IFS Logistics Version 3: Alles was Sie über die Revision wissen müssen

Was war notwendig?

Der Standard muss aktuelle Anforderungen berücksichtigen, die gefordert werden von:

• IFS Logistics Doktrin,
• IFS-Logistics Multi-Site-Leitfaden,
• Gesetzen,
• Codex Alimentarius,
• GFSI Leitfaden und dem Benchmark-Verfahren für „Storage and Distribution“,
• ISO 22003-2:2022 (Lebensmittelsicherheit - Teil 2: Anforderungen an Stellen die Produkte, Verfahren und Dienstleistungen bewerten und zertifizieren, einschließlich eines Audits des Lebensmittelsicherheitssystems,
• ISO/IEC 17065:2012 (Konformitätsbewertung - Anforderungen an Stellen, die Produkte, Prozesse und Dienstleistungen zertifizieren)

Außerdem wurde mit dieser neuen Version die Kapiteleinteilung wie im IFS Food 8 angeordnet, um sicherzustellen, dass dieser Standard nun kompatibel mit den anderen IFS-Standards ist.

Hinweis: Da der IFS Logistics 3 zurzeit nur in englischer Sprache verfügbar ist, wurde für diese Erläuterung eine deutsche Übersetzung erstellt, die sich möglicherweise von der demnächst erscheinenden Übersetzung durch die IFS Management GmbH unterscheiden kann. Jedoch ist die englische Version immer die maßgebliche. Hier können Sie den englischen IFS Logistics 3 Standard herunterladen.

Wichtige Änderungen der Anforderungen von Version 2.3 zu Version 3

Der IFS Logistics 3 Standard besteht aus vier Teilen:

Teil 1 IFS Logistics Zertifizierungsprotokoll

Teil 2 IFS Logistics Auditcheckliste – Liste der IFS Logistics Auditanforderungen

Teil 3 Anforderungen an Akkreditierungsstellen, Zertifizierungsstellen und Auditoren – IFS-Akkreditierungs- und Zertifizierungsprozess

Teil 4 Berichtswesen, IFS-Software und IFS-Datenbank

Anlagen

Im Folgenden soll lediglich auf die Änderungen in Teil 1 und 2 eingegangen werden, die hauptsächlich die Unternehmen betreffen. Anpassungen, die in den Teilen 3 und 4 vorgenommen wurden - diese beschreiben die Anforderungen an Akkreditierungsstellen, Zertifizierungsstellen, Auditoren, Berichte und die IFS Software sowie die Anlagen - werden im Folgenden nicht betrachtet.  

Änderungen in Teil 1 IFS Logistics Zertifizierungsprotokoll

In Teil 1 der IFS Logistic Revision erfolgte eine neue Kapiteleinteilung. Version 3 besteht jetzt aus vier Teilen, der Teil 5 zu unangekündigten Audits der Version 2.3 wurde in Teil 1 integriert.

Der Geltungsbereich des Standards beschreibt die Anforderungen an Qualität und Sicherheit von Logistikaktivitäten wie z. B. Transport, Lagerung, Distribution, Be- und Entladung und schließt jetzt zusätzlich ein:

• kurzfristige Lagerung,
• Transport von Containern,
• logistische Bearbeitungsdienstleistungen.

Außerdem werden Beispiele der besonderen Bedingungen für den Ausschluss vom Auditumfang genannt (Ausschlussregel).

In der zugehörigen Anlage 3 zu Produktscopes und Produktgruppen wird eine übersichtliche Tabelle der zugelassenen Produkte aufgeführt:

1 Lebensmittel

2 Haushalts- und Körperpflegeprodukte

3 Verpackungsmaterialien

4 Diverse Non-Food-Produkte

Neu ist eine Erweiterung auf Futtermittel und kurzfristige Bearbeitungsdienstleistungen in der Betriebsstätte, wie z.B. einfache Sortierung von Obst und Gemüse nach qualitativen Aspekten oder Etikettierung.

Die Auditmindestdauer beträgt weiterhin einen Tag, wobei mindestens 50 % der Gesamtauditdauer für die Bewertung vor Ort vorgesehen ist.

