Dobili ste akcijski plan od svog auditora i ne znate točno kako dalje? Prije svega: ne brinite - odstupanja su uobičajena kod audita IFS-a i obično se mogu brzo riješiti. Sljedeći korak: pročitajte naš korisni vodič i saznajte sve što trebate znati.

Audit je gotov. Uskoro ćete dobiti preliminarni akcijski plan u .xls formatu, koji će vam vaš auditor dostaviti elektronskom poštom. U njega sada trebate unijeti ispravke i popravne radnje za svako odstupanje ili nesukladnost, uvijek s rokom, odgovornom osobom i statusom provedbe.

Svi ispravci i popravne radnje moraju biti prevedeni i na engleski jezik.

Koja je razlika između ispravka i popravne radnje? 

Ispravak je radnja koja ima za cilj kratkoročno ukloniti identificirano odstupanje i/ili nesukladnost. Popravna radnja ide dublje i ima za cilj ukloniti temeljni uzrok identificiranog odstupanja i/ili nesukladnosti. Znači, ispravak ima kratkoročni učinak, a popravna radnja dugoročni.

Koliko vremena imam za preliminarni akcijski plan?

Nakon što primite preliminarni akcijski plan, imate najviše četiri tjedna da ispunjeni plan vratite auditoru kao .cls datoteku i dostavite dokaz implementacije.

Provedba ispravaka

Ispravke treba provesti što je prije moguće. IFS navodi da najkasnije u roku od četiri tjedna od primitka preliminarnog akcijskog plana, dokazi o provedbi moraju biti potpuni i propisno dostavljeni certifikacijskom tijelu. Ako se taj rok ne ispoštuje, organizacija mora provesti puni inicijalni ili recertifikacijski audit IFS-a.

IFS i certifikacijskim tijelima daje kratke rokove za završetak procesa. Stoga je važno da svom auditoru pošaljete dokaz o provedbi najkasnije nakon tri tjedna, kako bi se mogle provesti sve naknadne radnje. Time se osigurava da se rok od četiri tjedna ne prekorači.

Što trebate znati o dokazima provedbe ispravaka:

Dokaz o provedbi ispravaka mora biti potkrijepljen stvarnom provedbom tih ispravaka, što je jedini način na koji auditor može odobriti akcijski plan. Dokaz mogu biti npr. fotografije ili skenirani dokumenti ovisno o vrsti odstupanja.

Fotografije dokaza ubacite u .doc datoteku, zajedno s objašnjenjem koji je ispravak proveden na određenoj fotografiji. Dokument onda spremite kao .pdf datoteku. Fotografije se ne šalju u originalnoj veličini, obično je dovoljna rezolucija od 75 dpi.

Kako bi osigurali da se dokazi mogu pravilno i brzo dodijeliti, datoteke nazovite na sljedeći način: Imeorganizacije_Ispravak_Izjava o točkama zahtjeva IFS-a, npr. Organizacija_Ispravak_IFS_2-2-1.

Sažetak odstupanja uvijek radite po pojedinoj mjeri, nemojte sva odstupanja navesti u jednoj datoteci.

Provedba popravnih radnji

Uspješna i održiva provedba popravnih radnji može trajati dulje od četiri tjedna. U .xls tablici navedite odgovarajuća obrazloženja zašto vam je potrebno više vremena za provedbu, te obrazložene prevedite na engleski jezik. Provedba popravnih radnji mora biti završena najkasnije do sljedećeg nadzornog audita IFS-a.

Autor
Constanze Illner

Constanze Illner

Loading...