Sie haben von ihrem Auditor oder ihrer Auditorin einen Maßnahmenplan erhalten und wissen nicht genau, wie Sie nun vorgehen sollen? Zunächst einmal: Kein Stress – Abweichungen kommen im IFS Audit häufig vor und können in der Regel schnell behoben werden. Nächster Schritt: Lesen Sie unsere Hilfestellung und erfahren Sie alles, was Sie nun wissen müssen.
Es ist soweit, das Audit ist überstanden. Nun erhalten Sie in Kürze einen vorläufigen Maßnahmenplan im Excel-Format, den Ihnen ihr Auditor oder ihre Auditorin per Mail zusendet. Darin sollen Sie nun für jede Abweichung oder Nichtkonformität die Korrekturen und die Korrekturmaßnahmen eintragen, immer mit einer Frist, einer verantwortlichen Person und dem Status der Umsetzung versehen.
Bitte beachten Sie, dass alle Korrekturen und Korrekturmaßnahmen auch ins Englische übersetzt werden müssen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Korrektur
und eine Korrekturmassnahme
Eine Korrektur ist eine Maßnahme, die darauf abzielt, eine festgestellte Abweichung und/oder Nichtkonformität kurzfristig zu beseitigen. Eine Korrekturmaßnahme geht tiefer und zielt darauf ab, die Ursache einer festgestellten Abweichung und/oder Nichtkonformität zu beseitigen. Während eine Korrektur also kurzfristig wirkt, wirkt eine Korrekturmaßnahme langfristig.
Wie viel Zeit habe ich für die Korrekturen oder
Korrekturmassnahme
Sobald Sie den vorläufigen Maßnahmenplan erhalten haben, haben Sie maximal vier Wochen Zeit, dem Auditor oder der Auditorin den ausgefüllten Plan als Excel-Datei zurückzusenden und die Nachweise über die Implementierung vorzulegen.
Korrekturen umsetzen
Die Umsetzung der Korrekturen soll schnellstmöglich erfolgen. IFS gibt vor, dass spätestens innerhalb von vier Wochen nach Erhalt des vorläufigen Maßnahmenplans die Nachweise über die Implementierung vollständig und ordnungsgemäß bei der Zertifizierungsstelle vorliegen müssen. Wird diese Frist nicht eingehalten, muss sich das Unternehmen einem vollständigen IFS Erst- oder Rezertifizierungsaudit unterziehen.
Auch für die Zertifizierungsstellen gibt IFS knappe Fristen zum Abschluss des Vorgangs vor. Es ist daher wichtig, dass Sie ihrem Auditor oder ihrer Auditorin spätestens nach drei Wochen die Nachweise über die Implementierung zusenden, um gegebenenfalls erforderliche Nacharbeiten vornehmen zu können. So kann sichergestellt werden, dass die vierwöchige Frist nicht überschritten wird.
Was Sie über die Nachweise zur Umsetzung von
Korrekturen wissen müssen:
Nachweise über die Ausführung der Korrekturen müssen mit der tatsächlichen Umsetzung der Korrektur belegt werden, nur so kann der Auditor oder die Auditorin den Maßnahmenplan freigeben. Nachweise können je nach Art der Abweichung z.B. mit Fotos oder eingescannten Dokumenten erfolgen.
Die Fotos über Nachweise fügen Sie bitte in eine Word-Datei ein, zusammen mit einer Erläuterung, welche Korrektur in dem jeweiligen Foto umgesetzt wurde. Diese speichern Sie bitte als PDF ab. Bitte beachten Sie, dass Sie Fotos nicht in Originalgröße versenden. Eine 75 dpi Auflösung reicht in der Regel aus.
Damit die Nachweise korrekt und zügig zugeordnet werden können, benennen Sie die Dateien bitte folgendermaßen: NameUnternehmen_Korrektur_Angabe des/der IFS-Anforderungspunkte(s), z.B. Musterfirma_Korrektur_IFS_2-2-1.
Bitte achten Sie darauf, die Abweichungen immer pro Maßnahme zusammenzufassen, nicht sämtliche Abweichungen in einer Datei zusammenfassen.
Korrekturmassnahmen umsetzen
Korrekturmaßnahmen erfolgreich und nachhaltig zu implementieren kann länger dauern als vier Wochen. Begründen Sie bitte in der Excel-Tabelle angemessen, warum sie mehr Zeit für die Umsetzung benötigen und beachten Sie, dass diese Begründung auch ins Englische übersetzt werden muss. Spätestens vor dem nächsten IFS Überwachungsaudit muss die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen erfolgt sein.
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Autor
Constanze Illner
Constanze Illner (sie/ihr) ist Research und Kommunikationsbeauftragte im Bereich Nachhaltigkeit und Lebensmittelsicherheit. In dieser Position behält sie alle wichtigen Entwicklungen in diesem Zusammenhang im Auge und informiert unsere Kundschaft in einem monatlichen Newsletter. Außerdem moderiert sie die alljährliche Sustainability Heroes Konferenz.
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