Ejemplos de buenas auditorías internas: ¿Se ha preguntado alguna vez qué podría ser realmente tentador y atractivo de una auditoría interna desde el punto de vista de los que participan en ella? ¿Tomarían nota sus socios auditores en la empresa si el resultado de la auditoría contribuyera a la aplicación de acuerdos de objetivos, a la facilitación del trabajo, a la minimización de riesgos y al éxito personal? ¿Existe un mundo más allá de la conformidad con la normativa? Le mostramos hacia dónde podría ir el viaje en las auditorías internas.
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El replanteamiento comienza, por ejemplo, con la cuestión de cómo los auditores internos anuncian su programa de auditoría. ¿Qué oportunidades tiene usted, como auditor, de crear una expectativa positiva para la auditoría? Una idea: utilice los buenos resultados y los cambios con impacto en los procesos de las auditorías internas del año pasado como una oportunidad para introducir la planificación de la auditoría actual y las conversaciones de preparación con los empleados. Utilice su informe de auditoría como tarjeta de visita, incluso para la alta dirección.
Nunca se pueden resolver los problemas con la misma mentalidad que los creó.
Auditorías internas: La norma ISO 19011 da un fuerte impulso
Una norma que no debe pasarse por alto cuando se trata de auditorías internas es la ISO 19011, las directrices para auditar los sistemas de gestión, revisadas en 2018. Con la revisión, la norma ha recibido algunas mejoras bien pensadas. Sin duda, el resultado no es una versión fundamentalmente nueva, sino una que se ha perfeccionado significativamente.
Es importante destacar que la norma ISO 19011 se puede utilizar para todos los sistemas de gestión y sus procesos, incluso en combinación con diferentes normas, desde la gestión de la calidad según ISO 9001 hasta ISO 14001 e ISO 27001 o la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo según ISO 45001.
Ejemplos de auditorías internas: 3 consejos sobre cómo se pueden hacer las cosas de otra manera...
Todos conocemos los métodos tradicionales de toma de muestras o ejemplos en auditoría. Se trata del muestreo estadístico o del muestreo basado en decisiones. Sin embargo, lo que ambos clásicos tienen en común es que las muestras extraídas suelen estar en la "zona verde". Pero también existen otros métodos de auditoría. He aquí nuestros tres consejos:
- TOP/FLOP: Olvídese del clásico enfoque de "muestreo aleatorio". Junto con los auditados, busque un ejemplo excelente (TOP) y luego (¡!) un ejemplo en el que todo vaya realmente mal (FLOP). Utilice los ejemplos para identificar oportunidades y acontecimientos/procedimientos que deberían repetirse o evitarse.
- Auditoría de atrás hacia delante: Invertimos el enfoque tradicional de auditar los procesos de la empresa de "delante hacia atrás". Así no:
Alta dirección ► Sistema de gestión de calidad ► Ventas ► Desarrollo ► Producción ► Procesos de apoyo ► Entrega. Seguimos empezando por la alta dirección, pero solo en lo que respecta a la estrategia y los objetivos, y luego comenzamos a auditar el departamento de entregas o envíos, auditando nuestro camino a seguir. Prestamos especial atención a los puntos de entrega y las interfaces del proceso. Esto nos da la ventaja de trabajar con una muestra aleatoria que sabemos que ha pasado por todo el proceso de producción. Concluimos la auditoría con el sistema de gestión (sistema de gestión de la calidad) y la evaluación del sistema por parte de la alta dirección. El efecto: se audita un ejemplo concreto que ha pasado realmente por todos los procesos y se obtiene una mejor visión de las interfaces del proceso. - Auditoría de sustitución: ¿Por qué no centrar una auditoría sistemáticamente en la "2ª fila" de una empresa? Impacto: Minimización de riesgos, evitación de rutinas de auditoría (por lo demás, siempre los mismos entrevistados), implicación de más empleados, nuevas perspectivas, diferentes puntos de vista.
- Otras posibilidades:
Existen, por supuesto, muchos otros métodos de auditoría interna que pueden utilizarse y que sin duda se están utilizando en una organización u otra. Otras posibilidades son las autoevaluaciones, las llamadas misteriosas, los métodos de cuestionario, las auditorías relámpago, los métodos de taller y las auditorías de grupo, el "seguimiento" como auditoría, las preguntas de feria, los escenarios y los juegos de rol.
