IFS-auditoinnit voidaan nyt suorittaa myös osittain etänä. IFS Broker -auditoinnit voidaan suorittaa jopa kokonaan etänä. Tätä uutta asetusta sovelletaan riippumatta siitä, miten COVID-19-pandemia kehittyy. Seuraavassa esitellään uudet IFS-säännökset.
Taustaa
Kun COVID-19 - pandemia puhkesi, monia IFS-sertifiointiauditointeja ei voitu tehdä matkustusrajoitusten vuoksi. Etäauditointien suorittaminen ei ollut mahdollista, koska sertifiointisäännöt eivät sallineet sitä. IFS kehitti silloin uuden, valinnaisen menettelyn: etävalvontatarkastuksen. Etävalvontatarkastus ei kuitenkaan johtanut akkreditoituun sertifikaattiin. Monet toimipaikat tarvitsivat kuitenkin juuri tätä.
Sitten kesäkuussa 2020 GFSI-määrityksiä mukautettiin, mikä mahdollistaa nyt paremman, pysyvän ratkaisun etätarkastusten osalta. Tässä yhteydessä käy selväksi, miksi IFS hyväksyy etätarkastukset vasta nyt.
IFS Broker -standardin etäauditoinnit
Ensimmäinen standardi, joka voidaan auditoida etänä, on IFS Broker. IFS Broker -standardin mukaisesti sertifioidut toimipaikat voivat pyytää etäauditointia. Etäauditointi korvaa vuosittaisen paikan päällä tehtävän auditoinnin. IFS Broker -auditoinnin suorittaminen etänä ei ole pakollista, ja se voidaan suorittaa toimipaikan ja sertifiointielimen välisellä sopimuksella. Etäauditointivaihtoehto koskee vain ilmoitettuja auditointeja, ja sen suorittaa mieluiten sama auditoija, joka suoritti viimeisimmän valvonta-auditoinnin tai ensimmäisen auditoinnin.
Etäauditointien edelläkävijänä DQS on nyt valmis suorittamaan IFS Broker -standardin mukaiset auditoinnit etänä.
Muiden IFS-standardien jaetut auditoinnit
Koska muissa IFS-standardeissa (IFS Food, IFS PACsecure, IFS HPC, IFS Logistics, ...) keskitytään enemmän hyviin tuotantokäytäntöihin, sertifiointiauditointeja ei ole mahdollista suorittaa kokonaan etänä. Auditoijien on edelleen käytävä paikan päällä. IFS harkitsee kuitenkin mahdollisuutta tehdä jaettu auditointi, jossa vain osa auditoinnin kokonaisajasta käytetään paikan päällä. Toinen osa olisi etäauditointia.
Toisin kuin BRCGS- ja FSSC 22000 -standardit, IFS edellyttää, että auditoinnin paikan päällä suoritettava osuus on saatettu loppuun ennen etäauditoinnin aloittamista. Näin auditoija saa paremman yleiskuvan yrityksen tuotteista, prosesseista ja tiloista.
Jälleen kerran on korostettava, että jaettu auditointi on vapaaehtoinen, ja siitä on sovittava toimipaikan ja sertifiointielimen kesken. Sertifiointielimen on arvioitava, aiheuttaako auditoinnin osan suorittaminen etänä riskin auditoinnin tehokkuudelle. Vain kohteet, joiden riskinarviointi on myönteinen, voivat suorittaa osittaisen auditoinnin etänä.
IFS:n osittaisten auditointien suorittaminen - Näin se toimii
IFS Split Audit -auditoinnin paikan päällä suoritettava osa voi olla ilmoitettu ja ilmoittamaton. Ilmoittamaton versio antaa organisaatioille mahdollisuuden noudattaa GFSI:n vaatimusta, jonka mukaan joka kolmannen IFS-auditoinnin on oltava ilmoittamaton.
Paikan päällä tapahtuvassa osassa on oltava läsnä vain ne työntekijät, jotka vastaavat toiminnan sujuvuudesta ja säännösten ja asiakasvaatimusten noudattamisesta tuotannossa ja siihen liittyvillä alueilla. IFS:n jaetun auditoinnin etäkäyntiosuudessa sovitaan kiinteät tapaamiset niiden työntekijöiden* haastattelemiseksi, jotka eivät olleet paikalla arvioinnin aikana.
Etäosio täydentää paikan päällä tehtävää tarkastusta. Siihen sisältyy dokumentoitujen lisätietojen tarkastelu sekä asiakirjojen ja tallenteiden perusteellinen ristiintarkastus.
Etäauditointi on suoritettava 14 päivän kuluessa paikan päällä suoritetusta osuudesta. Sertifiointilaitoksen ja auditoidun yrityksen on sovittava molemmille sopiva päivämäärä, jolloin kaikki työntekijät tai johdon jäsenet, joiden kanssa auditoijan on vielä keskusteltava, ovat käytettävissä.
IFS Split -auditoinnin suunnittelu ja valmistelu
IFS Split -auditoinnin suunnittelemiseksi on ryhdyttävä seuraaviin toimiin:
- IFS Split -auditointia suunnittelevien yritysten on selvitettävä etukäteen asiakkaidensa kanssa, hyväksytäänkö IFS Split -auditointiin perustuva todistus.
- Tämän jälkeen sertifioitavan yrityksen ja sertifiointielimen on tehtävä riskinarviointi sen määrittämiseksi, onko IFS Split Audit teknisesti mahdollinen.
- Tieto- ja viestintätekniikan käyttö arviointiprosessin aikana edellyttää yrityksen ja sertifiointielimen välistä kirjallista sopimusta.
- Sertifioitavan yrityksen on varmistettava, että kaikki asiaankuuluvat asiakirjat ja tallenteet ovat saatavilla digitaalisesti.
- Selvitä, mitkä vaatimukset arvioidaan kokonaan paikan päällä ja mitkä voidaan arvioida kokonaan tai osittain etänä. Kussakin standardissa ja Global Markets Program -tarkistuslistassa IFS antaa yrityksille ja auditoijille selkeät ohjeet IFS Split Audit -auditoinnin suorittamiseen. Voit ladata tarkistuslistat täältä.
Kun IFS Split Audit on suoritettu, sertifiointielin lisää seuraavan lauseen IFS-auditointiraporttiin ja IFS-todistukseen: "Osa arvioinnista suoritettiin käyttämällä ICT:tä - Split Assessment". Tämä lisää avoimuutta asiakkaille, jakelijoille ja muille sidosryhmille.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert is Global Director Sustainability Services. In this role, he is responsible for the entire ESG service portfolio of DQS. His areas of interest include sustainable procurement, human rights due diligence and ESG audits.
Loading...