Egal wie viele Audits Sie bereits durchgeführt haben, Ihr erstes Remote Audit wird mit Sicherheit eine Herausforderung. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige wertvolle Tipps mit auf den Weg.
Dies ist Teil 5 einer siebenteiligen Artikelreihe zum Thema Remote Audits:
- Teil 1 – Wie man Remote Audits durchführt
- Teil 2 – Die Risikobewertung
- Teil 3 – Die Auditmethode
- Teil 4 – Die Technologie
- Teil 5 – Die Vorbereitung
- Teil 6 – Tipps für die Durchführung
- Teil 7 – Die Nachbereitung
Die Durchführung eines Remote Audits erfordert eine gründliche Vorbereitung – noch gründlicher als im Falle eines Audits vor Ort. Der Auditor wird bestimmen, wer zu welchem Zeitpunkt und über welche Kanäle teilnehmen muss. Das klingt zunächst ähnlich wie ein traditioneller Auditzeitplan, allerdings wird es während des Remote Audits nahezu unmöglich, noch Änderungen vorzunehmen: Eine Sitzung mit Teilnehmern an verschiedenen Orten neu zu planen, kann sehr schnell zu Chaos führen.
Ein weiterer peinlicher Fehler, den es zu vermeiden gilt, ist die Verwirrung über Zeitzonen. Bei Vor-Ort-Audits gab es keinen Grund, die Zeitzone im Auditplan anzugeben – es war immer die Zeitzone des jeweiligen Standorts. Wenn sich die Teilnehmer einer Webkonferenz jedoch auf verschiedenen Kontinenten befinden, kann ein kleiner Fehler große Folgen haben.
Was die Dauer des Remote Audits betrifft, so können wir aus Erfahrung sagen, dass ein Remote Audit nicht kürzer sein sollte als ein Audit vor Ort. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe, eine längere Audit-Dauer einzuplanen, insbesondere, wenn dies Ihr erstes Remote Audit ist.
- Technische Probleme (z.B. Verbindungsprobleme) können eine Verzögerung verursachen. Es ist ratsam, zusätzliche Zeit vorauszusehen und einzuplanen, um Ausfälle auszugleichen
- Die Auditoren werden mehr Zeit benötigen, um Informationen über den Bildschirm zu verarbeiten, als wenn sie vor Ort wären
- Die Teilnehmer werden häufige Pausen brauchen, weil Webkonferenzen anstrengender sind als ein persönliches Gespräch
Gerade, weil Webkonferenzen anstrengend sein können, empfiehlt es sich, mehrere kürzere Sitzungen zu organisieren und diese auf mehrere Tage zu verteilen, anstatt einen sehr intensiven Tag zu planen.
Probleme mit der Konnektivität und der Tonqualität sind bei Webkonferenzen gang und gäbe. Ganz ausschließen kann man sie nie – es hilft jedoch ungemein, die Verbindung vorher zu testen und sicherzustellen, dass alle Audit-Teilnehmer mit der erforderlichen Hard- und Software vertraut sind. Die zu auditierende Stelle muss auch sicherstellen, dass für alle Teilnehmer eine ruhige Umgebung vorhanden ist, um Interferenzen und Hintergrundgeräusche zu vermeiden.
Vor der Durchführung des Audits müssen Sie außerdem bestimmen, ob die Sitzungen aufgezeichnet werden müssen. Die Aufzeichnung von Sitzungen kann zwar nützlich sein, um das Audit zu dokumentieren, aber es gibt auch Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes, die zu berücksichtigen sind. Sie benötigen nicht nur die Zustimmung aller Teilnehmer, sondern müssen auch den Sicherheitsaspekt erörtern und die Bedingungen für die Speicherung und Löschung festlegen (siehe Teil 4 und Teil 7). Wenn Sie die Zustimmung einholen, denken Sie daran, anzugeben, ob Sie Ton, Video oder beides aufnehmen werden. Wenn Sie sich bei der Dokumentation der Ergebnisse auf Aufzeichnungen verlassen, stellen Sie sicher, dass es eine Möglichkeit gibt, festzustellen, wer was gesagt hat.
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Denken Sie jedoch daran, dass, wenn Sie und die auditierte Stelle entscheiden, dass die Sitzungen nicht aufgezeichnet werden dürfen, es technisch gesehen immer noch möglich (aber nicht erlaubt!) ist, Screenshots zu machen oder die Sitzung auf eine andere Art und Weise festzuhalten. Es versteht sich von selbst, dass dies eine schwerwiegende Verletzung der Vertraulichkeit und der beruflichen Integrität darstellen würde. Das Remote Audit erfordert also ein gewisses Maß an Vertrauen zwischen dem Auditor und der auditierten Stelle.
Nach der Vorbereitung folgt das eigentliche Audit. Mehr dazu erfahren Sie in Teil 6 – Durchführung.
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Autor
Dr. Thijs Willaert
Dr. Thijs Willaert ist Global Director Sustainability Services. In dieser Funktion verantwortet er das gesamte Dienstleistungsportfolio der DQS rundum ESG. Zu seinem Interessensgebiet gehören unter anderem nachhaltige Beschaffung, menschenrechtliche Sorgfaltspflichten und ESG-Audits.
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