What is a Delta Audit? DQS I Learn more now

ΟιDelta audits πραγματοποιούνται με σκοπό τον έλεγχο των συστημάτων διαχείρισης για τη διαφορά μεταξύ της υφιστάμενης κατάστασης και των απαιτήσεων του (νέου) προτύπου.

Ο σκοπός είναι να εντοπιστεί πιθανή ανάγκη για δράση πριν, για παράδειγμα, πραγματοποιηθεί έλεγχος μετάβασης σε ένα νέο πρότυπο ή έλεγχος πιστοποίησης. Οι δέλτα έλεγχοι μπορούν να διενεργούνται ανά πάσα στιγμή και ανεξάρτητα από τους τακτικά προγραμματισμένους ελέγχους.

Ο έλεγχος δέλτα πήρε το όνομά του από το τέταρτο γράμμα του ελληνικού αλφαβήτου "Δέλτα" (∆). Ένας όρος που χρησιμοποιείται συχνά συνώνυμα είναι η ανάλυση κενών.

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Πότε έχει νόημα ένας έλεγχος δέλτα;
Πότε αξίζει τον κόπο;
Πότε πρέπει να διενεργείται έλεγχος δέλτα;
Πώς λειτουργεί ένας έλεγχος δέλτα;
Συμπέρασμα

Πότε έχει νόημα ένας έλεγχος δέλτα;

Οιέλεγχοι δέλτα προσφέρονται από τους φορείς πιστοποίησης ως προαιρετική υπηρεσία. Έχει νόημα, για παράδειγμα, όταν υπάρχουν αναθεωρήσεις των προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO και οι εταιρείες θέλουν να μεταβούν στη νέα έκδοση. Όπως συνέβη τότε με το γνωστό πρότυπο διαχείρισης ποιότητας, τη μετάβαση από το ISO 9001:2008 στο ISO 9001:2015. Ο έλεγχος δέλτα ήταν μια ευπρόσδεκτη ευκαιρία για πολλές εταιρείες να εντοπίσουν τυχόν ανάγκη για δράση με βάση το τελικό πρότυπο, προκειμένου να διασφαλιστεί η επιτυχής μετάβαση στη νέα έκδοση.

Ο έλεγχος δέλτα είναι επίσης χρήσιμος κατά τη μετάβαση από ένα πρότυπο συστήματος διαχείρισης του οποίου ο εκδότης δεν είναι το ISO σε ένα πρότυπο ISO. Δημιουργεί διαφάνεια και εντοπίζει πιθανή ανάγκη για δράση. Ένα παράδειγμα προέρχεται από τον τομέα της επαγγελματικής ασφάλειας και υγείας (OHS): η μετάβαση από το BS OHSAS 18001 στο ISO 45001:2018.

Μια άλλη κατάσταση στην οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι έλεγχοι δέλτα είναι η έλλειψη επίσημης βάσης για την πιστοποίηση. Πάρτε το παράδειγμα του Ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ): παρόλο που ο νέος ΓΚΠΔ τέθηκε τελικά σε ισχύ τον Μάιο του 2018, δεν υπάρχει ακόμη τρόπος πιστοποίησης βάσει αυτού. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο έλεγχος προστασίας δεδομένων χρησιμοποιεί μια ανάλυση κενών για να διαπιστώσει αν η εταιρεία συμμορφώνεται με τις βασικές πτυχές της προστασίας δεδομένων. Αυτό δεν παράγει επίσημο πιστοποιητικό. Ωστόσο, προσφέρει στην εταιρεία την ασφάλεια ότι γνωρίζει την υφιστάμενη κατάσταση, το χάσμα σε σχέση με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων και την ανάγκη λήψης μέτρων.

Πότε αξίζει τον κόπο η προσπάθεια;

Ένας έλεγχος δέλτα μπορεί να είναι ένα λογικό μέτρο σε περίπτωση αναθεώρησης προτύπων, για παράδειγμα, καθώς οι εταιρείες σπάνια είναι 100% ενημερωμένες με ένα αναθεωρημένο ή νεοεκδοθέν πρότυπο συστήματος διαχείρισης κατά τη στιγμή της προγραμματισμένης μετάβασης.

Από άποψη προσπάθειας, ο έλεγχος δέλτα είναι περίπου συγκρίσιμος με έναν (επίσης προαιρετικό) προ-έλεγχο, ο οποίος διενεργείται πριν από τον έλεγχο του σταδίου 1 στην περίπτωση αρχικής πιστοποίησης. Και οι δύο διαδικασίες είναι ανεξάρτητες από τον πραγματικό έλεγχο πιστοποίησης και συνεπώς συνεπάγονται πρόσθετη προσπάθεια. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας τέτοιος έλεγχος εξοικονομεί χρόνο και κόστος σε σύγκριση με έναν ανεπαρκώς προετοιμασμένο έλεγχο πιστοποίησης, κατά τον οποίο διαπιστώνονται σημαντικές μη συμμορφώσεις (αποκλίσεις).

