Intézkedési tervet kapott az auditorától, és nem tudja pontosan, hogyan tovább? Először is: Ne stresszeljen - az eltérések gyakoriak az IFS-ellenőrzések során, és általában gyorsan megoldhatóak. Következő lépés: olvassa el hasznos útmutatónkat, és tudjon meg mindent, amit tudnia kell.
Eljött az idő, az auditálásnak vége. Most rövidesen megkapja az előzetes intézkedési tervet Excel formátumban, amelyet az auditor e-mailben küld el Önnek. Ebbe kell most beírnia a javításokat és a korrekciós intézkedéseket minden egyes eltéréshez vagy nem megfelelőséghez, mindig határidővel, felelős személlyel és a végrehajtás állapotával ellátva.
Kérjük, hogy vegye figyelembe, hogy minden javítást és korrekciós intézkedést angolra is le kell fordítania.
Mi a különbség a korrekció
és a korrekciós intézkedés között?
A korrekciós intézkedés olyan intézkedés, amelynek célja az azonosított eltérés és/vagy nem megfelelőség rövid távú megszüntetése. A korrekciós intézkedés mélyebbre hatol, és célja az azonosított eltérés és/vagy nem megfelelőség kiváltó okának megszüntetése. Tehát míg a korrekciós intézkedés rövid távú, addig a javító intézkedés hosszú távú hatással bír.
Mennyi időm van a korrekciós intézkedésre vagy a korrekciós intézkedési tervre?
Miután megkapta az előzetes korrekciós intézkedési tervet, legfeljebb négy hét áll rendelkezésére, hogy a kitöltött tervet .cls fájlként visszaküldje az auditornak, és bizonyítékot nyújtson be a végrehajtásra.
A korrekciók végrehajtása
A korrekciókat a lehető leghamarabb végre kell hajtani. Az IFS előírja, hogy legkésőbb az előzetes intézkedési terv kézhezvételétől számított négy héten belül a végrehajtás bizonyítékának teljesnek kell lennie, és azt megfelelően be kell nyújtani a tanúsító szervezetnek. Ha ezt a határidőt nem tartják be, a vállalatnak teljes körű IFS alap- vagy újratanúsítási auditnak kell alávetnie magát.
Az IFS a tanúsító szervezetek számára is szoros határidőket szab a folyamat befejezésére. Ezért fontos, hogy legkésőbb három hét múlva megküldje az auditorának a megvalósításról szóló bizonyítékokat, hogy a szükséges utómunkálatokat el lehessen végezni. Ez biztosítja, hogy a négyhetes határidőt ne lépjék túl.
Amit a
korrekciók végrehajtásának igazolásáról tudni kell:
A korrekciók végrehajtásának bizonyítékát a korrekció tényleges végrehajtásával kell alátámasztani, az ellenőr csak így hagyhatja jóvá az intézkedési tervet. A bizonyítékot az eltérés típusától függően pl. fényképekkel vagy szkennelt dokumentumokkal lehet szolgáltatni.
Kérjük, hogy a bizonylatokról készült fényképeket egy .doc fájlba illessze be, azzal a magyarázattal együtt, hogy az adott fényképen milyen korrekciót hajtottak végre. Kérjük, ezt .pdf formátumban mentse el. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a fényképeket ne eredeti méretben küldje el. A 75 dpi felbontás általában elegendő.
Annak érdekében, hogy a korrektúrákat helyesen és gyorsan lehessen hozzárendelni, kérjük, a fájlokat a következőképpen nevezze el: NévVállalat_Korrekció_Az IFS követelménypont(ok), pl. SampleCompany_Correkció_IFS_2-2-1.
Kérjük, ügyeljen arra, hogy az eltéréseket mindig intézkedésenként foglalja össze, ne foglalja össze az összes eltérést egy fájlba.
Helyreállító intézkedések végrehajtása
A korrekciós intézkedések sikeres és fenntartható végrehajtása négy hétnél hosszabb időt vehet igénybe. Kérjük, az .xls táblázatban adjon megfelelő indoklást arra vonatkozóan, hogy miért van szüksége több időre a végrehajtáshoz, és vegye figyelembe, hogy ezt az indoklást angolra is le kell fordítani. Legkésőbb a következő IFS felügyeleti audit előtt a korrekciós intézkedések végrehajtásának meg kell történnie.
DQS hírlevél
Maradjon naprakész és iratkozzon fel hírlevelünkre!
Szerző
Constanze Illner
Constanze Illner kutatási és kommunikációs tisztviselő a fenntarthatóság és élelmiszerbiztonság területén. Ebben a pozícióban szemmel tartja az ezzel kapcsolatos összes fontos fejleményt, és havi hírlevélben tájékoztatja ügyfeleinket. Emellett ő moderálja az évente megrendezésre kerülő Fenntarthatósági Hősök konferenciát is.
Loading...