Οι απομακρυσμένοι έλεγχοι έχουν τεράστιες δυνατότητες, αλλά υπόκεινται επίσης σε μια καμπύλη εκμάθησης. Σε αυτή τη σειρά άρθρων, παρέχουμε έναν βήμα προς βήμα οδηγό για τη διενέργεια ενός απομακρυσμένου ελέγχου. Σήμερα, θα εξετάσουμε την αξιολόγηση κινδύνου που προηγείται του απομακρυσμένου ελέγχου.
Αυτό είναι το δεύτερο μέρος μιας σειράς άρθρων που αποτελείται από επτά μέρη:
- Μέρος 1 - Πώς να διεξάγετε απομακρυσμένους ελέγχους
- Μέρος 2 - Αξιολόγηση κινδύνου
- Μέρος 3 - Μέθοδος ελέγχου
- Μέρος 4 - Τεχνολογία
- Μέρος 5 -Προετοιμασία
- Μέρος 6 - Συμβουλές για τη διενέργεια εξ αποστάσεως ελέγχων
- Μέρος 7 - Παρακολούθηση
Οι εταιρείες βασίζονται στους ελέγχους των επιχειρηματικών τους εταίρων για να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τα πρότυπα. Όταν οι έλεγχοι παραλείπουν κρίσιμες πτυχές ή καθίστανται άλλως αναποτελεσματικοί, αυτό αποτελεί κίνδυνο για όλους τους εμπλεκόμενους.
Για το λόγο αυτό, πριν από το σχεδιασμό ενός εξ αποστάσεως ελέγχου, οι ελεγκτές και οι φορείς πιστοποίησης πρέπει να αξιολογούν κατά πόσον ένας εξ αποστάσεως έλεγχος είναι κατάλληλος για τον επιδιωκόμενο σκοπό. Ορισμένα από τα κριτήρια για την εν λόγω αξιολόγηση κινδύνου είναι τα εξής:
- Ακεραιότητα της διαδικασίας ελέγχου
- Αποτελεσματικότητα του ελέγχου όσον αφορά την επίτευξη των στόχων του ελέγχου
- Σκοπιμότητα σε σχέση με τις ΤΠΕ:
- Κίνδυνοι για την αντικειμενικότητα και την εγκυρότητα των πληροφοριών που συλλέγονται
- Ασφάλεια πληροφοριών για όλους τους συμμετέχοντες στον έλεγχο
- Σκοπιμότητα σε σχέση με την επιλεγμένη τεχνολογία (ελεγκτές και πελάτες)
- Σύγχρονες και σταθερές ΤΠΕ, με αρμόδιους ανθρώπους
- Καλό εύρος ζώνης για τη μετάδοση δεδομένων και αξιόπιστη παροχή ρεύματος
- Αδιάλειπτη και υψηλή ποιότητα ήχου/εικόνας
Για να αποφασίσει εάν ένας έλεγχος μπορεί να διεξαχθεί εξ αποστάσεως (μερικώς ή πλήρως), η DQS χρησιμοποιεί τα ακόλουθα κριτήρια:
- Διαθεσιμότητα της απαραίτητης υποδομής για την υποστήριξη της χρήσης των προτεινόμενων ΤΠΕ (π.χ. ασφάλεια δεδομένων, ακεραιότητα δεδομένων, εξοπλισμός μέσων, εύρος ζώνης κ.λπ.)
- Συστηματική εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης όπου τα αρχεία, τα δεδομένα κ.λπ. μπορούν να επανεξεταστούν σε οποιαδήποτε τοποθεσία, ανεξάρτητα από τη φυσική τοποθεσία
- Πολυπλοκότητα της τοποθεσίας (π.χ., ένα μικρό γραφείο πωλήσεων θα έχει μικρότερο κίνδυνο από μια μεγάλη τοποθεσία παραγωγής)
- Εξοικείωση του ελεγκτή με το σύστημα διαχείρισης, τις διαδικασίες και τις εγκαταστάσεις του πελάτη.
Ένας απομακρυσμένος έλεγχος θα πρέπει να αποφεύγεται στις ακόλουθες περιπτώσεις
- Αρχικοί έλεγχοι: Ο ελεγκτής πρέπει να είναι εξοικειωμένος με την ομάδα διαχείρισης και τις εγκαταστάσεις του πελάτη.
- Πελάτες με ιστορικό κρίσιμων αποκλίσεων στην υπό αξιολόγηση τοποθεσία.
- Σημαντικές αλλαγές στις αρμοδιότητες της διοίκησης ή της διαδικασίας για τις σχετικές διαδικασίες.
- Οποιαδήποτε παραβίαση των κανόνων διαπίστευσης ή των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων
- Όταν υπάρχουν ζητήματα ασφαλείας, π.χ. απαγορευμένες περιοχές ή απόρρητα έγγραφα
- Συγκρούσεις μεταξύ προμηθευτή και πελάτη: η εξ αποστάσεως επικοινωνία είναι πιο δύσκολη από την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο. Έτσι, εάν υπάρχει σύγκρουση μεταξύ προμηθευτή και πελάτη, οι εξ αποστάσεως έλεγχοι μπορεί να είναι στην καλύτερη περίπτωση αναποτελεσματικοί και στη χειρότερη να συμβάλλουν σε περαιτέρω παρεξηγήσεις.
Ήταν θετικό το αποτέλεσμα της εκτίμησης κινδύνου σας; Υπέροχα - μάθετε περισσότερα για τις διάφορες μεθόδους ελέγχου στο τρίτο μέρος.
Ενημερωτικό δελτίο της DQS
Μείνετε ενημερωμένοι και εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
Συγγραφέας
Dr. Thijs Willaert
Ο Dr. Thijs Willaert είναι Επικεφαλής Μάρκετινγκ και Επικοινωνίας για τους τομείς Βιωσιμότητας και Ασφάλειας Τροφίμων. Είναι επίσης ελεγκτής για τον εξωτερικό έλεγχο των εκθέσεων βιωσιμότητας. Στους τομείς ενδιαφέροντός του περιλαμβάνονται η διαχείριση της βιωσιμότητας, οι βιώσιμες προμήθειες και η ψηφιοποίηση του ελεγκτικού τοπίου.
Loading...