IFS Logistics Version 3 : Tout ce qu'il faut savoir sur la mise à jour

Qu'est-ce qui était nécessaire ?

Le standard doit prendre en compte les exigences actuelles qui sont demandées par :

• La Doctrine Logistique IFS,
• Le guide multi-sites de la logistique IFS,
• Les lois,
• Codex Alimentarius,
• Les lignes directrices GFSI et la procédure de référence pour le "stockage et la distribution",
• ISO 22003-2:2022 (Sécurité des denrées alimentaires - Partie 2 : Exigences pour les organismes procédant à l'évaluation et à la certification de produits, de processus et de services, y compris un audit du système de sécurité des denrées alimentaires)
• ISO/IEC 17065:2012 (Évaluation de la conformité - Exigences pour les organismes procédant à la certification de produits, de processus et de services).

De plus, avec cette nouvelle version, la division des chapitres a été organisée comme dans l'IFS Food 8 afin de s'assurer que ce référentiel est désormais compatible avec les autres référentiels IFS.

Changements importants dans les exigences de la version 2.3 à la version 3

Le référentiel IFS Logistique 3 est composé de quatre parties :

Partie 1 Protocole de certification IFS Logistique

Partie 2 Liste de contrôle de l'audit IFS Logistique - Liste des exigences de l'audit IFS Logistique

Partie 3 Exigences pour les organismes d'accréditation, les organismes de certification et les auditeurs - Processus d'accréditation et de certification IFS

Partie 4 Reporting, logiciel IFS et base de données IFS

Pièces jointes

Seules les modifications des parties 1 et 2, qui concernent principalement les entreprises, seront examinées ci-dessous. Les modifications apportées aux parties 3 et 4 - qui décrivent les exigences pour les organismes d'accréditation, les organismes de certification, les auditeurs, les rapports et le logiciel IFS ainsi que les annexes - ne sont pas examinées ci-dessous.

Modifications de la partie 1 du protocole de certification IFS Logistique

La Partie 1 de la Révision IFS Logistique a une nouvelle structure de chapitre. La version 3 se compose désormais de quatre parties, et la partie 5 sur les audits inopinés de la version 2.3 a été intégrée dans la partie 1.

Le champ d'application du référentiel décrit les exigences de qualité et de sécurité des activités logistiques telles que le transport, le stockage, la distribution, le chargement et le déchargement :

• le stockage à court terme,
• le transport de conteneurs
• les services de traitement logistique.

Des exemples de conditions spéciales d'exclusion du champ de l'audit sont également donnés (règle d'exclusion).

L'annexe 3 sur les champs d'application et les groupes de produits contient un tableau clair des produits applicables :

1 Produits alimentaires

2 Produits ménagers et de soins personnels

3 Matériaux d'emballage

4 Divers produits non alimentaires

La nouveauté consiste à inclure les aliments pour animaux et les services de transformation à court terme dans l'usine, tels que le simple tri des fruits et légumes en fonction des aspects qualitatifs ou de l'étiquetage.

La durée minimale de l'audit est toujours d'une journée, sachant qu'au moins 50 % de la durée totale de l'audit est prévue pour l'audit sur site.

Les fenêtres temporelles d'audit n'ont pas changé. Différents types d'audits sont réalisés en fonction du statut de certification et du cycle du site logistique :

Audit initial : annoncé et non annoncé

Audit de surveillance (audit de re-certification) : renouvellement de la certification, annoncé ou non.

Audit de suivi : un audit sur site annoncé si le résultat d'un audit initial ou d'un audit de surveillance a donné une note globale ≥ 75 % en raison d'une non-conformité majeure.

Audit d'extension : un audit sur site annoncé pour étendre le champ d'application de la certification.

Le cycle de certification n'a pas modifié la période d'audit pour la planification de l'audit de recertification. La fenêtre d'audit continue d'être de huit semaines avant et deux semaines après la date d'échéance (dernier jour de l'audit initial) pour un audit annoncé. En revanche, pour un audit inopiné, la fenêtre d'audit commence 16 semaines avant et deux semaines après la date d'échéance.

La nouvelle exigence est désormais un audit inopiné obligatoire dans un délai de trois ans. L'organisme de certification décide de l'année au cours de laquelle l'audit inopiné obligatoire aura lieu. L'audit inopiné est désormais marqué d'une étoile (IFS Star status) sur le certificat et dans la base de données.

