As auditorias IFS agora também podem ser realizadas parcialmente remotamente. As auditorias da IFS Broker podem mesmo ser realizadas de forma completamente remota. Este novo regulamento aplica-se independentemente de como se desenvolve a pandemia COVID-19. A seguir apresentamos a nova regulamentação da IFS.
Antecedentes
Quando a COVID-19 - pandemia eclodiu, muitas auditorias de certificação IFS não puderam ser realizadas devido a restrições de viagem. Realizar auditorias remotamente não era uma opção porque as regras de certificação não o permitiam. A IFS desenvolveu então um novo procedimento opcional: a Verificação de Vigilância Remota. No entanto, a Verificação de Vigilância Remota não resultou num certificado acreditado. No entanto, isto é exactamente o que muitos locais precisavam.
Então, em junho de 2020, as especificações do GFSI foram adaptadas, o que agora permite uma solução melhor e permanente em termos de auditorias remotas. Neste contexto, torna-se claro porque a IFS só agora aceitará auditorias remotas.
Auditorias remotas para a norma IFS Broker
A primeira norma que pode ser auditada remotamente é a IFS Broker. Sites certificados para a norma IFS Broker podem solicitar uma auditoria remota. A auditoria remota substitui a auditoria anual no local. A realização de uma auditoria remota da IFS Broker não é obrigatória e pode ser realizada por acordo entre o local e o organismo de certificação. A opção de auditoria remota só se aplica às auditorias anunciadas e é idealmente realizada pelo mesmo auditor que realizou a última auditoria de acompanhamento ou auditoria inicial.
Como pioneira no campo de auditorias remotas, a DQS está agora pronta para realizar auditorias de acordo com a norma IFS Broker remotamente.
Dividir auditorias para as outras normas IFS
Como outras normas IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) concentram-se mais nas boas práticas de fabrico, não será possível realizar auditorias de certificação completamente remotamente. Os auditores precisarão ainda de visitar o site no local. No entanto, a IFS está a considerar a possibilidade de uma auditoria dividida, onde apenas uma parte do tempo total da auditoria é gasto no local. A outra parte seria uma auditoria remota.
Ao contrário da BRCGS e da FSSC 22000, a IFS exige que a parte da auditoria no local seja concluída antes de iniciar a auditoria remota. Isto permite ao auditor ter uma melhor visão geral dos produtos, processos e instalações da empresa.
Mais uma vez, deve ser enfatizado que a auditoria dividida é opcional e deve ser acordada entre o local e o organismo de certificação. O organismo de certificação deve avaliar se a realização de parte da auditoria à distância representa um risco para a eficácia da auditoria. Somente locais com uma avaliação de risco positiva podem realizar auditorias parciais remotamente.
Realização de auditorias parciais IFS - Aqui está como funciona
A parte in loco da Auditoria Dividida da IFS pode ser anunciada e sem aviso prévio. A versão não anunciada dá às organizações a oportunidade de cumprir com a exigência do GFSI de que cada terceira auditoria IFS deve ser anunciada sem aviso prévio.
Para a parte on-site, somente os funcionários responsáveis por garantir operações tranquilas e conformidade com os requisitos regulamentares e de clientes na produção e áreas relacionadas precisam de estar presentes. Na parte remota subsequente da auditoria dividida da IFS, são feitas marcações fixas para conduzir as entrevistas com os funcionários relevantes* que não estiveram presentes durante a avaliação.
A auditoria in loco é complementada pela parte remota. Isto inclui a revisão de informações adicionais documentadas e uma verificação cruzada completa de documentação e registos.
A auditoria remota deve ser realizada no prazo de 14 dias a partir da parte in loco. O organismo de certificação e a empresa auditada devem estabelecer uma data mutuamente conveniente para que todos os funcionários ou membros da gerência com os quais o auditor ainda precisa falar estejam disponíveis.
Planeamento e preparação da auditoria dividida da IFS
Você precisa tomar as seguintes medidas para planear uma auditoria dividida da IFS:
- As empresas que planeam uma auditoria dividida IFS devem esclarecer previamente com os seus clientes se um certificado baseado na auditoria dividida IFS será aceite.
- Posteriormente, a empresa a ser certificada e o organismo de certificação devem realizar uma avaliação de risco para determinar se uma Auditoria dividida IFS é tecnicamente possível.
- A utilização das tecnologias de informação e comunicação (TIC) durante o processo de avaliação requer um acordo escrito entre a empresa e o organismo de certificação.
- A empresa a ser certificada deve garantir que todos os documentos e registos relevantes estejam disponíveis digitalmente.
- Descobrir quais os requisitos que são totalmente avaliados no local e quais podem ser total ou parcialmente avaliados remotamente. Em cada Standard and Global Markets Program Checklist, a IFS fornece às empresas e auditores directrizes claras para a realização de uma Auditoria Split IFS. Você pode descarregar as listas de verificação aqui.
Após a conclusão da Auditoria Split IFS, o órgão de certificação acrescenta a seguinte frase ao relatório de auditoria IFS e ao certificado IFS: "Parte da avaliação foi conduzida usando ICT - Split Assessment". Isto aumenta a transparência para os clientes, distribuidores e outras partes interessadas.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert é o Director Global de Serviços de Sustentabilidade. Neste papel, é responsável pela totalidade do portfólio de serviços ESG da DQS. As suas áreas de interesse incluem aquisição sustentável, diligência devida de direitos humanos e auditorias ESG.
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