Les audits IFS peuvent désormais être réalisés partiellement à distance. Les audits IFS Broker peuvent même se dérouler entièrement à distance. Cette nouvelle réglementation s'applique indépendamment de l'évolution de la pandémie COVID-19. Dans ce qui suit, nous présentons les nouvelles réglementations IFS.

Contexte

Lorsque la pandémie COVID-19 a éclaté, de nombreux audits de certification IFS n'ont pu avoir lieu en raison des restrictions de voyage. La réalisation d'audits à distance n'était pas envisageable car les règles de certification ne le permettaient pas. L'IFS a alors développé une nouvelle procédure, facultative : le contrôle de surveillance à distance. Cependant, le contrôle de surveillance à distance n'a pas donné lieu à un certificat accrédité. Cependant, c'est exactement ce dont de nombreux sites avaient besoin.

Puis, en juin 2020, les spécifications de la GFSI ont été adaptées, ce qui permet désormais une meilleure solution permanente en termes d'audits à distance. Dans ce contexte, on comprend mieux pourquoi l'IFS n'accepte désormais que les audits à distance.

Audits à distance pour le standard IFS Broker

Le premier standard qui peut être audité à distance est le IFS Broker. Les sites certifiés selon le référentiel IFS Broker peuvent demander un audit à distance. L'audit à distance remplace l'audit annuel sur site. La réalisation d'un audit IFS Broker à distance n'est pas obligatoire et peut être réalisée par accord entre le site et l'organisme de certification. L'option d'audit à distance ne s'applique qu'aux audits annoncés et est idéalement réalisée par le même auditeur qui a réalisé le dernier audit de surveillance ou l'audit initial.

En tant que pionnier dans le domaine des audits à distance, DQS est désormais prêt à réaliser des audits à distance selon le référentiel IFS Broker.

Audits fractionnés pour les autres référentiels IFS

Comme les autres référentiels IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) se concentrent davantage sur les bonnes pratiques de fabrication, il ne sera pas possible de réaliser des audits de certification entièrement à distance. Les auditeurs devront toujours visiter le site sur place. Cependant, l'IFS envisage la possibilité d'un audit fractionné, où seule une partie du temps total de l'audit est passée sur site. L'autre partie serait un audit à distance.

Contrairement au BRCGS et au FSSC 22000, l'IFS exige que la partie de l'audit sur site soit terminée avant de commencer l'audit à distance. Cela permet à l'auditeur d'avoir une meilleure vue d'ensemble des produits, des processus et des installations de l'entreprise.

Une fois encore, il convient de souligner que l'audit fractionné est facultatif et doit faire l'objet d'un accord entre le site et l'organisme de certification. L'organisme de certification doit évaluer si le fait de réaliser une partie de l'audit à distance présente un risque pour l'efficacité de l'audit. Seuls les sites dont l'évaluation des risques est positive peuvent réaliser des audits partiels à distance.

Réalisation des audits IFS Split - Voici comment cela fonctionne

La partie sur site de l 'audit fractionné IFS peut être annoncée ou non. La version inopinée donne aux organisations la possibilité de se conformer à l'exigence de la GFSI selon laquelle un audit IFS sur trois doit être inopiné.

Pour la partie sur site, seuls les employés chargés de garantir le bon déroulement des opérations et la conformité aux exigences réglementaires et aux exigences des clients dans la production et les domaines connexes doivent être présents. Pour la partie à distance de l'audit IFS fractionné, des rendez-vous fixes sont fixés pour mener les entretiens avec les employés concernés* qui n'étaient pas sur place lors de l'évaluation.

L'audit sur site est complété par la partie à distance. Celle-ci comprend l'examen d'informations documentées supplémentaires et un contrôle croisé approfondi de la documentation et des enregistrements.

L'audit à distance doit avoir lieu dans les 14 jours suivant la partie sur site. L'organisme de certification et l'entreprise auditée doivent fixer une date qui convienne aux deux parties, afin que tous les employés ou membres de la direction avec lesquels l'auditeur doit encore s'entretenir soient disponibles.

Planification et préparation de l'audit IFS Split

Vous devez suivre les étapes suivantes pour planifier un audit IFS Split :

  • Les entreprises qui planifient un audit fractionné IFS doivent clarifier à l'avance avec leurs clients si un certificat basé sur l'audit fractionné IFS sera accepté.
  • Par la suite, l'entreprise à certifier et l'organisme de certification doivent procéder à une évaluation des risques afin de déterminer si un audit fractionné IFS est techniquement possible.
  • L'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) au cours du processus d'évaluation nécessite un accord écrit entre l'entreprise et l'organisme de certification.
  • L'entreprise à certifier doit s'assurer que tous les documents et enregistrements pertinents sont disponibles sous forme numérique.
  • Découvrez quelles exigences sont entièrement évaluées sur place et lesquelles peuvent être entièrement ou partiellement évaluées à distance. Dans chaque check-list du programme Standard et Global Markets, l'IFS donne aux entreprises et aux auditeurs des directives claires pour mener un audit fractionné IFS. Vous pouvez télécharger les check-lists ici.

A l'issue de l'audit fractionné IFS, l'organisme de certification ajoute la phrase suivante au rapport d'audit IFS et au certificat IFS : "Une partie de l'évaluation a été réalisée en utilisant l'ICT - Split Assessment". Cela permet d'accroître la transparence vis-à-vis des clients, des distributeurs et des autres parties prenantes.

Auteur
Dr. Thijs Willaert

Le Dr. Thijs Willaert est responsable du marketing et de la communication pour les secteurs du développement durable et de la sécurité alimentaire. Il est également auditeur pour l'audit externe des rapports de durabilité. Ses domaines d'intérêt comprennent la gestion de la durabilité, l'approvisionnement durable et la numérisation du paysage de l'audit.

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