Ανεξάρτητα από το πόσους ελέγχους έχετε πραγματοποιήσει, ο πρώτος σας απομακρυσμένος έλεγχος είναι βέβαιο ότι θα αποτελέσει πρόκληση. Η καλή προετοιμασία είναι το κλειδί της επιτυχίας. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δώσουμε μερικές πολύτιμες συμβουλές στην πορεία.
Αυτό είναι το πέμπτο μέρος μιας σειράς άρθρων που αποτελείται από επτά μέρη και αφορά τους απομακρυσμένους ελέγχους:
- Μέρος 1 - Πώς να διεξάγετε απομακρυσμένους ελέγχους
- Μέρος 2 - Αξιολόγηση κινδύνων
- Μέρος 3 - Μέθοδος ελέγχου
- Μέρος 4 - Τεχνολογία
- Μέρος 5 - Προετοιμασία
- Μέρος 6 - Συμβουλές για τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων
- Μέρος 7 - Παρακολούθηση
Η διενέργεια ενός εξ αποστάσεως ελέγχου απαιτεί ενδελεχή προετοιμασία - ακόμη πιο ενδελεχή από ό,τι στην περίπτωση ενός επιτόπιου ελέγχου. Ο ελεγκτής θα καθορίσει ποιος πρέπει να συμμετάσχει, πότε και μέσω ποιων καναλιών. Αρχικά, αυτό ακούγεται παρόμοιο με ένα παραδοσιακό πρόγραμμα ελέγχου- ωστόσο, καθίσταται σχεδόν αδύνατο να γίνουν αλλαγές κατά τη διάρκεια του απομακρυσμένου ελέγχου: Ο επαναπρογραμματισμός μιας συνάντησης με συμμετέχοντες σε διαφορετικές τοποθεσίες μπορεί γρήγορα να οδηγήσει σε χάος.
Ένα άλλο ενοχλητικό λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι η σύγχυση σχετικά με τις ζώνες ώρας. Με τους επιτόπιους ελέγχους, δεν υπήρχε λόγος να προσδιορίζεται η ζώνη ώρας στο σχέδιο ελέγχου - ήταν πάντα η ζώνη ώρας της τοποθεσίας. Ωστόσο, όταν οι συμμετέχοντες στη διαδικτυακή διάσκεψη βρίσκονται σε διαφορετικές ηπείρους, ένα μικρό λάθος μπορεί να έχει μεγάλες συνέπειες.
Όσον αφορά τη διάρκεια του απομακρυσμένου ελέγχου, μπορούμε να πούμε από την εμπειρία μας ότι ένας απομακρυσμένος έλεγχος δεν πρέπει να είναι μικρότερος από έναν επιτόπιο έλεγχο. Αντιθέτως, υπάρχουν σοβαροί λόγοι να προγραμματίσετε μεγαλύτερη διάρκεια ελέγχου, ειδικά αν πρόκειται για τον πρώτο σας απομακρυσμένο έλεγχο.
- Τεχνικά ζητήματα (π.χ. προβλήματα συνδεσιμότητας) ενδέχεται να προκαλέσουν καθυστέρηση. Συνιστάται να προβλέψετε και να προγραμματίσετε πρόσθετο χρόνο για την αντιστάθμιση των διακοπών
- Οι ελεγκτές θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο για να επεξεργαστούν τις πληροφορίες μέσω οθόνης απ' ό,τι αν ήταν επί τόπου
- Οι συμμετέχοντες θα χρειαστούν συχνά διαλείμματα επειδή οι διαδικτυακές διασκέψεις είναι πιο αγχωτικές από τις δια ζώσης συναντήσεις
Ακριβώς επειδή οι διαδικτυακές διασκέψεις μπορεί να είναι εξαντλητικές, συνιστάται η οργάνωση πολλών μικρότερων συνεδριών και η κατανομή τους σε αρκετές ημέρες, αντί να προγραμματίζεται μία πολύ έντονη ημέρα.
Τα προβλήματα συνδεσιμότητας και ποιότητας ήχου είναι συνηθισμένα με τις διαδικτυακές διασκέψεις. Ποτέ δεν μπορούν να εξαλειφθούν εντελώς - αλλά βοηθάει πάρα πολύ να δοκιμάσετε τη σύνδεση εκ των προτέρων και να διασφαλίσετε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στον έλεγχο είναι εξοικειωμένοι με το απαιτούμενο υλικό και λογισμικό. Η ελεγχόμενη οντότητα πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι υπάρχει ένα ήσυχο περιβάλλον για όλους τους συμμετέχοντες, ώστε να αποφεύγονται παρεμβολές και θόρυβος στο παρασκήνιο.
Πριν από τη διενέργεια του ελέγχου, πρέπει επίσης να καθορίσετε εάν οι συνεδρίες πρέπει να καταγραφούν. Αν και η καταγραφή των συνεδριών μπορεί να είναι χρήσιμη για την τεκμηρίωση του ελέγχου, πρέπει να ληφθούν υπόψη θέματα ασφάλειας δεδομένων και προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Όχι μόνο χρειάζεστε τη συγκατάθεση όλων των συμμετεχόντων, αλλά πρέπει επίσης να συζητήσετε την πτυχή της ασφάλειας και να καθορίσετε τους όρους αποθήκευσης και διαγραφής (βλ. Μέρος 4 και Μέρος 7). Όταν ζητάτε συγκατάθεση, θυμηθείτε να διευκρινίσετε αν θα καταγράψετε ήχο, βίντεο ή και τα δύο. Εάν βασίζεστε σε ηχογραφήσεις για την τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει τρόπος να προσδιοριστεί ποιος είπε τι.
Να θυμάστε, ωστόσο, ότι εάν εσείς και ο ελεγχόμενος αποφασίσετε ότι οι συνεδρίες δεν μπορούν να καταγραφούν, εξακολουθεί να είναι τεχνικά δυνατό (αλλά δεν επιτρέπεται!) να τραβήξετε στιγμιότυπα οθόνης ή να καταγράψετε τη συνεδρία με κάποιον άλλο τρόπο. Είναι αυτονόητο ότι αυτό θα αποτελούσε σοβαρή παραβίαση της εμπιστευτικότητας και της επαγγελματικής ακεραιότητας. Συνεπώς, ο εξ αποστάσεως έλεγχος απαιτεί ένα ορισμένο επίπεδο εμπιστοσύνης μεταξύ του ελεγκτή και του ελεγχόμενου.
Μετά την προετοιμασία ακολουθεί ο πραγματικός έλεγχος. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με αυτό στοέκτο μέρος - συμβουλές για τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Dr. Thijs Willaert
Ο Dr. Thijs Willaert είναι Επικεφαλής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας για τους τομείς Βιωσιμότητας και Ασφάλειας Τροφίμων. Είναι επίσης ελεγκτής για τον εξωτερικό έλεγχο των εκθέσεων βιωσιμότητας. Στους τομείς ενδιαφέροντός του περιλαμβάνονται η διαχείριση της βιωσιμότητας, οι βιώσιμες προμήθειες και η ψηφιοποίηση του ελεγκτικού τοπίου.
Loading...