¿Ofrece la norma ISO 19011 incentivos para auditar internamente de forma diferente?
Absolutely: One of the main focuses of the standard is the strategic reference - and therefore the incentive to formulate clear audit objectives in order to further increase the benefit of the audit.
Audits - both internal and external - should generally be more than just compliance checks. Audits should be about continuous improvement and challenging best practices. In practice, this is by no means a given. The current guidance can therefore be used as a source of inspiration for audit processes, methods and the necessary audit expertise. This also applies to external audits in the context of certification.
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ISO 45001 - Auditorías internas
Explicamos la norma.
Las auditorías internas son un elemento esencial de las normas de sistemas de gestión y sirven como herramienta para una autoevaluación eficaz. Permiten una reflexión crítica sobre la eficacia de los procesos implantados. Lea nuestro White Paper gratuito para saber exactamente qué exige la norma ISO 45001 sobre salud y seguridad en el trabajo.
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El mensaje general de las directrices
Si en DQS nos pidieran que resumiéramos el mensaje general de la norma ISO 19011 en pocas palabras, probablemente se nos ocurrirían estos principios rectores:
- Dedique más tiempo y reflexión a determinar en qué procesos y aspectos de su sistema de gestión desea invertir sus recursos de auditoría. Y: Cuáles desea auditar de forma intensiva: sea selectivo.
- Piense en los objetivos que desea alcanzar con las auditorías internas (¡y eso es algo más que demostrar el cumplimiento!) y qué métodos de auditoría pueden apoyar mejor estos objetivos seleccionados.
- En función de los procesos y metodologías de auditoría seleccionados, asigne a las personas más adecuadas para realizar el trabajo. Determine las competencias individuales de sus auditores internos de DQS necesarias para su organización.
Evalúe y mejore continuamente la planificación, ejecución y seguimiento de sus auditorías.
Sistemas integrados de gestión - Auditoría de valor añadido
Además de la evaluación con arreglo a normas de sistemas de gestión individuales, la auditoría combinada y simultánea de sistemas de gestión totalmente integrados le ofrece numerosas oportunidades. La auditoría temática cruzada aprovecha las sinergias al tiempo que identifica interacciones e incoherencias entre las distintas áreas temáticas.
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Las seis normas de gestión ISO más importantes
en formato visual
Con la introducción de la estructura básica para las normas de sistemas de gestión (HLS/HS), la implantación de varios sistemas de gestión en una organización se ha vuelto esencial y más eficaz. Nuestro Libro Blanco gratuito ilustra gráficamente las seis normas más importantes.
- ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001 e ISO 22301
- Colocar los sistemas unos junto a otros y compararlos
- Identificar colaboraciones para un sistema de gestión integrado
Realizar auditorías internas de forma diferente - Conclusión
Las directrices para la auditoría de sistemas de gestión ISO 19011 se han convertido en indispensables para las auditorías internas. Pero la forma de llevar a cabo las auditorías de manera "diferente" y quizá más estimulante, animada y orientada a objetivos, utilizando enfoques innovadores y creativos, depende de usted. Existen métodos de auditoría alternativos que han tenido éxito, como el enfoque TOP-FLOP, la auditoría de atrás hacia delante o la auditoría por delegación.
Pruebe uno de ellos o una variación de las actividades de auditoría clásicas. Compruebe por sí mismo lo divertido que puede ser utilizar métodos diferentes, y lo bien que puede combinar distintos métodos de auditoría con distintos empleados, directivos y culturas de la organización; o para utilizar las palabras de un fabricante de zapatos: ¡Hágalo!
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Autor
Matthias Vogel
Desde 2010, Matthias Vogel es secretario de prensa de DQS GmbH y responsable de publicaciones técnicas. Como gestor de contenidos senior, es corresponsable de la búsqueda de temas para el blog de DQS en alemán "DQS in Dialogue", de la coordinación con los autores y del trabajo editorial. Matthias Vogel es el editor del boletín de DQS "DQS Update", que se publica periódicamente, y le proporciona información y conocimientos sobre auditorías y certificación. También es director de programa y moderador de los eventos del "Día del Cliente" de DQS y co-moderador de las conferencias virtuales del "Espacio de Calidad Digital".
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