Dans le système d'évaluation IFS, il existe toujours six options d'évaluation pour chaque exigence (A, B, C, D, Major et KO) et l'option de non-applicabilité (N/A). Dans la version 3, l'évaluation B est à nouveau classée comme une déviation. Les entreprises doivent désormais définir des corrections et des actions correctives dans le plan d'action pour les déviations B.

L'évaluation d'une exigence d'OC a changé : il n'y a plus que des écarts A et B et une non-conformité D, un écart C n'étant plus possible.

L'IFS a mis à disposition une brochure détaillée sur le système d'évaluation sur son site web : Le système d'évaluation IFS version 2.3

Il y a toujours six exigences d'OC, bien que dans certains cas leur numérotation ou l'exigence ait changé. L'OC "Traitement des non-conformités et des produits non conformes" a été supprimé et remplacé par le nouvel OC "Accords avec les clients" :

OC n° 1 : 1.2.1 Gouvernance d'entreprise et engagement(reformulé)

OC n° 2 : 2.2.1.1 Système de gestion de la sécurité et de la qualité des produits (avec des exigences plus détaillées).

KO n° 3 : 2.2.3.6 Système de surveillance pour chaque CCP

OC n° 4 : 4.1.3 Accords avec les clients (NOUVEAU !)

OC n° 5 : 5.1.1 Audit interne

OC n° 6 : 5.9.2 Actions correctives

Changements dans la partie 2 de la check-list d'audit IFS Logistics

Iln'y a plus que cinq chapitres dans la partie 2 du référentiel logistique IFS révisé ; le sixième chapitre de la version 2.3 "Défense des produits" a été fusionné avec la nouvelle exigence sur la "Fraude sur les produits" dans le sous-chapitre 4.5. Par rapport à la version précédente, la numérotation a été ajustée dans la version 3, il y a moins d'exigences (132 au lieu de 153), des exigences ont été combinées ou supprimées, 19 nouvelles exigences ont été créées et près de la moitié des exigences ont été renforcées et étendues. Pour l'audit de certification selon la version 3, cela signifie des ajustements importants au niveau des documents, des enregistrements et de la manipulation.

Une comparaison des deux versions anglaises des référentiels IFS 2.3 et 3 peut être téléchargée au format PDF sous IFS_Logistics_v2.3-v3_checklist-comparison_EN sur le site de l'IFS.

Nouvelles exigences pour le secteur alimentaire

Sur le site , des exigences détaillées ont été ajoutées pour le secteur de l' alimentation et des services de transformation (1.3.2, KO No. 2 2.2.1.1*, 2.2.3.9, 3.4.2), qui sont décrites plus en détail dans les différents chapitres ci-dessous.

Nouvelle exigence concernant la fréquence des inspections

Il existe de nouvelles exigences concernant la fréquence des contrôles au cours d'une période de 12 mois ou en cas de changements significatifs :

1.3.2 Examen de l'infrastructure et de l'environnement de travail

2.2.3.10* Procédures de vérification du système de gestion de la sécurité des produits

4.2.1.2 Examen des évaluations des fournisseurs

4.4.3* Test du système de traçabilité / bilan de masse

4.5.5 Examen du plan de défense du produit et de l'évaluation de la vulnérabilité du produit à la fraude alimentaire

Dans ce cas, il y a une période d'attente de trois mois, c'est-à-dire qu'il n'y a pas de dépassement de plus de 15 mois :

1.3.1* Revue de direction

5.1.1* Audit interne

5.7.2 Tests internes pour le rappel/retrait, en couvrant le processus de bout en bout.

de bout en bout.

Ilexiste de nouvelles exigences en matière d'"approche fondée sur les risques", qui renforcent l'approche précédemment "axée sur les risques".

Selon la norme ISO 9001:2015, "basée sur les risques" signifie l'identification, l'évaluation et le traitement des risques et des opportunités, alors que "orientée vers les risques" signifie simplement la prise en compte des risques dans la chaîne de processus.

Des exigences supplémentaires ont été ajoutées pour l'"évaluation des risques" (5.1.1* KO n° 5 audit interne et 5.8.1 produits et emballages non conformes) et pour l'"approche basée sur les risques" (3.2.2 fréquence des contrôles d'hygiène personnelle ; 4.2.3.4 scénario le plus défavorable ; 4.7.2.1 entretien et nettoyage des systèmes de ventilation ; 4.8.2 exigences en matière d'hygiène ; 4.8.7 plan d'échantillonnage pour vérifier l'efficacité du nettoyage et de la désinfection ; 4.11.1 plan de surveillance pour les marchandises entrantes ; 4.12.2 vérification des conditions de transport).

