Milloin delta-auditointi pitäisi suorittaa?
Delta-auditoinnin teettäjän tulisi miettiä, mikä on oikea ajankohta sen suorittamiselle. Jos standardin uudet vaatimukset on vahvistettu, liian aikaista ajankohtaa ei ole olemassa. Kääntäen yrityksen on odotettava, että puuteanalyysi paljastaa toimintatarpeen. Sen vuoksi on varattava riittävästi aikaa, esimerkiksi suunniteltuun muutostarkastukseen asti, jotta tarvittavat toimenpiteet voidaan toteuttaa.
Miten delta-auditointi toimii?
Kuiluanalyysi tehdään aina erikseen kullekin yritykselle. Yrityksen nykyiset rakenteet analysoidaan, jotta voidaan määrittää esimerkiksi sertifioinnin edellyttämä työmäärä ja kustannukset. Vaatimuksista riippuen analyysi voi koskea vain yrityksen yksittäisiä osia tai ottaa huomioon kaikki yrityksen osa-alueet. Analyysi sisältää muun muassa yrityksen toimintasuunnitelmat, riskinarvioinnit tai tavoitemäärittelyt.
Auditointi suoritetaan yleensä seuraavissa vaiheissa:
- Yrityksen tekemä itsearviointi, joka perustuu kysymysluetteloon.
- Auditoinnin painopisteiden määrittäminen tiiviissä yhteistyössä sertifiointiyrityksen kanssa.
- auditoija arvioi paikan päällä nykytilan.
- Auditoijan suorittama itsearvioinnin arviointi paikan päällä todetun todellisen tilan perusteella.
- auditoijan suorittama heikkojen kohtien ja parannusmahdollisuuksien dokumentointi.
On kuitenkin huomattava, että auditoija ei tee lisäarviointia delta-auditoinnin ja mahdollisen tulevan siirtymä- tai sertifiointiauditoinnin jälkeen. Näin ollen ei ole mahdollista osoittaa, onko havaitut parannuspotentiaalit myös toteutettu.
Menettelystä ja lähestymistavasta käy selvästi ilmi, että tällainen puuteanalyysi ei ole palvelu konsultointitoiminnan merkityksessä. Se on hyödyllistä valmistautumista sertifiointiauditointiin mahdollisia toimenpidetarpeita silmällä pitäen. Se voi edeltää sertifiointia, mutta ei ole osa ISO-sertifiointia.
Johtopäätös
Delta-auditointia (synonyyminä aukkoanalyysi) käytetään yleensä silloin, kun standardia tarkistetaan tai se julkaistaan kokonaan uudelleen. Sertifiointiyritykset tarjoavat näin asiakkailleen nykytilanteen määrittämisen ja itsearvioinnin tarkistamisen. Näitä verrataan uusiin vaatimuksiin yrityksessä paikan päällä. Havaitut heikkoudet (deltat / puutteet) dokumentoidaan, ja yrityksen on korjattava ne ennen varsinaista järjestelmäauditointia. Jälkimmäistä ei kuitenkaan auditoida.
Tärkein hyöty on se, että varsinaisessa sertifiointiauditoinnissa ei ole odotettavissa enää merkittäviä poikkeamia (vaatimustenvastaisuuksia). Tämä säästää aikaa ja rahaa.
