U hebt van uw auditor een actieplan ontvangen en weet niet precies hoe u nu verder moet? Allereerst: geen stress - afwijkingen komen vaak voor bij IFS-audits en kunnen meestal snel worden opgelost. Volgende stap: lees onze handige gids en kom alles te weten wat u nu moet weten.
Het is zover, de audit is voorbij. Nu ontvangt u binnenkort een voorlopig actieplan in .xls-formaat, dat uw auditor u per e-mail zal toesturen. Daarin moet u nu de correcties en de corrigerende maatregelen voor elke afwijking of non-conformiteit invoeren, steeds voorzien van een deadline, een verantwoordelijke en de status van uitvoering.
Let op: alle correcties en corrigerende maatregelen moeten ook in het Engels worden vertaald.
Een corrigerende actie is een actie die erop gericht is een vastgestelde afwijking en/of non-conformiteit op korte termijn weg te werken. Een corrigerende actie gaat dieper en heeft tot doel de onderliggende oorzaak van een geconstateerde afwijking en/of non-conformiteit weg te nemen. Dus terwijl een corrigerende actie een kortetermijneffect heeft, heeft een bijsturende actie een langetermijneffect.
Zodra u het voorlopige correctieve actieplan hebt ontvangen, hebt u maximaal vier weken de tijd om het voltooide plan als .cls-bestand naar de auditor terug te sturen en bewijs van uitvoering in te dienen.
Correcties moeten zo snel mogelijk worden doorgevoerd. IFS geeft aan dat uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het voorlopige actieplan het bewijs van uitvoering compleet moet zijn en naar behoren moet zijn ingediend bij de certificatie-instelling. Als deze termijn niet wordt gehaald, moet het bedrijf een volledige initiële of hercertificeringsaudit van IFS ondergaan.
IFS geeft ook strakke deadlines voor certificeringsinstanties om het proces te voltooien. Het is daarom van belang dat u uw auditor uiterlijk na drie weken het bewijs van implementatie stuurt, zodat eventueel noodzakelijke vervolgwerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Dit zal ervoor zorgen dat de termijn van vier weken niet wordt overschreden.
Het bewijs van de uitvoering van correcties moet worden gestaafd door de daadwerkelijke uitvoering van de correctie; alleen op die manier kan de auditor het actieplan goedkeuren. Het bewijs kan worden geleverd met bijvoorbeeld foto's of gescande documenten, afhankelijk van het type afwijking.
Voeg de foto's over proefdrukken toe in een .doc bestand, samen met een uitleg, welke correctie werd uitgevoerd in de respectievelijke foto. Sla dit op als een .pdf. Let op dat u foto's niet in originele grootte meestuurt. Een resolutie van 75 dpi is meestal voldoende.
Om ervoor te zorgen dat de proefdrukken snel en correct kunnen worden toegewezen, verzoeken wij u de bestanden als volgt te benoemen: NaamBedrijf_Correctie_Aanmerking van IFS-eispunt(en), bijvoorbeeld VoorbeeldBedrijf_Correctie_IFS_2-2-1.
Zorg ervoor dat u de afwijkingen altijd per maatregel samenvat, combineer niet alle afwijkingen in één bestand.
Het succesvol en duurzaam uitvoeren van corrigerende maatregelen kan langer duren dan vier weken. Motiveer in de .xls-spreadsheet waarom u meer tijd nodig heeft voor de implementatie en let op dat deze motivering ook in het Engels vertaald moet worden. Uiterlijk vóór de volgende IFS-toezichtaudit moet de uitvoering van de corrigerende maatregelen hebben plaatsgevonden.
Constanze Illner is onderzoeks- en communicatiemedewerker op het gebied van duurzaamheid en voedselveiligheid. In deze functie houdt zij alle belangrijke ontwikkelingen op dit gebied in de gaten en informeert zij onze klanten via een maandelijkse nieuwsbrief. Ook modereert zij de jaarlijkse Sustainability Heroes conferentie.
