit di tempat diselesaikan sebelum memulai audit jarak jauh. Hal ini memungkinkan auditor untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang produk, proses, dan fasilitas perusahaan.

Sekali lagi, harus ditekankan bahwa audit terpisah adalah opsional dan harus disepakati antara lokasi dan lembaga sertifikasi. Lembaga sertifikasi harus menilai apakah melakukan bagian dari audit dari jarak jauh menimbulkan risiko terhadap efektivitas audit. Hanya situs dengan penilaian risiko positif yang dapat melakukan audit parsial dari jarak jauh.

Melakukan Audit Terpisah IFS (IFS Split Audit) - Begini cara kerjanya

Bagian di tempat dari IFS Split Audit dapat diumumkan dan tidak diumumkan. Versi tanpa pemberitahuan memberi organisasi kesempatan untuk mematuhi persyaratan GFSI bahwa setiap audit IFS ketiga harus dilakukan tanpa pemberitahuan.

Untuk porsi di tempat, hanya karyawan yang bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasi dan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan pelanggan dalam produksi dan area terkait yang perlu hadir. Pada bagian jarak jauh berikutnya dari audit split IFS, janji tetap dibuat untuk melakukan wawancara dengan karyawan yang relevan* yang tidak berada di lokasi selama evaluasi.

Audit di tempat dilengkapi dengan bagian jarak jauh. Ini termasuk peninjauan informasi terdokumentasi lebih lanjut dan pemeriksaan silang dokumentasi dan catatan.

Audit jarak jauh harus dilakukan dalam waktu 14 hari dari porsi di tempat. Lembaga sertifikasi dan perusahaan yang diaudit harus menetapkan tanggal yang sesuai sehingga semua karyawan atau anggota manajemen yang masih perlu berbicara dengan auditor tersedia.

Perencanaan dan persiapan audit terpisah IFS

Anda perlu mengambil langkah-langkah berikut untuk merencanakan Audit Terpisah IFS:

  • Perusahaan yang merencanakan Audit Split IFS harus mengklarifikasi terlebih dahulu dengan pelanggan mereka apakah sertifikat berdasarkan IFS Split Audit akan diterima.
  • Selanjutnya, perusahaan yang akan disertifikasi dan lembaga sertifikasi harus melakukan penilaian risiko untuk menentukan apakah IFS Split Audit secara teknis memungkinkan.
  • Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) selama proses penilaian memerlukan kesepakatan tertulis antara perusahaan dan lembaga sertifikasi.
  • Perusahaan yang akan disertifikasi harus memastikan bahwa semua dokumen dan catatan yang relevan tersedia secara digital.
  • Cari tahu persyaratan mana yang sepenuhnya dinilai di tempat dan mana yang dapat dinilai sepenuhnya atau sebagian dari jarak jauh. Di setiap Daftar Periksa Standar dan Program Pasar Global, IFS memberikan panduan yang jelas kepada perusahaan dan auditor untuk melakukan Audit Terpisah IFS. Anda dapat mengunduh daftar periksa di sini.

Setelah menyelesaikan Audit Terpisah IFS, badan sertifikasi menambahkan kalimat berikut ke laporan audit IFS dan sertifikat IFS: "Part of the assessment was conducted using ICT - Split Assessment". Hal ini meningkatkan transparansi kepada pelanggan, distributor, dan pemangku kepentingan lainnya.

Penulis
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert adalah Direktur Global Layanan Keberlanjutan. Dalam perannya ini, beliau bertanggung jawab atas seluruh portofolio layanan ESG di DQS. Bidang minatnya meliputi pengadaan berkelanjutan, uji tuntas hak asasi manusia, dan audit ESG.

Loading...