Liste des nouvelles exigences dans les différents chapitres

Les nouvelles exigences et les extensions significatives sont énumérées sous les numéros (* indique une entrée obligatoire dans le rapport d'audit).

1 Gouvernance d'entreprise et engagement

1.2.4* : Obligation d'informer l'organisme de certification dans les trois jours ouvrables des changements (par exemple, le lieu d'implantation, le nom de l'entreprise) et des situations spécifiques (par exemple, tout rappel/retrait de produit, toute visite des autorités entraînant une action liée à la sécurité des produits ou à la fraude sur les produits).

(1.3 : "Customer focus" de la version 2.3 est maintenant le sous-chapitre 4.1)

1.3.2 : Examen de la conception du lieu de travail, y compris des conditions d'hygiène, lorsque les processus exigent un contrôle plus poussé de l'hygiène(pour le secteur alimentaire).

2 Système de gestion de la qualité et de la sécurité des produits

2.1.1.1 : Exigence d'une procédure documentée pour le contrôle des documents et de leurs modifications et indication de la raison des modifications apportées aux exigences critiques.

KO n°2 : 2.2.1.1* : étendu " gestion de la sécurité des produits ". Le Codex Alimentarius s'applique également au secteur alimentaire.

2.2.3.3 : Extension au risque radiologique

2.2.3.4 : Extension au moyen d'un arbre de décision ou d'autres outils

KO n° 3 : 2.2.3.6* : Examen des registres de surveillance des CCP par une personne responsable au sein de l'entreprise

2.2.3.7 : Surveillance et enregistrement des mesures de maîtrise autres que les CCP

2.2.3.9 : Validation du plan HACCP(pour le secteur alimentaire)

3 Gestion des ressources

3.1 : Sous-chapitre Ressources humaines

3.4.2 : Installations d'hygiène des mains étendues(pour le secteur alimentaire)

4 Mise en œuvre des services logistiques

4.1 : Sous-chapitre "Orientation client" et révision des contrats (correspond en partie au sous-chapitre 1.3 "Orientation client" de la version 2.3)

4.1.1 : l'amélioration continue est attendue en tant qu'intrant

KO n° 4 : 4.1.3* Accords avec les clients

4.2.2.1, 4.2.3.1 et 4.2.3.3 : Les prestataires de services tiers sont également autorisés à détenir un certificat conforme à une autre norme équivalente reconnue par la GFSI.

4.2.3.4 : Prestataire de services de colis (de Doctrine)

4.2.4 : Sous-chapitre avec trois exigences pour les services de traitement logistique partiellement externalisés

4.3.7* : Étiquetage

4.5 : Sous-chapitre sur la fraude sur les produits et la défense alimentaire, créé à partir du sixième chapitre de la version 2.3 "Défense des produits" et de l'exigence sur la "fraude sur les produits" de la clause 4.2.4.8 de la version 2.3 (le "IFS Guideline Product Fraud Mitigation, Version 2.1" peut être téléchargé sur le site internet de l'IFS sous forme de fichier PDF).

4.7.2.5 : Risque de contamination de l'eau

4.8.2 : Exigences en matière d'hygiène pour les camions-citernes et leur équipement

4.14.2 : Preuves relatives aux équipements et ustensiles susceptibles d'avoir un impact sur les denrées alimentaires

5 Mesures, analyses, améliorations

5.5.1* : Critères de contrôle des quantités

5.5.2 : Suivi du contrôle des quantités

Quand la version 3.0 du référentiel IFS Logistique entrera-t-elle en vigueur ?

L'application du référentiel IFS Logistique Version 3.0 est possible pour les audits qui auront lieu après le 1er juin 2024. Cependant, ils deviendront obligatoires pour tous les audits à partir du 1er décembre 2024.

Pour les audits inopinés, la version 3 s'applique si la fenêtre temporelle de l'audit commence le 1er juin 2024 ou après.

Pour les audits réalisés sur plusieurs sites (audits multi-locaux), les sites et le siège social doivent être audités selon la même version.

Dans certaines situations exceptionnelles, la version 2.3 peut également s'appliquer après le 1er décembre 2024 (par exemple, pour les audits de suivi, les audits d'extension ou si l'audit principal a eu lieu avant le 1er décembre 2024 selon la version 2.3).

Où puis-je trouver le nouveau standard ?

Le référentiel IFS Logistique, version 3, n'est actuellement disponible qu'en anglais sur le site de l'IFS. Vous pouvez télécharger le standard directement ici. Selon IFS Management GmbH, des traductions dans d'autres langues suivront ultérieurement.

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