What is a Delta Audit? DQS I Learn more now

Audit Delta dilakukan dengan tujuan mengaudit sistem manajemen untuk perbedaan antara status quo dan persyaratan standar (baru).

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kemungkinan perlunya tindakan sebelum, misalnya, audit transisi ke standar baru atau audit sertifikasi dilakukan. Audit Delta dapat dilakukan kapan saja dan terlepas dari audit yang dijadwalkan secara rutin.

Audit delta dinamai berdasarkan huruf keempat dari alfabet Yunani "Delta" (∆). Istilah yang sering digunakan secara sinonim adalah analisis kesenjangan.

Daftar Isi

Kapan audit delta diperlukan?
Kapan itu sepadan dengan usaha?
Kapan sebaiknya audit delta dilakukan?
Bagaimana cara kerja audit delta?
Kesimpulan

Kapan audit delta diperlukan?

Audit Delta ditawarkan oleh badan sertifikasi sebagai layanan opsional. Masuk akal, misalnya, ketika revisi standar sistem manajemen ISO tersedia dan perusahaan ingin beralih ke versi baru. Seperti yang terjadi pada saat itu dengan standar manajemen mutu yang terkenal, transisi dari ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Audit delta merupakan kesempatan yang disambut baik bagi banyak perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan tindakan apa pun berdasarkan standar akhir untuk memastikan transisi yang sukses ke versi baru.

Audit delta juga berguna saat beralih dari standar sistem manajemen yang penerbitnya bukan ISO ke standar ISO. Ini menciptakan transparansi dan mengidentifikasi kemungkinan perlunya tindakan. Contohnya datang dari bidang keselamatan dan kesehatan kerja (K3): perpindahan dari BS OHSAS 18001 ke ISO 45001:2018.

Situasi lain di mana audit delta dapat digunakan adalah ketika kurangnya dasar formal untuk sertifikasi. Ambil contoh Peraturan Perlindungan Data Umum Eropa (GDPR): meskipun GDPR baru akhirnya mulai berlaku pada Mei 2018, belum ada cara untuk mengesahkannya. Dalam kasus seperti itu, audit perlindungan data menggunakan analisis kesenjangan untuk menentukan apakah perusahaan mematuhi aspek perlindungan data utama. Ini tidak menghasilkan sertifikat resmi. Namun, ia menawarkan keamanan bagi perusahaan untuk mengetahui status quo, delta terhadap persyaratan Peraturan Perlindungan Data Umum dan perlunya tindakan.

Kapan upaya itu berharga?

Audit delta dapat menjadi ukuran yang masuk akal untuk dilakukan dalam kasus revisi standar, misalnya, karena perusahaan jarang 100 persen up to date dengan standar sistem manajemen yang direvisi atau yang baru diterbitkan pada saat perubahan yang direncanakan.

Dalam hal upaya, audit delta kira-kira sebanding dengan pra-audit (juga opsional), yang dilakukan sebelum audit tahap 1 dalam hal sertifikasi awal. Kedua prosedur tersebut independen dari audit sertifikasi yang sebenarnya dan oleh karena itu melibatkan upaya tambahan. Namun demikian, dalam banyak kasus, audit semacam itu menghemat waktu dan biaya dibandingkan dengan audit sertifikasi yang tidak disiapkan dengan baik, di mana ditemukan ketidaksesuaian (penyimpangan) yang signifikan.

Kapan sebaiknya audit delta dilakukan?

Siapa pun yang menugaskan audit delta harus memikirkan waktu yang tepat untuk melakukannya. Jika persyaratan baru dari suatu standar telah ditetapkan, tidak ada tanggal yang terlalu dini. Sebaliknya, perusahaan harus mengharapkan bahwa analisis kesenjangan akan mengungkapkan perlunya tindakan. Oleh karena itu, waktu yang cukup harus diberikan, misalnya sampai audit pergantian yang direncanakan, agar dapat menerapkan langkah-langkah yang diperlukan.

Bagaimana cara kerja audit delta?

Analisis kesenjangan selalu dilakukan secara individual untuk setiap perusahaan. Struktur perusahaan yang ada dianalisis untuk menentukan, misalnya, upaya dan biaya yang diperlukan untuk sertifikasi. Tergantung pada persyaratan, analisis hanya dapat berhubungan dengan bagian individu dari perusahaan atau memperhitungkan semua area perusahaan. Antara lain, analisis mencakup rencana tindakan perusahaan, penilaian risiko atau definisi target.

Audit biasanya dilakukan dalam langkah-langkah berikut:

Penilaian mandiri oleh perusahaan Anda berdasarkan daftar pertanyaan
Penentuan focal point audit melalui konsultasi erat dengan perusahaan sertifikasi
Penilaian di tempat dari status saat ini oleh auditor
Evaluasi penilaian madniri oleh auditor dengan pandangan ke keadaan sebenarnya yang ditentukan di lokasi
Dokumentasi titik lemah dan potensi perbaikan oleh auditor.

Namun, harus dicatat bahwa tidak ada penilaian tambahan oleh auditor setelah audit delta dan kemungkinan transisi atau audit sertifikasi yang akan datang. Artinya tidak mungkin untuk menunjukkan apakah potensi perbaikan yang telah diidentifikasi juga telah dilaksanakan.

Prosedur dan pendekatan dengan jelas menunjukkan bahwa analisis kesenjangan seperti itu bukanlah layanan dalam arti kegiatan konsultasi. Ini adalah persiapan yang berguna untuk audit sertifikasi dengan pandangan kemungkinan perlunya tindakan. Itu dapat mendahului sertifikasi, tetapi bukan bagian dari sertifikasi ISO.

Kesimpulan

Audit delta (secara sinonim analisis kesenjangan) biasanya digunakan ketika standar direvisi atau diterbitkan kembali sepenuhnya. Oleh karena itu, perusahaan sertifikasi menawarkan kepada pelanggan mereka penentuan status saat ini dan tinjauan penilaian diri mereka. Ini dibandingkan dengan persyaratan baru di perusahaan di lokasi. Kelemahan (delta/gap) yang teridentifikasi didokumentasikan dan harus ditutup oleh perusahaan sebelum audit sistem yang sebenarnya. Namun, yang terakhir tidak diaudit.

Manfaat utamanya adalah tidak ada lagi penyimpangan yang signifikan (ketidaksesuaian) yang diharapkan dalam audit sertifikasi yang sebenarnya. Ini menghemat waktu dan uang.