IFS-revisioner kan nu även utföras delvis på distans. IFS Broker-revisioner kan till och med ske helt på distans. Denna nya bestämmelse gäller oavsett hur COVID-19-pandemin utvecklas. I det följande presenterar vi de nya IFS-bestämmelserna.
Bakgrund
När COVID-19 - pandemin bröt ut kunde många IFS-certifieringsrevisioner inte äga rum på grund av reserestriktioner. Att genomföra revisioner på distans var inget alternativ eftersom certifieringsreglerna inte tillät det. IFS utvecklade då ett nytt, frivilligt förfarande: Remote Surveillance Check. Fjärrkontrollen resulterade dock inte i ett ackrediterat certifikat. Detta var dock precis vad många anläggningar behövde.
I juni 2020 anpassades sedan GFSI-specifikationerna, vilket nu möjliggör en bättre, permanent lösning när det gäller fjärrkontroller. I detta sammanhang blir det tydligt varför IFS först nu kommer att acceptera fjärrkontroller.
Fjärrrevisioner för IFS Broker-standarden
Den första standarden som kan granskas på distans är IFS Broker. Webbplatser som är certifierade enligt IFS Broker-standarden kan begära en fjärrevision. Distansrevisionen ersätter den årliga revisionen på plats. Det är inte obligatoriskt att utföra en IFS Broker-granskning på distans, utan den kan utföras enligt överenskommelse mellan platsen och certifieringsorganet. Alternativet fjärrevision gäller endast för annonserade revisioner och utförs helst av samma revisor som utförde den senaste övervakningsrevisionen eller den inledande revisionen.
Som pionjär inom området för fjärrevisioner är DQS nu redo att utföra revisioner enligt IFS Broker-standarden på distans.
Uppdelade revisioner för andra IFS-standarder
Eftersom andra IFS-standarder (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) fokuserar mer på god tillverkningspraxis kommer det inte att vara möjligt att utföra certifieringsrevisioner helt på distans. Revisorerna kommer fortfarande att behöva besöka anläggningen på plats. IFS överväger dock möjligheten till en delad revision, där endast en del av den totala revisionstiden tillbringas på plats. Den andra delen skulle vara en revision på distans.
Till skillnad från BRCGS och FSSC 22000 kräver IFS att den del av revisionen som genomförs på plats ska vara slutförd innan distansrevisionen påbörjas. Detta gör det möjligt för revisorn att få en bättre överblick över företagets produkter, processer och anläggningar.
Återigen bör det betonas att den delade revisionen är frivillig och måste överenskommas mellan anläggningen och certifieringsorganet. Certifieringsorganet måste bedöma om det innebär en risk för revisionens effektivitet att genomföra en del av revisionen på distans. Endast anläggningar med en positiv riskbedömning kan genomföra delrevisioner på distans.
Utföra IFS-delade revisioner - så här fungerar det
Den del av IFS Split Audit som genomförs på plats kan vara både meddelad och oannonserad. Den oannonserade versionen ger organisationer möjlighet att uppfylla GFSI-kravet att var tredje IFS-revision måste vara oannonserad.
För delen på plats behöver endast de anställda som ansvarar för att säkerställa en smidig verksamhet och efterlevnad av regelverk och kundkrav i produktionen och relaterade områden vara närvarande. I den efterföljande distansdelen av den delade IFS-revisionen görs fasta möten för att genomföra intervjuerna med de relevanta anställda* som inte var på plats under utvärderingen.
Granskningen på plats kompletteras med distansdelen. Detta omfattar granskning av ytterligare dokumenterad information och en grundlig dubbelkontroll av dokumentation och register.
Fjärrkontrollen måste äga rum inom 14 dagar efter revisionen på plats. Certifieringsorganet och det granskade företaget måste fastställa ett datum som passar båda parter så att alla anställda eller medlemmar av ledningen som revisorn fortfarande behöver tala med är tillgängliga.
Planering och förberedelser för IFS Split-revisionen
Du måste vidta följande åtgärder för att planera en IFS Split Audit:
- Företag som planerar en IFS Split Audit bör i förväg klargöra med sina kunder om ett certifikat baserat på IFS Split Audit kommer att accepteras.
- Därefter måste det företag som ska certifieras och certifieringsorganet göra en riskbedömning för att avgöra om en IFS Split Audit är tekniskt möjlig.
- Användning av informations- och kommunikationsteknik (IKT) under bedömningsprocessen kräver ett skriftligt avtal mellan företaget och certifieringsorganet.
- Det företag som ska certifieras måste se till att alla relevanta dokument och register finns tillgängliga digitalt.
- Ta reda på vilka krav som bedöms helt och hållet på plats och vilka som helt eller delvis kan bedömas på distans. I varje standard och checklista för Global Markets Program ger IFS företag och revisorer tydliga riktlinjer för att genomföra en IFS Split Audit. Du kan ladda ner checklistorna här.
När IFS Split Audit har slutförts lägger certifieringsorganet till följande mening i IFS-revisionsrapporten och IFS-certifikatet: "En del av bedömningen genomfördes med hjälp av IKT - Split Assessment". Detta ökar transparensen för kunder, distributörer och andra intressenter.
Nyhetsbrev från DQS
Håll dig informerad och prenumerera på vårt nyhetsbrev!
Författare
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...