Аудиты IFS теперь можно проводить частично удаленно. Аудиты IFS Broker могут проводиться даже полностью удаленно. Это новое положение действует независимо от того, как развивается пандемия COVID-19. Далее мы представляем новые правила IFS.
Справочная информация
Когда разразилась пандемия COVID-19, многие сертификационные аудиты IFS не могли проводиться из-за ограничений на поездки. Проведение аудитов дистанционно было невозможным, поскольку правила сертификации не позволяли этого. Тогда IFS разработала новую, необязательную процедуру: дистанционный контроль. Однако дистанционная проверка не приводила к получению аккредитованного сертификата. Однако именно в этом нуждались многие объекты.
Затем, в июне 2020 года, были адаптированы спецификации GFSI, которые теперь позволяют принять лучшее, постоянное решение в отношении дистанционного аудита. В этом контексте становится понятно, почему IFS будет принимать удаленные аудиты только сейчас.
Удаленные аудиты для стандарта IFS Broker
Первым стандартом, который может быть проверен удаленно, является IFS Broker. Сайты, сертифицированные по стандарту IFS Broker, могут запросить удаленный аудит. Удаленный аудит заменяет ежегодный аудит на месте. Проведение удаленного аудита IFS Broker не является обязательным и может проводиться по договоренности между сайтом и органом по сертификации. Опция удаленного аудита применяется только к объявленным аудитам и в идеале проводится тем же аудитором, который проводил последний надзорный или первичный аудит.
Являясь пионером в области дистанционных аудитов, DQS теперь готова проводить аудиты по стандарту IFS Broker Standard дистанционно.
Раздельные аудиты по другим стандартам IFS
Поскольку другие стандарты IFS (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) больше сосредоточены на надлежащей производственной практике, проведение сертификационных аудитов полностью удаленно невозможно. Аудиторам по-прежнему необходимо будет посещать предприятие на месте. Однако IFS рассматривает возможность проведения раздельного аудита, когда только часть общего времени аудита проводится на месте. Другая часть будет проводиться дистанционно.
В отличие от BRCGS и FSSC 22000, IFS требует, чтобы часть аудита на месте была завершена до начала дистанционного аудита. Это позволяет аудитору получить более полное представление о продукции, процессах и объектах компании.
Еще раз следует подчеркнуть, что раздельный аудит является необязательным и должен быть согласован между предприятием и органом по сертификации. Орган по сертификации должен оценить, представляет ли проведение части аудита дистанционно риск для эффективности аудита. Только сайты с положительной оценкой риска могут проводить частичный аудит удаленно.
Проведение раздельных аудитов IFS - вот как это работает
Выездная часть раздельного аудита IFS может быть объявленной и необъявленной. Необъявленный вариант дает организациям возможность выполнить требование GFSI о том, что каждый третий аудит IFS должен быть необъявленным.
Для проведения очной части необходимо присутствие только тех сотрудников, которые отвечают за обеспечение бесперебойной работы и соблюдение нормативных требований и требований заказчика в производственной и смежных областях. В ходе последующей дистанционной части аудита IFS, назначаются фиксированные встречи для проведения интервью с соответствующими сотрудниками*, которые не присутствовали на месте во время оценки.
Аудит на месте дополняется дистанционной частью. Она включает в себя изучение дополнительной документированной информации и тщательную перекрестную проверку документации и записей.
Дистанционный аудит должен быть проведен в течение 14 дней после выездной части. Орган по сертификации и аудируемая компания должны назначить удобную дату, чтобы все сотрудники или члены руководства, с которыми аудитору еще необходимо поговорить, были доступны.
Планирование и подготовка к аудиту IFS Split
Для планирования раздельного аудита IFS вам необходимо предпринять следующие шаги:
- Компании, планирующие проведение IFS Split Audit, должны заранее уточнить у своих клиентов, будет ли принят сертификат, основанный на IFS Split Audit.
- Впоследствии сертифицируемая компания и орган по сертификации должны провести оценку рисков, чтобы определить, является ли аудит на основе IFS Split Audit технически возможным.
- Использование информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) в процессе оценки требует письменного соглашения между компанией и органом по сертификации.
- Сертифицируемая компания должна обеспечить доступность всех соответствующих документов и записей в цифровом формате.
- Узнайте, какие требования полностью оцениваются на месте, а какие могут быть полностью или частично оценены дистанционно. В каждом стандарте и контрольном списке программы "Глобальные рынки" IFS дает компаниям и аудиторам четкие рекомендации по проведению аудита IFS Split Audit. Контрольные списки можно скачать здесь.
По завершении раздельного аудита IFS орган по сертификации добавляет в отчет об аудите IFS и сертификат IFS следующее предложение: "Часть оценки была проведена с использованием ИКТ - Раздельная оценка". Это повышает прозрачность для клиентов, дистрибьюторов и других заинтересованных сторон.
Информационный бюллетень DQS
Доктор Тийс Виллаерт
Д-р Тийс Виллаерт является руководителем отдела маркетинга и коммуникаций в сегментах устойчивого развития и безопасности пищевых продуктов. Он также является аудитором по внешнему аудиту отчетов по устойчивому развитию. В сферу его интересов входят управление устойчивым развитием, устойчивые закупки и цифровизация аудиторского ландшафта.