Πότε πρέπει να διενεργείται έλεγχος δέλτα;

Όποιος αναθέτει έναν έλεγχο δέλτα θα πρέπει να σκεφτεί τον κατάλληλο χρόνο για τη διεξαγωγή του. Εάν έχουν θεσπιστεί οι νέες απαιτήσεις ενός προτύπου, δεν υπάρχει πολύ πρώιμη ημερομηνία. Αντίθετα, μια εταιρεία πρέπει να αναμένει ότι μια ανάλυση κενών θα αποκαλύψει την ανάγκη για δράση. Συνεπώς, πρέπει να προβλεφθεί επαρκής χρόνος, για παράδειγμα μέχρι τον προγραμματισμένο έλεγχο μετάβασης, ώστε να είναι σε θέση να εφαρμόσει τα απαραίτητα μέτρα.

Πώς λειτουργεί ένας έλεγχος δέλτα;

Η ανάλυση διαφορών πραγματοποιείται πάντα ξεχωριστά για κάθε εταιρεία. Αναλύονται οι υπάρχουσες δομές της εταιρείας, προκειμένου να προσδιοριστεί, για παράδειγμα, η προσπάθεια και το κόστος που απαιτούνται για την πιστοποίηση. Ανάλογα με τις απαιτήσεις, η ανάλυση μπορεί να αφορά μόνο μεμονωμένα τμήματα μιας εταιρείας ή να λαμβάνει υπόψη όλους τους τομείς της εταιρείας. Μεταξύ άλλων, η ανάλυση περιλαμβάνει τα σχέδια δράσης της εταιρείας, τις εκτιμήσεις κινδύνου ή τους ορισμούς στόχων.

Ο έλεγχος πραγματοποιείται συνήθως με τα ακόλουθα βήματα:

Αυτοαξιολόγηση από την εταιρεία σας με βάση έναν κατάλογο ερωτήσεων
Καθορισμός των σημείων εστίασης του ελέγχου σε στενή διαβούλευση με την εταιρεία πιστοποίησης
Επιτόπια αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης από τον ελεγκτή
Αξιολόγηση της αυτοαξιολόγησης από τον ελεγκτή ενόψει της πραγματικής κατάστασης που διαπιστώθηκε επί τόπου.
Τεκμηρίωση των αδύναμων σημείων και των δυνατοτήτων βελτίωσης από τον ελεγκτή.

Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι δεν υπάρχει πρόσθετη αξιολόγηση από τον ελεγκτή μετά τον έλεγχο δέλτα και έναν πιθανό επερχόμενο έλεγχο μετάβασης ή πιστοποίησης. Αυτό σημαίνει ότι δεν είναι δυνατόν να αποδειχθεί εάν οι δυνατότητες βελτίωσης που έχουν εντοπιστεί έχουν επίσης υλοποιηθεί.

Η διαδικασία και η προσέγγιση δείχνουν σαφώς ότι μια τέτοια ανάλυση κενών δεν αποτελεί υπηρεσία με την έννοια της συμβουλευτικής δραστηριότητας. Είναι μια χρήσιμη προετοιμασία για τον έλεγχο πιστοποίησης με σκοπό την πιθανή ανάγκη για δράση. Μπορεί να προηγηθεί της πιστοποίησης, αλλά δεν αποτελεί μέρος της πιστοποίησης ISO.

Συµπέρασµα

Ο έλεγχος δέλτα (συνώνυμη ανάλυση χάσματος) χρησιμοποιείται συνήθως όταν ένα πρότυπο αναθεωρείται ή επανεκδίδεται πλήρως. Οι εταιρείες πιστοποίησης προσφέρουν έτσι στους πελάτες τους έναν προσδιορισμό της τρέχουσας κατάστασης και μια αναθεώρηση της αυτοαξιολόγησής τους. Αυτές συγκρίνονται με τις νέες απαιτήσεις στην επιχείρηση επί τόπου. Οι αδυναμίες (δέλτα / κενά) που εντοπίζονται τεκμηριώνονται και πρέπει να κλείσουν από την εταιρεία πριν από τον πραγματικό έλεγχο του συστήματος. Ωστόσο, ο τελευταίος δεν ελέγχεται.

Το κύριο όφελος είναι ότι κατά τον πραγματικό έλεγχο πιστοποίησης δεν πρέπει να αναμένονται πλέον σημαντικές αποκλίσεις (μη συμμορφώσεις). Αυτό εξοικονομεί χρόνο και χρήμα.