Die Auditzeitfenster haben sich nicht geändert. Je nach Zertifizierungsstatus und ­-zyklus des Logistikstandorts werden verschiedene Arten von Audits durchgeführt:

Erstaudit (initial audit): sowohl angekündigt als auch unangekündigt,

Überwachungsaudit (recertification audit): sowohl angekündigte, als auch unangekündigte Erneuerung der Zertifizierung,

Ergänzungsaudit (follow-up audit): ein angekündigtes vor-Ort-Audit, wenn das Ergebnis eines Erst- oder Überwachungsaudit aufgrund einer Major-Nichtkonformität eine Gesamtpunktzahl ≥ 75% ergab,

Erweiterungsaudit (extension audit): ein angekündigtes vor-Ort-Audit zur Erweiterung des vorhandenen Geltungsbereich der Zertifizierung.

Der Zertifizierungszyklus hat kein geändertes Zeitfenster für die Planung des Rezertifizierungsaudits. Das Zeitfenster umfasst weiterhin acht Wochen vor und zwei Wochen nach dem Fälligkeitsdatum (letzter Tag des Erstaudits) für ein angekündigtes Audit. Für ein unangekündigtes Audit beginnt das Zeitfenster jedoch 16 Wochen vor und zwei Wochen nach dem Fälligkeitsdatum.

Die neue Vorgabe ist nun ein obligatorisches unangekündigtes Audit innerhalb von drei Jahren. Die Zertifizierungsstelle entscheidet über das Jahr, in dem das verpflichtende unangekündigte Audit stattfindet. Neu ist dazu die Kennzeichnung des unangekündigten Audits mit einem Stern (IFS Star-Status) im Zertifikat und in der Datenbank.

Im IFS-Bewertungssystem gibt es für jede Anforderung weiterhin sechs Bewertungsmöglichkeiten (A, B, C, D, Major und KO) und die Möglichkeit der Nichtanwendbarkeit (N/A). In der Version 3 wird die B-Bewertung wieder als Abweichung eingestuft. Unternehmen müssen jetzt für B-Abweichungen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen im Maßnahmenplan definieren.

Die Bewertung einer KO-Anforderung hat sich geändert: Es gibt nur noch A- und B-Abweichungen und eine D-Nichtkonformität. Eine C-Abweichung ist nicht mehr möglich.

Der IFS hat zu dem Bewertungssystem eine ausführliche Broschüre auf seiner Webseite bereitgestellt: Das IFS Bewertungssystem System Version 2.3 

Es gibt weiterhin sechs KO-Forderungen, wobei sich teilweise ihre Nummerierung oder die Forderung geändert hat. Der KO zum „Umgang mit Nichtkonformitäten und nichtkonformen Produkten“ wurde gelöscht und stattdessen der neue KO zu „Kundenvereinbarungen“ eingefügt:

KO Nr. 1: 1.2.1 Unternehmensführung & -verpflichtung (neu formuliert)

KO Nr. 2: 2.2.1.1 Produktsicherheits- und Qualitätsmanagementsystem (mit detaillierteren Forderungen).

KO Nr. 3: 2.2.3.6 Monitoringsystems für jeden CCP

KO Nr. 4: 4.1.3 Kundenvereinbarungen (NEU!)

KO Nr. 5: 5.1.1 Internes Audit

KO Nr. 6: 5.9.2 Korrekturmaßnahmen

Änderungen in Teil 2 IFS Logistics Auditcheckliste

Im Teil 2 des überarbeiteten IFS Logistics Standards gibt es nur noch fünf Kapitel, das sechste Kapitel der Version 2.3 „Produkt Defence“ wurde im Unterkapitel 4.5 mit der neuen Forderung zu „Produkt Fraud“ zusammengelegt. Im Vergleich zur Vorgängerversion wurde in der Version 3 die Nummerierung angepasst, es gibt weniger Anforderungen (132 statt 153), Anforderungen wurden zusammengefasst oder gelöscht, es wurden 19 neue Anforderungen erstellt und fast bei der Hälfte wurden die Anforderungen verstärkt und erweitert. Das bedeutet für das Zertifizierungsaudit nach Version 3 umfangreiche Anpassungen der Dokumente, Aufzeichnungen und Handhabungen.

