Auditi IFS-a sada se djelomično mogu provoditi i na daljinu. Auditi prema standardu IFS Broker mogu se čak odvijati u potpunosti na daljinu. Ova nova uredba primjenjuje se neovisno o razvoju pandemije COVID-19. U sljedećem članku predstavljamo nove propise IFS-a.

Pozadina

Kada je izbila pandemija COVID-19, mnogi certifikacijski auditi IFS-a nisu se mogli održavati zbog ograničenja putovanja. Provođenje audita na daljinu nije bilo moguće jer to certifikacijska pravila nisu dozvoljavala. IFS je tada razvio novu, neobaveznu proceduru: Nadzorna provjera na daljinu. Međutim, nadzornom provjerom na daljinu nije se mogao dobiti akreditirani certifikat. A to je ono što su mnoge lokacije zapravo trebale. 

Onda su u lipnju 2020. godine prilagođene specifikacije GFSI-ja, koje sada omogućuju bolje, trajno rješenje u smislu audita na daljinu. U tom kontekstu postaje jasno zašto će IFS tek sada prihvatiti audite na daljinu.

Auditi na daljinu za standard IFS Broker

Prvi standard za koji se može provoditi audite na daljinu je IFS Broker. Lokacije koje su certificirane prema standardu IFS Broker mogu zatražiti audit na daljinu. Audit na daljinu zamjenjuje godišnji audit na licu mjesta. Provođenje audita za standard IFS Broker na daljinu nije obavezno i može se izvesti po dogovoru između lokacije i certifikacijskog tijela. Opcija audita na daljinu odnosi se samo na najavljene audite i idealno je provodi isti auditor koji je proveo zadnji nadzorni ili inicijalni audit.

Kao predvodnik u području audita na daljinu DQS je sada spreman provoditi audite prema standardu IFS Broker na daljinu.

Podijeljeni auditi za druge standarde IFS-a

Budući da su standardi IFS-a (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) više usredotočeni na dobre proizvodne prakse, neće biti moguće provoditi certifikacijske audite potpuno na daljinu. Auditori će još uvijek morati posjetiti lokacije na licu mjesta. Međutim, IFS razmatra mogućnost podijeljenog audita, gdje se samo dio ukupnog vremena za audit provodi na lokaciji. Ostatak bi bio audit na daljinu.

Za razliku od standarda BRCGS i FSSC 22000, IFS zahtijeva da se dio audita na licu mjesta dovrši prije početka audita na daljinu. To auditoru omogućava da dobije bolji pregled proizvoda, procesa i objekata organizacije.

Treba opet naglasiti da podijeljeni audit nije obavezan i da se mora dogovoriti između lokacije i certifikacijskog tijela. Certifikacijsko tijelo mora procijeniti predstavlja li provođenje audita na daljinu rizik za učinkovitost audita. Samo lokacije s pozitivnom procjenom rizika mogu provesti djelomične audite na daljinu.

Provođenje podijeljenih audita IFS-a - Ovako to izgleda

Dio podijeljenog audita IFS-a koji se provodi na licu mjesta može biti najavljen i nenajavljen. Nenajavljena verzija organizacijama daje priliku za ispunjavanje zahtjeva GFSI-ja da svaki treći audit mora biti nenajavljen.

Na dijelu koji se provodi na licu mjesta moraju biti prisutni samo oni zaposlenici koji su odgovorni za osiguravanje nesmetanog rada i usklađenosti s regulatornim zahtjevima i zahtjevima kupaca u proizvodnji i povezanim područjima. Na daljnjem auditu na daljinu podijeljenog audita IFS-a, dogovaraju se termini za razgovore s relevantni, zaposlenicima* koji nisu bili na lokaciji za vrijeme evaluacije na licu mjesta.

Audit na daljinu nadopunjuje audit na licu mjesta. To uključuje pregled daljnjih dokumentiranih informacija i temeljitu unakrsnu provjeru dokumenata i zapisa.

Audit na daljinu mora se održati unutar 14 dana od dijela održanog na licu mjesta. Certifikacijsko tijelo i organizacija u kojoj se provodi audit moraju dogovoriti zajednički prikladan datum tako da su dostupni svi zaposlenici ili članovi uprave s kojima auditor još treba razgovarati.

Planiranje i priprema podijeljenog audita IFS-a 

Morate poduzeti sljedeće korake za planiranje podijeljenog audita IFS-a:

  • Organizacije koje planiraju podijeljeni audit IFS-a trebaju unaprijed razjasniti sa svojim kupcima hoće li prihvatiti certifikat izdan na temelju podijeljenog audita IFS-a.
  • Nakon toga organizacija u kojoj se provodi audit i certifikacijsko tijelo moraju provesti procjenu rizika kako bi utvrdili je li održavanje podijeljenog audita IFS-a tehnički moguće.
  • Upotreba informacijskih i komunikacijskih tehnologija (ICT) tijekom procesa procjene mora biti pismeno potvrđena između organizacije i certifikacijskog tijela.
  • Organizacija koju se certificira mora osigurati dostupnost svih relevantnih dokumenata i zapisa u digitalnom obliku.
  • Mora se jasno znati za koje se zahtjeve mora provesti potpuni audit na licu mjesta, a koji mogu biti predmet potpunog ili djelomičnog audita na daljinu. U svakoj kontrolnoj listi programa standarda ili globalnih tržišta IFS organizacijama i auditorima daje jasne smjernice za provođenje podijeljenog audita IFS-a. Ovdje može preuzeti kontrolne liste

Po završetku podijeljenog audita IFS-a certifikacijsko tijelo u izvještaj s audita i certifikat IFS-a dodaje sljedeću rečenicu: "Dio procjene proveden je korištenjem informacijsko-komunikacijske tehnologije - podijeljenog audita." To povećava transparentnost prema kupcima, distributerima i drugim dionicima.

Autor
Dr. Thijs Willaert

Dr. Thijs Willaert je Globalni direktor za usluge održivosti. Na ovome položaju odgovoran je za sve ESG usluge u DQS-u. Njegovo područje interesa i djelatnosti obuhvaća održivu nabavu, dužnu pažnju u području ljudskih prava i ESG audite.

Loading...