Delta audity sa vykonávajú so zámerom auditovať systémy manažérstva na rozdiel medzi súčasným stavom a (novými) požiadavkami normy.
Cieľom je identifikovať prípadnú potrebu opatrení pred vykonaním napríklad auditu prechodu na novú normu alebo certifikačného auditu. Delta audity sa môžu vykonávať kedykoľvek a nezávisle od pravidelných plánovaných auditov.
Delta audit je pomenovaný podľa štvrtého písmena gréckej abecedy "Delta" (∆). Často sa ako synonymum používa termín analýza medzier.
Delta audity ponúkajú certifikačné orgány ako voliteľnú službu. Má zmysel napríklad vtedy, keď sú k dispozícii revízie noriem systému manažérstva ISO a spoločnosti chcú prejsť na novú verziu. Tak ako to bolo svojho času v prípade známej normy manažérstva kvality, pri prechode z normy ISO 9001:2008 na normu ISO 9001:2015. Delta audit bol pre mnohé spoločnosti vítanou príležitosťou identifikovať prípadnú potrebu opatrení na základe konečnej verzie normy s cieľom zabezpečiť úspešný prechod na novú verziu.
Delta audit je užitočný aj pri prechode z normy systému manažérstva, ktorej vydavateľom nie je ISO, na normu ISO. Vytvára transparentnosť a identifikuje prípadnú potrebu opatrení. Príklad pochádza z oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP): prechod z normy BS OHSAS 18001 na normu ISO 45001:2018.
Ďalšou situáciou, v ktorej možno využiť delta audity, je nedostatok formálneho základu pre certifikáciu. Vezmime si príklad európskeho všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR): hoci nové nariadenie GDPR konečne nadobudlo účinnosť v máji 2018, zatiaľ neexistuje spôsob, ako sa podľa neho certifikovať. V takýchto prípadoch sa pri audite ochrany údajov využíva analýza nedostatkov na určenie, či spoločnosť spĺňa kľúčové aspekty ochrany údajov. Na základe toho sa nevydáva oficiálny certifikát. Poskytuje však spoločnosti istotu, že pozná súčasný stav, deléciu voči požiadavkám všeobecného nariadenia o ochrane údajov a potrebu prijať opatrenia.
Audit delta môže byť zmysluplným opatrením napríklad v prípade revízie normy, pretože spoločnosti sú v čase plánovaného prechodu na novú normu zriedkakedy stopercentne v súlade s revidovanou alebo novo vydanou normou systému riadenia.
Z hľadiska náročnosti je delta audit približne porovnateľný s (rovnako voliteľným) predbežným auditom, ktorý sa vykonáva pred auditom 1. etapy v prípade počiatočnej certifikácie. Oba postupy sú nezávislé od skutočného certifikačného auditu, a preto si vyžadujú dodatočné úsilie. Napriek tomu vo väčšine prípadov takýto audit šetrí čas a náklady v porovnaní s nedostatočne pripraveným certifikačným auditom, pri ktorom sa zistia významné nezhody (odchýlky).
Každý, kto si objednáva delta audit, by sa mal zamyslieť nad správnym časom jeho vykonania. Ak boli stanovené nové požiadavky normy, neexistuje nič také ako príliš skorý dátum. Naopak, spoločnosť musí počítať s tým, že analýza nedostatkov odhalí potrebu prijať opatrenia. Preto je potrebné ponechať dostatok času, napríklad do plánovaného auditu prechodu na euro, aby bolo možné vykonať všetky potrebné opatrenia.
Analýza nedostatkov sa vždy vykonáva individuálne pre každú spoločnosť. Analyzujú sa existujúce podnikové štruktúry, aby sa určilo napríklad úsilie a náklady potrebné na certifikáciu. V závislosti od požiadaviek sa analýza môže týkať len jednotlivých častí spoločnosti alebo zohľadňovať všetky oblasti spoločnosti. Analýza okrem iného zahŕňa akčné plány spoločnosti, hodnotenia rizík alebo definície cieľov.
Audit sa zvyčajne vykonáva v nasledujúcich krokoch:
Je však potrebné poznamenať, že po delta audite a prípadnom nadchádzajúcom prechodnom alebo certifikačnom audite neexistuje žiadne ďalšie hodnotenie audítorom. To znamená, že nie je možné preukázať, či bol identifikovaný potenciál na zlepšenie aj realizovaný.
Z postupu a prístupu jasne vyplýva, že takáto analýza nedostatkov nie je službou v zmysle poradenskej činnosti. Je to užitočná príprava na certifikačný audit s ohľadom na možnú potrebu opatrení. Môže predchádzať certifikácii, ale nie je súčasťou certifikácie ISO.
Delta audit (synonymne analýza medzier) sa zvyčajne používa pri revízii alebo úplnom znovuvydaní normy. Certifikačné spoločnosti tak ponúkajú svojim zákazníkom zistenie aktuálneho stavu a preskúmanie ich samohodnotenia. Tie sa porovnávajú s novými požiadavkami v podniku na mieste. Zistené nedostatky (delty / medzery) sa zdokumentujú a spoločnosť ich musí odstrániť pred samotným auditom systému. Ten sa však neaudituje.
Hlavnou výhodou je, že pri vlastnom certifikačnom audite sa už nedajú očakávať žiadne významné odchýlky (nezhody). Tým sa šetrí čas a peniaze.
O námahe a nákladoch vás radi informujeme v neformálnej diskusii. Nezáväzne a bezplatne.
Expertka DQS pre systémy manažérstva kvality, dlhoročná audítorka a skúsená školiteľka pre ISO 9001.