Ein Vergleich der beiden englischen IFS-Standards Version 2.3 und 3 kann unter IFS_Logistics_v2.3-v3_checklist-comparison_EN auf der IFS-Webseite als PDF-Datei heruntergeladen werden.

Neue Anforderungen für den Bereich Lebensmittel

Zusätzlich wurden detaillierte Anforderungen für den Bereich Lebensmittel und Bearbeitungsdienstleistungen (1.3.2, KO Nr. 2 2.2.1.1*, 2.2.3.9, 3.4.2) eingefügt, die jeweils unten in den einzelnen Kapiteln näher beschrieben werden.

Neue Anforderung zur Überprüfungshäufigkeit

Es gibt neue Anforderung zur Überprüfungshäufigkeit innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten oder bei wesentlichen Änderungen:

1.3.2        Überprüfung von Infrastruktur und Arbeitsumfeld

2.2.3.10*  Überprüfungsverfahren des Produktsicherheitsmanagementsystems

4.2.1.2     Überprüfung der Lieferantenbewertung

4.4.3*       Überprüfung des Rückverfolgbarkeitssystems / Massenbilanz

4.5.5        Überprüfung von Produktschutz(product defence)-Plan und Plan zur Bekämpfung von Produktbetrug(product food)

Hier gibt es eine Karenz von drei Monaten, d.h. keine Überschreitung der Ausführung von mehr als 15 Monaten:

1.3.1*       Managementbewertung

5.1.1*       Internes Audit

5.7.2        Interne Überprüfung des Verfahrens für Rückruf / Rücknahme „end-to-end“.

Es gibt neue Anforderung zu „risikobasierten Bewertungen“, die die ehemals „risikoorientierten“ Bewertungen verschärfen.

„Risikobasiert“ bedeutet nach der ISO 9001:2015 Identifizierung, Bewertung und Behandlung von Risiken und Chancen, wohingegen „risikoorientiert“ lediglich die Risikobetrachtung in der Prozesskette meint.

Es gibt weitere Anforderungen zur „Risikobewertung“ (5.1.1* KO Nr. 5 internes Audit und 5.8.1 nichtkonformen Produkte und Packmittel) und zur „risikobasierten Bewertung“ (3.2.2 Überprüfungshäufigkeit persönliche Hygiene; 4.2.3.4 "Worst-Case Szenario"; 4.7.2.1 Wartung und Reinigung von Lüftungsanlagen; 4.8.2 Hygieneanforderungen; 4.8.7 Probenahmeplan zur Überprüfung der Wirksamkeit von Reinigung und Desinfektion; 4.11.1 Überwachungsplan für Wareneingänge; 4.12.2 Überprüfung der Transportbedingungen).

Auflistung neuer Anforderungen in den einzelnen Kapiteln

Es werden neue Anforderungen und wesentliche Erweiterungen unter den Nummern aufgeführt (* bedeutet eine Pflichtangabe im Auditbericht).

1 Unternehmensführung & -verpflichtung

1.2.4*: Forderung der Information der Zertifizierungsstelle innerhalb von drei Arbeitstagen über Änderungen (z.B. Standort, Firmenname) und spezifischen Situationen (z. B. jeder Produktrückruf/jede Rücknahme, jeder Besuch von Behörden mit Maßnahmen im Zusammenhang mit Produktsicherheit oder Produktbetrug).

(1.3: „Kundenorientierung“ aus Version 2.3 ist jetzt Unterkapitel 4.1)

1.3.2: Überprüfung der Arbeitsplatzgestaltung einschließlich der hygienischen Bedingungen, wenn die Prozesse eine höhere Hygienekontrolle benötigen (für Lebensmittelbereich).

