När bör en deltarevision utföras?
Den som beställer en deltarevision bör fundera på rätt tidpunkt för att genomföra den. Om de nya kraven i en standard har fastställts finns det inget för tidigt datum. Omvänt måste ett företag räkna med att en gapanalys kommer att avslöja ett behov av åtgärder. Man måste därför ge tillräckligt med tid, till exempel fram till den planerade revisionen av övergången, för att kunna genomföra nödvändiga åtgärder.
Hur fungerar en deltarevision?
En gapanalys utförs alltid individuellt för varje företag. Befintliga företagsstrukturer analyseras för att till exempel fastställa vilken insats och vilka kostnader som krävs för certifiering. Beroende på kraven kan analysen endast avse enskilda delar av företaget eller ta hänsyn till alla delar av företaget. Analysen omfattar bland annat företagets handlingsplaner, riskbedömningar eller måldefinitioner.
Granskningen genomförs vanligtvis i följande steg:
- Självbedömning av företaget utifrån en lista med frågor.
- Fastställande av fokuspunkter för revisionen i nära samråd med certifieringsföretaget.
- Bedömning på plats av den aktuella statusen av revisorn.
- Utvärdering av revisorns självbedömning med tanke på den faktiska status som fastställts på plats.
- Dokumentation av svaga punkter och förbättringspotential från revisorns sida.
Det bör dock noteras att revisorn inte gör någon ytterligare bedömning efter deltarevisionen och en eventuell kommande övergångs- eller certifieringsrevision. Detta innebär att det inte är möjligt att visa om den förbättringspotential som har identifierats också har genomförts.
Förfarandet och tillvägagångssättet visar tydligt att en sådan gapanalys inte är en tjänst i betydelsen konsultverksamhet. Den är en användbar förberedelse inför certifieringsrevisionen med tanke på eventuella behov av åtgärder. Den kan föregå certifieringen, men är inte en del av ISO-certifieringen.
Slutsats
En deltarevision (synonymt med en gapanalys) används vanligtvis när en standard revideras eller ges ut på nytt. Certifieringsföretagen erbjuder därmed sina kunder en bestämning av den aktuella statusen och en översyn av deras självbedömning. Dessa jämförs med de nya kraven i företaget på plats. De svagheter (deltas / luckor) som identifieras dokumenteras och måste avslutas av företaget före den egentliga systemrevisionen. Den senare granskas dock inte.
Den största fördelen är att inga större avvikelser (bristande överensstämmelse) kan förväntas vid den faktiska certifieringsrevisionen. Detta sparar tid och pengar.
