Одитите по IFS вече могат да се извършват и частично дистанционно, а тези по IFS Broker - дори напълно дистанционно. Този нов регламент се прилага независимо от развитието на пандемията COVID-19. По-долу представяме новите правила за IFS.
Фонова информация
Когато избухна COVID-19 - пандемията, много сертификационни одити на IFS не можеха да се проведат поради ограничения в пътуванията. Провеждането на одити от разстояние не беше възможно, тъй като правилата за сертифициране не го позволяваха. Тогава IFS разработи нова, незадължителна процедура: проверка за дистанционно наблюдение. Въпреки това проверката за дистанционно наблюдение не доведе до издаване на акредитиран сертификат. Точно от това обаче се нуждаеха много обекти.
След това, през юни 2020 г., бяха адаптирани спецификациите на GFSI, които сега позволяват по-добро, постоянно решение по отношение на дистанционните проверки. В този контекст става ясно защо IFS едва сега ще приема дистанционни одити.
Дистанционни одити за стандарта IFS Broker
Първият стандарт, който може да бъде одитиран дистанционно, е IFS Broker. Сайтовете, сертифицирани по стандарта IFS Broker, могат да поискат дистанционен одит. Дистанционният одит замества годишния одит на място. Извършването на отдалечен одит на IFS Broker не е задължително и може да се извърши по споразумение между сайта и сертифициращия орган. Опцията за дистанционен одит се прилага само за обявените одити и в идеалния случай се извършва от същия одитор, който е извършил последния надзорен или първоначален одит.
Като пионер в областта на дистанционните одити, DQS вече е готова да извършва одити по стандарта IFS Broker дистанционно.
Разделени одити за другите стандарти на IFS
Тъй като другите стандарти на IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) се фокусират в по-голяма степен върху добрите производствени практики, няма да е възможно сертификационните одити да се извършват изцяло дистанционно. Одиторите все пак ще трябва да посетят обекта на място. Въпреки това IFS обмисля възможността за разделен одит, при който само част от общото време за одит се прекарва на място. Другата част ще бъде дистанционен одит.
За разлика от BRCGS и FSSC 22000, IFS изисква частта от одита на място да бъде завършена преди началото на дистанционния одит. Това позволява на одитора да получи по-добра представа за продуктите, процесите и съоръженията на компанията.
Отново трябва да се подчертае, че разделянето на одита не е задължително и трябва да бъде договорено между обекта и сертифициращия орган. Сертифициращият орган трябва да прецени дали провеждането на част от одита от разстояние представлява риск за ефективността на одита. Само обекти с положителна оценка на риска могат да провеждат частични одити от разстояние.
Извършване на IFS частични одити - ето как става това
Частта от IFS Split Audit, провеждана на място, може да бъде обявена и необявена. Необявената версия дава възможност на организациите да спазят изискването на GFSI, според което всеки трети IFS одит трябва да бъде необявен.
За частта на място е необходимо да присъстват само онези служители, които отговарят за осигуряването на безпроблемна работа и спазване на нормативните и клиентските изисквания в производството и свързаните с него области. В последващата дистанционна част на разделения одит на IFS се определят фиксирани срещи за провеждане на интервюта със съответните служители*, които не са били на място по време на оценката.
Одитът на място се допълва от дистанционната част. Тя включва преглед на допълнителна документирана информация и задълбочена кръстосана проверка на документацията и записите.
Дистанционният одит трябва да се проведе в рамките на 14 дни след частта на място. Сертифициращият орган и одитираното дружество трябва да определят удобна за двете страни дата, така че всички служители или членове на ръководството, с които одиторът все още трябва да разговаря, да са на разположение.
Планиране и подготовка на одита на IFS Split
За да планирате IFS Split одит, трябва да предприемете следните стъпки:
- Дружествата, които планират IFS Split Audit, трябва предварително да изяснят със своите клиенти дали ще бъде приет сертификат, основан на IFS Split Audit.
- Впоследствие дружеството, което ще бъде сертифицирано, и сертифициращият орган трябва да извършат оценка на риска, за да определят дали IFS Split Audit е технически възможен.
- Използването на информационни и комуникационни технологии (ИКТ) по време на процеса на оценяване изисква писмено споразумение между дружеството и сертифициращия орган.
- Дружеството, което ще бъде сертифицирано, трябва да гарантира, че всички съответни документи и записи са достъпни в цифров вид.
- Разберете кои изисквания се оценяват изцяло на място и кои могат да бъдат оценени изцяло или частично дистанционно. Във всеки стандарт и контролен списък на програмата за глобални пазари IFS дава на компаниите и одиторите ясни насоки за провеждане на разделен одит на IFS. Можете да изтеглите контролните списъци тук.
След приключване на IFS Split Audit сертифициращият орган добавя следното изречение към доклада от одита на IFS и сертификата на IFS: "Част от оценката беше извършена с помощта на ИКТ - Split Assessment". Това увеличава прозрачността за клиентите, дистрибуторите и другите заинтересовани страни.
DQS Бюлетин
Бъдете информирани! Абонирайте се за нашия бюлетин!
Автор
Dr. Thijs Willaert
Д-р Тийс Вилаерт е ръководител на отдел "Маркетинг и комуникации" за сегментите "Устойчивост" и "Безопасност на храните". Той е и одитор за външния одит на докладите за устойчивост. Областите му на интерес включват управление на устойчивостта, устойчиви обществени поръчки и дигитализация на одитната среда.
Loading...