IFS Audits können ab sofort auch teilweise remote durchgeführt werden. IFS Broker Audits können sogar vollständig remote stattfinden. Diese neue Regelung gilt unabhängig davon, wie sich die COVID-19 – Pandemie entwickelt. Im Folgenden stellen wir Ihnen die neuen IFS-Regelungen vor.
Hintergrund
Als die COVID-19 – Pandemie ausbrach konnten aufgrund der Reisebeschränkungen viele IFS-Zertifizierungsaudits nicht stattfinden. Die Durchführung von Audits aus der Ferne war keine Alternative, da die Zertifizierungsregeln dies nicht zuließen. Der IFS entwickelte daraufhin ein neues, optionales Verfahren: den Remote Surveillance Check. Der Remote Surveillance Check führte jedoch nicht zu einem akkreditierten Zertifikat. Genau das benötigten jedoch viele Standorte.
Im Juni 2020 erfolgte dann die Anpassung der GFSI-Vorgaben, welche nun eine bessere, permanente Lösung in Sachen Remote Audits ermöglichen. In diesem Zusammenhang wird klar, warum der IFS erst jetzt Remote Audits akzeptieren wird.
Remote Audits für den IFS Broker Standard
Der erste Standard, der remote auditiert werden kann ist der IFS Broker. Standorte, die nach dem IFS Broker Standard zertifiziert sind, können ein Remote Audit beantragen. Das Remote Audit ersetzt das jährliche Audit vor Ort. Die remote Durchführung eines IFS Broker Audits ist nicht verpflichtend und kann nach Absprache zwischen Standort und Zertifizierungsstelle durchgeführt werden. Die Remote Audit Option gilt nur für angekündigte Audits und wird idealerweise vom gleichen Auditor/ von der gleichen Auditorin durchgeführt der oder die das letzte Überwachungsaudit oder Erstaudit geleitet hat.
Als Vorreiter im Bereich Remote Audits ist die DQS ab sofort bereit, Audits nach dem IFS Broker Standard aus der Ferne durchzuführen.
Split Audits für die anderen IFS Standards
Da sich andere IFS Standards (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, …) mehr auf gute Herstellungspraktiken fokussieren, wird es nicht möglich sein, die Zertifizierungsaudits vollständig aus der Ferne durchzuführen. Die Auditoren werden den Standort weiterhin vor Ort besuchen müssen. Der IFS erwägt jedoch die Möglichkeit eines Split-Audits, bei dem nur ein Teil der gesamten Auditzeit vor Ort verbracht wird. Der andere Teil wäre ein Remote Audit.
Im Gegensatz zu BRCGS und FSSC 22000 verlangt der IFS, dass der Vor-Ort-Teil des Audits abgeschlossen ist, bevor mit dem Remote Audit begonnen wird. Dies ermöglicht es der Auditorin oder dem Auditor, sich einen besseren Überblick über die Produkte, Prozesse und Einrichtungen des Unternehmens zu verschaffen.
Auch hier ist zu betonen, dass das Split Audit optional ist und zwischen dem Standort und der Zertifizierungsstelle vereinbart werden muss. Die Zertifizierungsstelle muss bewerten, ob die teilweise Durchführung des Audits aus der Ferne ein Risiko für die Effektivität des Audits darstellt. Nur bei Standorten mit einer positiven Risikobewertung können Audits teilweise remote durchgeführt werden.
IFS Split Audits durchführen – So läuft es ab
Der On-Site Teil des IFS Split Audits kann angekündigt und unangekündigt stattfinden. Die unangekündigte Version gibt Unternehmen die Möglichkeit, der GFSI-Anforderung zu entsprechen, dass jedes dritte IFS Audit unangekündigt stattfinden muss.
Für den On-Site Teil müssen nur die Mitarbeiter da sein, die in der Produktion und den damit verbundenen Bereichen für einen reibungslosen Betrieb und für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Kundenanforderungen verantwortlich sind. Im anschließenden Remote-Teil des IFS Split Audits werden feste Termine ausgemacht, um die Interviews mit den relevanten Mitarbeiter*innen durchführen zu können, die während der Evaluation nicht vor Ort waren.
Das Audit vor Ort wird durch den Remote Teil ergänzt. Dieser umfasst die Überprüfung weiterer dokumentierter Informationen und eine sorgfältige Gegenprüfung (cross-checking) von Dokumentation und Aufzeichnungen.
Das Remote-Audit muss innerhalb von 14 Tagen nach dem On-Site Teil stattfinden. Die Zertifizierungsstelle und das begutachtete Unternehmen müssen einen für beide Seiten passenden Termin festlegen, so dass alle Mitarbeitenden bzw. Mitglieder des Managements, mit denen der/die Auditor*in noch sprechen muss, verfügbar sind.
Planung und Vorbereitung des IFS Split Audits
Folgende Schritte müssen Sie für die Planung eines IFS Split Audits vornehmen:
- Unternehmen, die ein IFS Split Audit planen, sollten im Vorfeld mit ihren Kunden klären, ob ein Zertifikat auf Basis des IFS Split Audits akzeptiert wird.
- Im Anschluss muss das zu zertifizierende Unternehmen und die Zertifizierungsstelle eine Risikobewertung durchführen, um festzustellen, ob ein IFS Split Audit technisch möglich ist.
- Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) während des Bewertungsprozesses erfordert eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und der Zertifizierungsstelle.
- Das zu zertifizierende Unternehmen muss sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen digital verfügbar sind.
- Informieren Sie sich darüber, welche Anforderungen vollständig vor Ort geprüft werden, und welche vollständig oder teilweise remote bewertet werden können. In jeder Standard- und Global Markets-Programm-Checkliste gibt der IFS Unternehmen und Auditoren klare Richtlinien für die Durchführung eines IFS Split Audits. Hier können Sie die Checklisten herunterladen.
Nach Abschluss des IFS Split Audits fügt die Zertifizierungsstelle den folgenden Satz zum IFS Auditbericht und dem IFS-Zertifikat hinzu: "Ein Teil des Assessments wurde unter Verwendung von IKT durchgeführt - Split Assessment". Hierdurch erhöht sich die Transparenz gegenüber den Kunden, Händlern und anderen Stakeholdern.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert ist Global Director Sustainability Services. In dieser Funktion verantwortet er das gesamte Dienstleistungsportfolio der DQS rundum ESG. Zu seinem Interessensgebiet gehören unter anderem nachhaltige Beschaffung, menschenrechtliche Sorgfaltspflichten und ESG-Audits.
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