Anda telah menerima rencana tindakan dari auditor Anda dan tidak tahu persis bagaimana melanjutkannya sekarang? Pertama-tama: Jangan tertekan - penyimpangan sering terjadi dalam audit IFS dan biasanya dapat diselesaikan dengan cepat. Langkah selanjutnya: baca panduan bermanfaat kami dan temukan semua yang perlu Anda ketahui sekarang.
Waktunya telah tiba, audit selesai. Sekarang Anda akan segera menerima rencana tindakan awal dalam format .xls, yang akan dikirimkan oleh auditor Anda melalui email. Di dalamnya, Anda sekarang harus memasukkan koreksi dan tindakan korektif untuk setiap penyimpangan atau ketidaksesuaian, selalu dilengkapi dengan tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab dan status implementasi.
Harap dicatat bahwa semua koreksi dan tindakan korektif juga harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris.
Apa perbedaan antara koreksi dan tindakan korektif?
Tindakan korektif adalah tindakan yang ditujukan untuk menghilangkan penyimpangan dan/atau ketidaksesuaian yang teridentifikasi dalam jangka pendek. Tindakan korektif lebih dalam dan bertujuan untuk menghilangkan akar penyebab dari penyimpangan dan/atau ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Jadi sementara tindakan korektif memiliki efek jangka pendek, tindakan korektif memiliki efek jangka panjang.
Berapa banyak waktu yang saya miliki untuk tindakan korektif atau rencana tindakan korektif?
Setelah Anda menerima rencana tindakan korektif awal, Anda memiliki waktu maksimal empat minggu untuk mengembalikan rencana yang telah selesai kepada auditor sebagai file .cls dan mengirimkan bukti implementasi.
Terapkan koreksi
Koreksi harus dilaksanakan sesegera mungkin. IFS menetapkan bahwa dalam waktu paling lambat empat minggu sejak diterimanya rencana tindakan pendahuluan, bukti pelaksanaan harus lengkap dan diserahkan dengan benar ke lembaga sertifikasi. Jika tenggat waktu ini tidak terpenuhi, perusahaan harus menjalani audit awal atau sertifikasi ulang IFS penuh.
IFS juga memberikan tenggat waktu yang ketat bagi lembaga sertifikasi untuk menyelesaikan prosesnya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengirimkan bukti implementasi kepada auditor Anda setelah paling lambat tiga minggu, sehingga setiap pekerjaan tindak lanjut yang diperlukan dapat dilakukan. Ini akan memastikan bahwa tenggat waktu empat minggu tidak terlampaui.
Apa yang perlu Anda ketahui tentang bukti pelaksanaan koreksi:
Bukti pelaksanaan koreksi harus didukung oleh pelaksanaan koreksi yang sebenarnya, yang merupakan satu-satunya cara auditor dapat menyetujui rencana tindakan. Bukti dapat diberikan dengan mis. foto atau dokumen yang dipindai, tergantung pada jenis penyimpangan.
Harap masukkan foto tentang bukti ke dalam file .doc, bersama dengan penjelasan, koreksi mana yang diterapkan di foto masing-masing. Harap simpan ini sebagai .pdf. Harap dicatat bahwa Anda tidak mengirim foto dalam ukuran asli. Resolusi 75 dpi biasanya cukup.
Untuk memastikan bahwa bukti dapat diberikan dengan benar dan cepat, beri nama file sebagai berikut: NamaPerusahaan_Koreksi_Pernyataan poin persyaratan IFS, mis. ContohPerusahaan_Koreksi_IFS_2-2-1.
Pastikan untuk selalu meringkas deviasi per tindakan, jangan gabungkan semua deviasi menjadi satu file.
Menerapkan tindakan korektif
Menerapkan tindakan korektif dengan sukses dan berkelanjutan dapat memakan waktu lebih dari empat minggu. Harap berikan justifikasi yang memadai dalam spreadsheet .xls tentang mengapa Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk penerapan dan perhatikan bahwa justifikasi ini juga harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Paling lambat sebelum audit surveilans IFS berikutnya, pelaksanaan tindakan korektif harus sudah dilakukan.
Buletin DQS
Tetap terinformasi dan berlangganan buletin kami!
Penulis
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) adalah Petugas Penelitian dan Komunikasi di bidang keberlanjutan dan keamanan pangan. Dalam posisi ini, dia mengawasi semua perkembangan penting dalam konteks ini dan memberi tahu klien kami dalam buletin bulanan. Dia juga menjadi moderator konferensi tahunan Sustainability Heroes.
Loading...