Avete ricevuto un piano d'azione dal vostro auditor e ora non sapete esattamente come procedere? Prima di tutto: non stressatevi - le deviazioni sono comuni negli audit IFS e di solito possono essere risolte rapidamente. Prossimo passo: leggete la nostra utile guida e scoprite subito tutto quello che dovete sapere.
Il momento è arrivato, l'audit è terminato. A breve riceverete un piano d'azione preliminare in formato .xls, che il vostro auditor vi invierà per e-mail. Ora dovrete inserirvi le correzioni e le azioni correttive per ogni deviazione o non conformità, complete di scadenza, riferimenti della persona responsabile e dello stato di attuazione.
Tutte le correzioni e le azioni correttive devono essere tradotte anche in inglese.
Qual è la differenza tra una correzione
e un'azione correttiva?
Una correzione è un'azione volta ad eliminare in tempi brevi una deviazione e/o una non conformità identificata. Un'azione correttiva va più in profondità e mira ad eliminare la causa principale di una deviazione e/o di una non conformità identificata. Mentre una correzione ha un effetto a breve termine, un'azione correttiva ha un effetto a lungo termine.
Quanto tempo ho a disposizione per il piano d'azione correttivo?
Una volta ricevuto il piano d'azione correttivo preliminare, avete un massimo di quattro settimane per restituire all'auditor il piano completato come file .cls e per presentare le prove di attuazione.
Implementare le correzioni
Le correzioni devono essere implementate il prima possibile. L'IFS specifica che, al più tardi entro quattro settimane dal ricevimento del piano d'azione preliminare, le prove di attuazione devono essere complete e presentate correttamente all'ente di certificazione. Se questa scadenza non viene rispettata, l'azienda deve essere sottoposta ad un audit IFS completo, iniziale o di ricertificazione.
L'IFS, per completare il processo, dà scadenze strette agli enti di certificazione. È quindi importante che inviate al vostro auditor, al più tardi dopo tre settimane, le prove di implementazione, in modo che possa essere svolto qualsiasi lavoro di follow-up necessario. Questo assicurerà che il termine di quattro settimane non venga superato.
Cosa dovete sapere sull'evidenza dell'implementazione delle correzioni:
La prova dell'implementazione delle correzioni deve essere supportata dall'effettiva implementazione della correzione, che è l'unico modo in cui l'auditor può approvare il piano d'azione. Le prove possono essere fornite, ad esempio, con foto o documenti scansionati, a seconda del tipo di deviazione.
Le foto delle prove devono essere inserite in un file .doc, insieme ad una spiegazione ed a quale correzione è stata implementata nella rispettiva foto. Occorre poi salvare questo file come .pdf. Tali foto non vanno inviate in formato originale. Una risoluzione di 75 dpi è solitamente sufficiente.
Per garantire che le prove di stampa possano essere assegnate correttamente e rapidamente, si prega di nominare i file come segue: NomeAzienda_Correzione_Dichiarazione del/i punto/i di requisito IFS, ad esempio CampioneAzienda_Correzione_IFS_2-2-1.
Assicuratevi di riassumere sempre le deviazioni per misura, non inserite tutte le deviazioni in un unico file.
Attuare le azioni correttive
L'implementazione efficace e sostenibile di azioni correttive può richiedere più di quattro settimane. Si prega di fornire un'adeguata giustificazione nel foglio di calcolo .xls sul motivo per cui avete bisogno di più tempo per l'attuazione e notare che questa giustificazione deve anche essere tradotta in inglese. Al più tardi prima del prossimo audit di sorveglianza IFS, l'attuazione delle azioni correttive deve aver avuto luogo.
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Autore
Constanze Illner
Constanze Illner
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