Delta Denetimi nedir?

Delta denetimleri mevcut ve hedeflenen gereksinimler arasındaki farkı belirlemek için yönetim sistemlerini denetlemek amacıyla yapılır.

Amaç, örneğin yeni bir standarda geçiş denetimi veya belgelendirme denetimi gerçekleştirilmeden önce olası aksiyon ihtiyacını belirlemektir. Delta denetimleri, herhangi bir zamanda ve düzenli olarak planlanmış denetimlerden bağımsız olarak gerçekleştirilebilir.

Delta denetimi, adını Yunan alfabesinin "Delta" (∆) dördüncü harfinden alır. Sıklıkla eş anlamlı olarak kullanılan bir terim Boşluk (GAP) Analizi veya Mevcut Durum Analizi veya Ön Denetim olarak da karşımıza çıkar.

İçerik:

Delta denetimi neden gerekli?
Hangi durumlarda mantıklı?
Ne zaman yapılmalı?
Delta denetimi süreci
Sonuç

Delta denetimi veya GAP Analizi neden gerekli?

Delta Denetimleri veya GAP Analizleri, belgelendirme kuruluşları tarafından isteğe bağlı bir hizmet olarak sunulmaktadır. Örneğin, ISO yönetim sistemi standartlarının revizyonları mevcut olduğunda ve şirketler yeni versiyona geçmek istediğinde mantıklıdır (ISO 9001:2008'den ISO 9001:2015'e geçiş sürecinde olduğu gibi). Delta denetimi, birçok şirketin yeni versiyona başarılı bir geçiş sağlamak için nihai standarda dayalı olarak aksiyon ihtiyacının belirlenmesi için önemli bir fırsattır.

Bir delta denetimi, yayıncısı ISO olmayan bir yönetim sistemi standardından ISO standardına geçiş yaparken de yararlıdır. Şeffaflık yaratır ve olası aksiyon ihtiyacını tanımlar. Buna bir örnek iş sağlığı ve güvenliği (İSG) alanından gelir: BS OHSAS 18001'den ISO 45001:2018'e geçiş.

Delta denetimlerinin kullanılabileceği diğer bir durum da sertifikasyon için resmi bir temelin olmamasıdır. Avrupa Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) örneğini ele alalım: Yeni GDPR Mayıs 2018'de yürürlüğe girmiş olsa da, henüz buna göre akredite sertifika vermenin bir yolu yoktur. Bu gibi durumlarda, veri koruma denetimi, şirketin temel veri koruma yönlerine uyup uymadığını belirlemek için bir gap analizi kullanır. Bu resmi bir sertifika ile sonuçlanmaz ancak, şirkete mevcut durumunu ve Genel Veri Koruma Yönetmeliği gereklilikleri hakkındaki boşlukları ve harekete geçme ihtiyacını bilmenin güvenliğini sunar.

Hangi durumlarda mantıklı?

Örneğin, şirketler versiyon geçiş sürecinde revize edilen standarda veya ilk belgelendirme öncesinde hedeflenen yönetim sistemi standardına nadiren yüzde 100 uygun olduğundan, bir standardın revizyonu veya ilk belgelendirme durumunda gap analizi / delta denetimi mantıklı bir önlem olabilir.

Çaba açısından, delta denetimi, ilk belgelendirme durumunda 1. aşama denetiminden önce gerçekleştirilen (aynı şekilde isteğe bağlı) bir ön denetim ile kabaca karşılaştırılabilir. Her iki prosedür de gerçek belgelendirme denetiminden bağımsızdır ve bu nedenle ek çaba gerektirir. Bununla birlikte, çoğu durumda, böyle bir denetim, önemli uygunsuzlukların (sapmaların) bulunabileceği yetersiz hazırlanılmış bir belgelendirme denetimine kıyasla zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.

Delta denetimi ne zaman yapılmalıdır?

Bir delta denetimi yaptıran herkes, bunu gerçekleştirmek için doğru zamanı düşünmelidir. Bir standardın yeni gereksinimleri oluşturulmuşsa, çok erken bir tarih diye bir şey yoktur. Gap analizi her şeyden önce aksiyon alma ihtiyacını belirler ve yol haritası oluşturmanıza yardımcı olur. Bu nedenle, gerekli tedbirlerin uygulanabilmesi için, geçiş denetimine kadar alınacak aksiyonlara yeterli zaman tanınmalıdır.

Delta denetimi süreci

Her saha için her zaman ayrı ayrı gap analizi yapılır. Örneğin, belgelendirme için gereken çaba ve maliyetleri belirlemek için mevcut şirket yapıları analiz edilir. Gereksinimlere bağlı olarak, analiz yalnızca bir şirketin tek tek bölümleriyle ilgili olabilir veya şirketin tüm alanlarını hesaba katabilir. Analiz; şirketin eylem planlarını, risk değerlendirmelerini veya hedef tanımlarını içerir.

Denetim genellikle aşağıdaki adımlarda gerçekleştirilir:

Bir soru listesine dayalı olarak şirketinizin öz değerlendirmesi
Belgelendirme şirketi ile yakın istişare içinde denetim odak noktalarının belirlenmesi
Denetçi tarafından mevcut durumun yerinde değerlendirilmesi
Denetçinin öz değerlendirmesinin yerinde belirlenen fiili duruma göre değerlendirilmesi
Zayıf noktaların ve iyileştirme potansiyelinin denetçi tarafından belgelenmesi

Prosedür ve yaklaşım, böyle bir boşluk analizinin danışmanlık faaliyeti anlamında bir hizmet olmadığını açıkça göstermektedir. Olası eylem ihtiyacı açısından belgelendirme denetimi için faydalı bir hazırlıktır. Sertifikasyondan önce gelebilir, ancak sertifikasyonun bir parçası değildir.

Sonuç

Bir standart revize edildiğinde veya tamamen yeniden yayınlandığında genellikle bir delta denetimi (eş anlamlı olarak bir gap analizi) kullanılır. Belgelendirme şirketleri böylece müşterilerine mevcut durumun belirlenmesini ve öz değerlendirmelerinin bir incelemesini sunar. Bunlar, sahada, yeni gereksinimlerle karşılaştırılır. Tespit edilen zayıflıklar (deltalar/boşluklar) belgelenir ve fiili sistem denetiminden önce şirket tarafından kapatılması için fırsat yaratılır.

Asıl fayda, asıl belgelendirme denetiminde daha önemli sapmaların (uygunsuzlukların) beklenmemesidir. Böylece zaman ve para tasarrufu sağlanır.