What is a Delta Audit? DQS I Learn more now

Delta auditi su auditi sustava upravljanja koji se provode s namjerom utvrđivanja razlike između postojećeg stanja i (novih) zahtjeva norme.

Cilj im je identificirati postoji li potreba za djelovanjem, na primjer, provođenje audita za prijelaz na novu normu ili certifikacijskog audita. Delta auditi se mogu provesti bilo kad i neovisno o redovito planiranim auditima.

Delta audit je naziv dobio po četvrtom slovu grčke abecede "Delta" (∆). To je pojam koji se često koristi kao sinonim za gap analizu (analizu nedostataka).

SADRŽAJ

Kada delta audit ima smisla?
Kada je audit vrijedan truda?
Kada treba provesti delta audit?
Kako izgleda delta audit?
Zaključak

Kada delta audit ima smisla?

Certifikacijska tijela nude delta audite kao izbornu uslugu. Ta usluga ima smisla, na primjer, kada su dostupne nove revizije ISO normi za sustave upravljanja i organizacije žele prijeći na novo izdanje. Kao što je bio slučaj s dobro poznatom normom za upravljanje kvalitetom kod prijelaza s ISO 9001:2008 na ISO 9001:2015. Delta audit je tada mnogim organizacijama dao priliku za identifikaciju potrebe za radnjama na temelju konačnog izdanja norme kako bi osigurale uspješnu tranziciju na novo izdanje.

Delta audit je koristan i kada se želi prijeći s norme za sustave upravljanja koju ne izdaje ISO organizacija na ISO normu. Omogućuje transparentnost i identifikaciju potrebe za radnjama. Primjer iz područja zaštite zdravlja i sigurnosti pri radu (OHS) bio je prijelaz s norme BS OHSAS 18001 na ISO 45001:2018.

Još jedna situacija gdje se mogu koristiti delta auditi je kada nema formalne osnove za certifikaciju. Na primjer u slučaju Opće uredbe o zaštiti podataka (OUZP): iako je nova uredba konačno stupila na snagu u svibnju 2018. godine, još uvijek ne postoji način certifikacije. U takvim se slučajevima za vrijeme audita zaštite podataka koristi gap analiza kako bi se utvrdilo poštuje li organizacija ključne aspekte zaštite podataka. Time se ne dobiva službeni certifikat. Međutim, organizaciji to nudi sigurnost poznavanja svog postojećeg stanja, zahtjeva Opće uredbe o zaštiti podataka i potrebe za djelovanjem.

Kada je audit vrijedan truda?

Delta audit je smislena mjera, na primjer, u slučaju revizije norme, jer su organizacije rijetko u potpunosti usklađene s revidiranom ili novo izdanom normom za sustave upravljanja u trenutku planirane promjene.

U smislu potrebnog truda, delta audit je otprilike usporediv s (također izbornim) predauditom, koji se izvodi prije audita faze 1 kod inicijalne certifikacije. Oba postupka su neovisna o stvarnom certifikacijskom auditu i stoga uključuju dodatni trud. Ipak, u većini slučajeva, takav audit štedi vrijeme i troškove u usporedbi s nedovoljno pripremljenim certifikacijskim auditom, u kojem se utvrde značajne nesukladnosti (odstupanja).

Kada treba provesti delta audit?

Svatko tko naruči delta audit trebao bi razmisliti o pravom trenutku za njegovo provođenje. Ako postoje novi zahtjevi norme, može se odmah planirati delta audit. Organizacija mora očekivati da će gap analiza ukazati na potrebu za djelovanjem. Stoga se mora ostaviti dovoljno vremena, na primjer do planiranog audita za prijelaz, kako bi se mogle provesti sve potrebne mjere.

Kako izgleda delta audit?

Gap analiza se uvijek provodi pojedinačno za svaku organizaciju. Analiziraju se postojeće strukture organizacija kako bi se utvrdili, na primjer, napori i troškovi certifikacije. Ovisno o zahtjevima, analiza se može odnositi samo na pojedine dijelove organizacije ili uzeti u obzir sva područja organizacije. Analiza, između ostalog, uključuje akcijske planove, procjene rizika i definicije ciljeva organizacije.

Audit se obično provodi u sljedećim koracima:

Organizacija provodi samoprocjenu na temelju popisa pitanja.
Organizacija u bliskoj suradnji s certifikacijskim tijelom određuje središnje točke audita.
Auditor procjenjuje trenutno stanje na licu mjesta.
Auditor ocjenjuje samoprocjenu s obzirom na stvarno stanje utvrđeno na licu mjesta
Auditor dokumentira slabe točke i potencijale za poboljšanje.

Međutim, mora se napomenuti da nema dodatnih procjena auditora nakon delta audita i mogućeg nadolazećeg tranzicijskog ili certifikacijskog audita. To znači da nije moguće pokazati je li identificirani potencijal za poboljšanje implementiran.

Procedura i pristup jasno pokazuju da takva gap analiza nije usluga u smislu savjetodavne usluge. To je korisna priprema za certifikacijski audit s obzirom na moguću potrebu za djelovanjem. Može prethoditi certifikaciji, ali nije dio ISO certifikacije.

Zaključak

Delta audit (ili gap analiza) obično se koristi kada se revidira norma ili se izda potpuno novo izdanje. Certifikacijska tijela svojim kupcima nude utvrđivanje postojećeg stanja i pregled njihove samoprocjene. Oni se uspoređuju s novim zahtjevima u organizaciji na licu mjesta. Dokumentiraju se identificirane slabosti (delte/praznine) i organizacija ih mora zatvoriti prije samog audita sustava. Međutim, to nije predmet audita.

Glavna prednost je da se na stvarnom certifikacijskom auditu onda više ne očekuju značajna odstupanja (nesukladnosti). Time se štedi vrijeme i novac.