2 Produktsicherheits- und Qualitätsmanagementsystem

2.1.1.1: Forderung eines dokumentierten Verfahrens zur Kontrolle der Dokumente und ihrer Änderungen sowie Angabe des Änderungsgrundes kritischer Anforderungen

KO Nr. 2: 2.2.1.1*: erweitertes „Produktsicherheitsmanagement“. Weiterhin gilt der Codex Alimentarius für den Lebensmittelbereich

2.2.3.3: Erweiterung um radiologische Gefahr

2.2.3.4: Erweitert um Entscheidungsbaums oder andere Hilfsmittel

KO Nr. 3: 2.2.3.6*: Überprüfung der Aufzeichnungen über CCP-Überwachung von einer verantwortlichen Person im Unternehmen

2.2.3.7: Überwachung und Aufzeichnung andere Kontrollmaßnahmen als CCPs

2.2.3.9: Validierung des HACCP-Plans (für Lebensmittelbereich)

3 Ressourcenmanagement

3.1: Unterkapitel Personalressourcen

3.4.2: erweiterte Handhygieneeinrichtungen (für Lebensmittelbereich)

4 Durchführung der Logistikdienstleistungen

4.1: Unterkapitel Kundenorientierung und Vertragsprüfung (entspricht z. T. Unterkapitel 1.3 „Kundenorientierung“ aus Version 2.3)

4.1.1: kontinuierliche Verbesserung wird als Eingabe erwartet

KO Nr. 4: 4.1.3* Kundenzufriedenheit

4.2.2.1, 4.2.3.1 und 4.2.3.3: Dritt-Parteien-Dienstleister auch mit Zertifikat nach einem anderen gleichwertigen GFSI-anerkannten Standard zulässig

4.2.3.4: Paketdienstleister (aus Doktrin)

4.2.4: Unterkapitel mit drei Forderungen zu teilweise ausgelagerten Logistikabwicklungen

4.3.7*: Etikettierung

4.5: Unterkapitel zu Produkt Fraud und Food Defence, erstellt aus dem sechsten Kapitel der Version 2.3 „Produkt Defence“ und den Forderung zu „Produkt Fraud“ aus der Klausel 4.2.4.8 der Version 2.3 (der „IFS Leitfaden – Bekämpfung von Produktbetrug, Version 2.1“ kann von der IFS Webseite als PDF-Datei heruntergeladen werden)

4.7.2.5: Kontaminationsrisiko bei Wasser

4.8.2: Hygieneanforderungen für Silofahrzeuge und Geräte

4.14.2: Nachweise für Geräte und Utensilien, die Auswirkungen auf Lebensmittel haben könnten

5 Messungen, Analysen, Verbesserungen

5.5.1*: Kriterien für die Mengenkontrolle

5.5.2: Überwachung der Mengenkontrolle

Wann tritt IFS Logistics Version 3.0 in Kraft?

Die Anwendung des IFS Logistics Standards Version 3.0 ist für Audits möglich, die nach dem 1. Juni 2024 stattfinden. Ab 1. Dezember 2024 werden sie jedoch für alle Audits verpflichtend.

Für unangekündigte Audits gilt die Version 3, wenn das Auditfenster am oder nach dem 1. Juni 2024 beginnt.

Für Audits an mehreren Standorten (multi-location audits) müssen die Standorte und der Hauptsitz nach der gleichen Version auditiert werden.

In einigen Ausnahmesituationen kann die Version 2.3 auch nach dem 1. Dezember 2024 gelten (z. B. Folgeaudits (follow-up audits), Erweiterungsaudits (extension audits) oder wenn das Hauptaudit vor dem 1. Dezember 2024 nach Version 2.3 stattgefunden hat.)

Wo finde ich den neuen Standard?

Der IFS Logistics, Version 3, ist zurzeit auf der IFS Webseite nur in englischer Sprache verfügbar.  Hier können Sie den Standard direkt herunterladen. Übersetzungen in weiteren Sprachen werden laut IFS Management GmbH zu einem späteren Zeitpunkt folgen.

DQS - Ihre Partnerin für die IFS Logistics-Zertifizierung

Die DQS ist eine akkreditierte Zertifizierungsstelle für den IFS Logistics Standard. Mit qualifizierten Auditorinnen und Auditoren auf der ganzen Welt stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Was die DQS für Sie tun kann

• Workshops 
• Vorbegutachtungen, um eventuelle Lücken zu identifizieren
• Zertifizierung nach IFS Logistics Standard Version 3